人事・労務書式 の書式テンプレート・フォーマット

従業員一人ひとりの年次有給休暇の取得・残日数を月別に記録するための「年次有給休暇管理台帳」のテンプレートです。人事・労務担当者が、社員番号・所属・氏名に加え、前年度繰越日数・本年度付与日数・本年度請求日数・次年度繰越日数を記載し、4月から翌年3月までの月別に有給休暇・特別休暇・欠勤日数、そして前年度分・本年度分に分けた残日数と所属長確認欄を記入できます。見本付きのテンプレートのため、付属の記入例（記入見本）を参考にしながら入力を進められます。 ■年次有給休暇管理台帳とは 労働基準法第39条に基づき、使用者が労働者ごとの有給休暇の取得日・残日数を記録・保存することが求められている台帳です。年5日の取得義務への対応状況を確認する際の基礎資料にもなります。 ■テンプレートの利用シーン ・年5日の年次有給休暇の取得状況を月ごとに確認する場面 ・前年度からの繰越日数と本年度付与日数を分けて管理する場面 ・労働基準監督署への確認や社内の労務監査に備えて記録を整備する場面 ■利用・作成時のポイント ・前年度繰越分と本年度付与分を分けて記載し、消化順を明確にする ・欠勤日数と有給休暇・特別休暇を別欄で管理し、勤怠との整合を確認する ・所属長確認欄に月ごとの承認記録を残し、確認漏れを防ぐ ■テンプレートの利用メリット ＜残日数の管理精度が向上＞ 前年度分・本年度分を分けて記載する構成のため、取得義務の管理漏れを防ぎやすくなります。 ＜担当者の記入負担を軽減＞ 見本付きのテンプレートのため、記載ルールを一から説明する手間を省き、部署間での運用の統一にもつながります。

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慶弔報告書（結婚、出産、死亡）のA4一枚サンプルとなります。

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傷病により休暇を取得したい社員が、総務部へ提出するための「傷病休暇取得申請書」のテンプレートです。人事・総務担当者が、社員からの傷病休暇の申請を受け付け、承認や日数管理を行う場面で使えます。申請者の所属・氏名・入社年月日、傷病休暇の積立て残日数、取得期間、傷病名、医師の診断書の添付欄に加え、総務側が承認・受付状況や取得後の積立て日数を記入する欄まで、一連の手続きに必要な項目がまとまっています。ファイルはWord形式のため、自社の傷病休暇制度に合わせて編集できます。無料でダウンロードでき、申請様式を新たに整備する手間を省けます。 ■傷病休暇取得申請書とは 私傷病により就労が困難な社員が、会社が定める傷病休暇制度に基づいて休暇の取得を申し出るための申請書です。取得日数や診断書の添付有無など、承認に必要な情報を会社側が確認できるようにする役割があります。 ■テンプレートの利用シーン ＜傷病で長期休養が必要な場合＞ 入院や自宅療養など、一定期間の休養が必要な社員からの申請を受け付ける場面で使えます。 ＜傷病休暇の積立て日数の確認＞ 申請時点での積立て残日数を記載することで、取得可能な日数を確認しながら手続きを進められます。 ＜診断書の提出を伴う申請＞ 医師の診断書添付欄があらかじめ用意されているため、証憑の確認漏れを防ぎながら受け付けられます。 ■利用・作成時のポイント ＜取得期間の明確化＞ 取得期間の開始日と終了日を明記し、復職予定日との整合を確認します。 ＜積立て日数の管理＞ 申請時点の残日数と承認後の消化日数を対照させ、台帳との差異が生じないようにします。 ＜診断書の取り扱い＞ 傷病名や診断書の内容は個人情報にあたるため、担当者や保管方法を社内であらかじめ定めておきます。 ■テンプレートの利用メリット ＜申請内容の確認漏れを防止＞ 積立て日数・取得期間・診断書添付の欄が定型化されているため、確認漏れの防止になります。 ＜総務事務の効率化＞ 承認・受付・積立て日数の記入欄が1枚にまとまっているため、申請から承認までの総務事務の効率化に繋がります。

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人事・総務担当者や従業員が、私傷病や家事都合、事故・災害などの理由で会社を休む際に提出する「欠勤届（欠勤願）」のテンプレートです。欠勤日と欠勤予定期間、私傷病・家事都合・事故（災害）・事件・その他といった欠勤区分の選択欄、事由の記入欄、社長・所属長・担当の承認欄を備えています。Word形式のテンプレートとして無料ダウンロード可能のため、項目や注意書きを自社の運用に合わせて自由に編集でき、急な欠勤対応でも様式を一から作る手間を省けます。 ■欠勤届とは 従業員が私傷病や家事都合などの事情で勤務日に休む場合、その事実と理由を会社に申し出て許可を得るための書類です。事前提出を原則としつつ、やむを得ない事情がある場合は事後の届出にも対応できる様式になっています。 ■テンプレートの利用シーン ＜体調不良による急な欠勤＞ 発熱や体調不良など、私傷病を理由に当日または前日に欠勤の連絡をする場面で使えます。 ＜家族の事情による欠勤＞ 家族の介護や冠婚葬祭など、家事都合を理由に休みを取る際の届出に活用できます。 ＜複数日にわたる欠勤の届出＞ 事故や災害、長期の私傷病などで数日間にわたって欠勤する場合の予定期間の申請にも使えます。 ■利用・作成時のポイント ＜欠勤区分の選択＞ 私傷病・家事都合・事故（災害）・事件・その他のうち該当する区分を選び、事由欄に具体的な状況を記入すると承認がスムーズになります。 ＜診断書の提出ルールの明示＞ 様式内の注意書きにあるとおり、１週間以上の私傷病による欠勤では診断書の提出を求める運用にすると管理が徹底できます。 ＜事前提出の徹底＞ 欠勤は原則事前に届け出るよう運用し、やむを得ない場合のみ事後提出を認めるルールを周知すると混乱を防げます。 ■テンプレートの利用メリット ＜欠勤理由の把握・記録が容易＞ 欠勤区分と事由をセットで記録できるため、担当者が欠勤理由を分類・集計しやすく、勤怠管理の精度向上に貢献します。 ＜承認フローの明確化＞ 社長・所属長・担当の承認欄を設けているため、承認の流れが明確になり労務トラブルの防止に繋がります。

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源泉徴収票を作成するためにまとめた表を作成しました。 特に源泉を会社で特別徴収している場合以外の場合に、基礎となる表です。 ご自由にお使いください。

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2025年10月施行の法改正に対応した「短時間労働者加入案内書」テンプレートです。企業規模要件の撤廃により、パート・アルバイトなどの短時間労働者にも社会保険加入が義務化されることを受け、対象者へ制度内容と手続きスケジュールを案内するための書式です。人事・労務担当者がそのまま使える構成で、社内通知や説明資料として活用できます。 ■短時間労働者加入案内書とは 法改正により新たに社会保険の加入対象となる短時間労働者へ、加入要件・保険内容・手続きスケジュールなどを通知する文書です。週20時間以上勤務し、月額賃金が8.8万円以上、雇用期間が2ヶ月超で学生でない場合、厚生年金・健康保険の加入対象となります。 ■テンプレートの利用シーン ＜法改正に伴う社内通知＞ 2025年10月以降の制度変更により、加入対象となる従業員へ案内する場面で活用できます。 ＜人事・労務部門での説明資料＞ 加入要件や保険料負担、手続きスケジュールを明確に伝えることで、従業員の理解促進に役立ちます。 ＜健康保険証のデジタル化対応＞ マイナ保険証による資格確認制度にも対応しており、制度変更への周知にも活用できます。 ■利用・作成時のポイント ＜各要件・制度ポイントを明確化＞ 週労働時間、賃金額、雇用見込み、学生除外など基準を漏れなく記載し、誤認防止を徹底しましょう。 ＜控除開始・提出期限・配付時期を具体的に＞ 給与控除、加入届け出、健康保険証（デジタル証）の配付予定時期はしっかり記載してください。 ＜制度変更時の再判定・通知義務を明記＞ 勤務条件変更時や資格要件変動時は速やかに再判定と手続き通知を行う旨を記載しましょう。 ■テンプレートの利用メリット ＜法改正による手続き漏れ防止＞ 明文化・期限案内で提出忘れや控除漏れを防ぎ、人事部門の運用リスクを軽減できます。 ＜給与・手取り説明も充実＞ 加入・控除額・手取り減と将来給付充実など、本人説明の根拠資料となる構成です。 ＜コスト0で業務効率化＞ Word形式で無料ダウンロードが可能です。 ※本テンプレートは2025年改正「厚生年金保険法」および「健康保険法」に基づいた汎用版です。運用時は最新の法令や厚労省の指針を確認のうえご利用ください。

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退職したことを証明するための、証明書です。 ご使用の際には、該当する退職事由の白四角を、黒四角に変更してご使用ください。

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■注意書【本人受取欄つき】とは 従業員の服務規律上の問題や業務遂行能力の不足に対し、会社が改善を求める意思を公式に伝えるための文書です。問題の事実と改善指導の内容を明記し、本人に受領の署名を求めることで、指導の事実を客観的な記録として残します。 ■利用するシーン ・無断欠勤や遅刻など、勤怠不良が口頭での注意後も改善されない従業員へ通達する場面で利用します。 ・会社の信用を損なうような重大な顧客対応や、ハラスメントに該当する言動があった際に利用します。 ・業務命令に従わない、または協調性を著しく欠くなど、職場の秩序を乱す行為に対して利用します。 ■利用する目的 ・対象となる従業員に対し、問題の重大性を認識させ、具体的な行動改善を強く促すために利用します。 ・「いつ、誰が、誰に、どのような指導をしたか」を明確な形で記録し、指導の証拠とするために利用します。 ・懲戒処分に至る前の段階的な指導プロセスとして、公正な労務管理を行っていることを示すために利用します。 ■利用するメリット ・書面で交付することで、口頭の注意よりも事態の深刻さが本人に伝わり、真摯な反省を促せます。 ・本人の受領署名があるため、指導の事実そのものを後から否定されるといった事態を避けられます。 ・適切な手続きを踏んだ指導の記録は、万が一の労務トラブル発生時に会社を守る重要な資料となります。 こちらは、本人受取欄がついた注意書（Excel版）のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、従業員への適切な指導と、企業の労務リスク管理にお役立てください。

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出張旅費申請書(A4版横向き)です。 往路、復路ともに4行程まで入力できるようにしています。 また、それぞれ「普通」「特急」「新幹線」「飛行機」「船」の交通機関を用意しており、それぞれに運賃を入力できるようにしています。 往路復路以外にも、宿泊代金、現地で発生した移動による交通費の入力枠も設けています。 書式右上には、企業アイコンおよびロゴの画像などを貼れるスペースを設けています。

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従業員の雇用契約に基づく試用期間を既定日より延長する際、その理由・延長後の期限・就業規則の根拠などを本人へ正式に通知する「試用期間延長通知書」テンプレートものです。延長措置についての正当性を明文化し、本人とのトラブルや誤認、法的リスクを防止します。人事・総務部門による運用や記録管理、本人への丁寧な説明にも役立ちます。Wordで編集でき、社内書式への調整も簡単に行えます。 ■試用期間延長通知書とは 従業員との雇用契約において、試用期間を延長する必要が生じた場合に、会社側が正式に通知する文書です。業務遂行能力や職場適応状況の確認が必要なケースなど、延長の理由を明記することで、従業員との認識齟齬を防ぎ、適切な人事運用が可能になります。 ■テンプレートの利用シーン ＜試用期間の延長判断が必要な場合＞ 業務評価や適応状況の確認が不十分な場合に、延長通知として活用できます。 ＜人事・労務部門での雇用契約管理＞ 契約内容の変更や延長履歴を記録する際に、法令対応済みの書式を使うことで業務効率化が図れます。 ＜社内規程に基づく運用時＞ 就業規則第12条など、社内ルールに基づいた通知文として整合性のある運用が可能です。 ■利用・作成時のポイント ＜延長理由の明記で納得感を醸成＞ 業務遂行能力や職場適応状況など、具体的な理由を記載することで、従業員の理解を得やすくなります。 ＜就業規則の根拠条文を必ず記載＞ 延長の法的根拠を明確にし、本人への説明責任を徹底してください。 ＜延長後の処遇方針も説明＞ 延長後の評価基準や期待事項について、対面での説明フォローも併用すると安心です。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料・見本付きで安心＞ 記入例があるため、初めての通知作成でも迷わず対応できます。 ＜記載事項が整理されて安心＞ 本人・管理部門双方が延長根拠と期間を把握でき、誤認や紛争リスクを減らせます。

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採用内定のお知らせとは、採用が決まった人に内定を通知するための書類

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2025年4月・10月施行の育児・介護休業法改正により、企業には従業員一人ひとりへの個別通知および制度説明の責任が生じます。本テンプレートは、個別通知の必要情報を網羅したフォーマットで、従業員への通知を効率的に行うことが可能です。 ※実際の運用は厚生労働省「育児・介護休業法 改正ポイントのご案内」（2025年4月・10月現在）も併せてご参照ください。 ■育児・介護休業対象者への個別通知書とは 育児休業や介護休業を希望する従業員に対し、制度概要や取得手続き、申込期限などを案内する文書です。2025年の改正法に基づき、企業には「個別周知義務」と「制度説明義務」が課されているため、この文書は法令遵守の根拠となります。 ■テンプレートの利用シーン ＜従業員への案内時＞ 育児休業・介護休業の対象者が発生した際に、申請条件や提出期限をわかりやすく伝えられます。 ＜人事部での説明対応時＞ 個別面談や相談対応の場で、制度概要を文書で示すことで説明の漏れを防げます。 ＜法令対応の記録管理＞ 通知を交付した証跡を残しておくことで、監査・労基署対応にも安心です。 ■作成・利用時のポイント ＜改正点を明確化する＞ 2025年4月・10月施行の法改正に伴う周知義務や申出期限の変更点を正しく反映しましょう。 ＜取得条件を具体的に示す＞ 育児休業の延長要件や介護休業の分割取得回数など、数字を正確に記載することが重要です。 ＜連絡先を必ず明記＞ 質問対応のため、窓口担当部署と連絡手段を明示しておくことで、従業員が安心して利用できます。 ■テンプレート利用メリット ＜見本付きでスムーズに活用＞ 実務対応に即した文例が付いているため、初めてでも迷わずに案内文を作成可能です。 ＜Word形式で柔軟に編集可能＞ 自社規定や就業規則に沿ったカスタマイズが容易で、制作コストもかかりません。 ＜法令対応に役立つ＞ 企業としての適切な対応体制を整備しやすくなります。

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2025年4月施行の高年齢者雇用安定法改正に対応した「65歳以降雇用希望申出書」テンプレートです。従業員が定年（原則60歳）に達した後も、希望すれば65歳まで継続して雇用される制度に基づき、本人の就労継続意思を会社に正式に伝えるための文書として活用できます。勤務形態や職務内容などの希望を記載できるため、人事部門は従業員の意向を正しく把握し、条件協議や契約更新を円滑に進められます。今後制度改正に合わせて社内フローを整備する企業担当者にも有効な実務書式です。 ※2025年4月施行の高年齢者雇用安定法改正に基づくひな型です。必ず自社規程や労使合意に沿って修正のうえご利用ください。 ■65歳以降雇用希望申出書とは 従業員が定年後の継続就労を正式に申し出るための書類です。本人の希望する勤務形態、職務、勤務地条件を明記し、企業との協議・合意を前提に雇用契約へ反映させる役割があります。説明・同意欄を設けることで、企業側の提示条件と従業員の理解・承諾を明文化でき、後のトラブル予防にも役立ちます。 ■テンプレートの利用シーン ＜継続雇用希望を受け付ける場面＞ 定年退職日を迎える従業員に提示し、就労希望を確認するために。 ＜勤務条件や就業希望を整理する場面＞ 労働時間や職務の希望を文書化し、人事判断の参考資料とする際に。 ＜雇用契約更新手続きの事前準備として＞ 労働条件通知書や再雇用契約書の作成に先立ち、本人意思を明確化する手続きに活用可能です。 ■利用・作成時のポイント ＜本人希望と企業条件の両立確認＞ 従業員の要望と、企業の配置・人員計画を照合し、合理性のある対応をとることが重要です。 ＜説明・同意欄の活用＞ 継続雇用条件について企業が説明し、従業員が同意することで後の認識齟齬を回避できます。 ＜契約書との連動を忘れずに＞ 申出の内容は必ず雇用契約書や労働条件通知書に反映・保管し、文書管理を徹底しましょう。 ■テンプレートの利用メリット ＜要望整理とトラブル防止＞ 本人の希望と同意事項を記録することで、後の労使間トラブルを予防可能です。 ＜編集自由な汎用版＞ 無料のWord形式で、社内ルールに応じて容易に修正でき、コスト削減と迅速運用につながります。

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労働基準法第36条に基づく「時間外労働・休日労働に関する労使委員会の決議届」です。業務上の必要に応じて時間外・休日労働を実施する際、労使委員会による正式な決議を記録・提出するための書式で、労働基準監督署への届出にも対応。見本付きで、初めての作成でも安心して活用できます。 ■時間外労働・休日労働に関する労使委員会の決議届とは 労働基準法第36条のただし書に基づき、労使委員会で時間外・休日労働の必要性を決議した内容を記録するための届出書です。業務の種類、延長可能な時間、対象労働者数、休日労働の具体的事由などを明記し、法定労働時間を超える勤務を適正に管理するために使用されます。 ■利用シーン ＜時間外・休日労働の制度運用時に＞ 業務繁忙やシステム障害対応など、法定時間を超える勤務が必要な場合の届出に。 ＜労使委員会の議決記録として＞ 委員構成・議決方法・選出方法などを明記し、法令に基づいた運用を証明。 ＜労働基準監督署への提出書類として＞ 正式な届出書として、監督署へ提出する際に使用。 ■作成・利用時のポイント ＜具体的業務・理由を明確に＞ 「業務の種類」「延長時間」「休日労働事由」は具体的に記入、健康有害業務の場合は区別明記。 ＜法定限度・起算日・期間管理を厳守＞ 延長時間・年間限度は法令どおり記載し、起算日・決議成立日・委員任期も正確に管理してください。 ＜委員選出方法（投票等）を記録＞ 委員構成・選出手順など意思決定過程も明記し、コンプライアンス体制の強化につなげます。 ■利用メリット ＜突発・繁忙期の柔軟労務管理に最適＞ 業務量変動、システム障害等実態に即した協定運用、労働者健康保護の両立が図れます。 ＜選出方法・記入指針付きで作成効率化＞ 記載例・心得により初回運用でもミス・漏れを防げ、法的リスク管理が容易です。 ※出典：厚生労働省ホームページ（https://www.mhlw.go.jp/index.html）

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2025年4月施行の改正職業安定法に対応した「求人広告・求人票様式」テンプレートです。求人広告の透明性を高めるために、労働条件の明示義務や差別的取扱いの禁止、違約金・損害賠償請求の禁止といった法令要件に適合しています。雇用形態・勤務地・賃金・労働条件・福利厚生など、求職者が必要とする情報を網羅した構成で、記載漏れや不適切な表現を防ぐことができます。人事・採用部門の担当者や、これから求人票を整備・更新する企業に特にお勧めです。 ■求人広告・求人票様式とは 求人を行う際に、求職者へ正確かつ公平に労働条件や待遇を伝えるための標準的なフォーマットです。雇用形態や試用期間、時間外労働、受動喫煙防止措置に至るまで必須項目を明示し、法令に基づく適正な求人活動を担保する役割を果たします。 ■テンプレートの利用シーン ＜新規求人広告の掲載時に＞ 法令に準拠した記載内容で募集要項を作成できます。 ＜既存求人様式の更新時に＞ 2025年法改正後に適応した項目を整備し、法的リスクを回避できます。 ＜採用説明資料や面談時の提示用に＞ 求人条件を一元化した記載により、求職者への説明が明確になります。 ■利用・作成時のポイント ＜必須項目を漏れなく記載＞ 雇用形態、就業時間、休日、賃金、福利厚生などを正確に明示しましょう。 ＜禁止事項を必ず反映＞ 就職お祝い金や違約金請求など、改正法で禁止された事項を避ける必要があります。 ＜差別防止・透明性の確保＞ 人種・性別等に関する不当な差別的記載を排除し、公平な表現に留意しましょう。 ■テンプレートの利用メリット ＜法令準拠で安心＞ 2025年改正職業安定法に対応しており、行政指導や法的リスクを防げます。 ＜業務の効率化＞ 必要情報が体系的に整備されているため、人事担当者が効率よく求人票を作成可能です。 ＜求職者の信頼性向上に直結＞ 明確な労働条件提示により、応募者に安心感を与え、採用活動の透明性を高めます。 ※本テンプレートは汎用例です。自社の実態に合わせて修正のうえご利用ください

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労基法３６条で定められている時間外及び休日の労働を定める協定書類（時間外・休日労働に関する協定届）

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会社には、機密情報がたくさんあります。入社時に、この誓約書を交わすことでリスクヘッジして下さい。（守秘義務誓約書）

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事業所における特定個人情報の取扱い（個人番号（マイナンバー）含む）に関する規程です。特定個人情報の利用目的、利用範囲、取扱責任部署（者）、保管方法、保管期間などを定めています。

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特定個人情報の取得や廃棄等の取り扱いを記録しておく用紙です。

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従業員からマイナンバーを取得する際の特定個人情報の利用目的を明確にする書類です。

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