総務・社内業務 の書式テンプレート・フォーマット

社内報の発刊において、原稿の募集を社内にて行う為に周知するテンプレート書式です。・締切日・テーマ・原稿枚数等の情報を記載し、社内に配布する社内報の原稿募集文章のテンプレートです。

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社内で規則違反や業務上のミスがあった際に、事の経緯と謝罪の意を上司へ提出する「始末書」のテンプレートです。総務・人事担当者や当事者本人が、提出日、宛先（代表取締役社長名）、所属部署・氏名・押印欄、件名、事情説明の記入欄を記載でき、末尾には再発防止の誓約文と処分への同意文があらかじめ用意されています。Word形式のテンプレートのため文言や項目を自社の運用に合わせて自由に編集でき、始末書が必要になった際に文面を一から考える手間を省けます。 ■始末書とは 従業員が業務上のミスや社内規則への違反を起こした際に、事情を説明し謝罪の意を示すとともに、再発防止を誓約するために会社へ提出する文書です。人事上の処分を検討する際の前提資料として扱われることもあります。 ■テンプレートの利用シーン ＜業務上のミスの報告＞ 発注ミスや作業手順の誤りなど、会社に損害を与えた際の謝罪文書として使えます。 ＜規則違反時の提出＞ 就業規則に反する行為があった際に、事情説明と謝罪を書面で示す場面で活用できます。 ＜再発防止の誓約＞ 今後同様の事態を起こさないことを誓約する文書として、上司へ提出する場面にも使えます。 ■利用・作成時のポイント ＜事実に基づく記載＞ 事情説明は憶測を避け、確認できた事実を時系列に沿って整理して記載します。 ＜謝罪と再発防止の明記＞ 謝罪の意思とともに、再発防止に向けた具体的な対応内容を記載しておきます。 ＜提出前の上司への相談＞ 提出前に上司や人事担当へ内容を確認してもらい、記載内容や表現の適切性を確認します。 ■テンプレートの利用メリット ＜文書作成の負担を軽減＞ 提出を求められた際の作成時間の短縮に繋がります。 ＜記載内容の整理＞ 事情説明の欄が明確に区切られているため、経緯を漏れなく整理して伝えられます。

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取引先や、個人に対する支払明細書です。相手先を入力すると御中と表示され、日付はＴＯＤＡＹに設定しています。用途に合わせ変更してください。

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連絡先の一覧です。内容を打ち込み、電話やFAXの前に貼りだしておくとなにかと便利です。また、特定の業者への電話やFAXを指示する際や指示される側の身からしても分かりやすくなるかと思います。

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議事録を入力、印刷するためのExcel（エクセル）フォーマット。議題10件まで。帳票A4縦。

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取引先や顧客などの社外関係者に対して、特定の事案や問題が発生した経緯を正式に報告するための書式テンプレートです。シンプルなフォーマットで、必要な情報を簡潔に整理し、事実を明確に伝えることができます。 ■利用シーン ・企業の担当者が取引先や顧客に対し、発生した問題や対応状況を報告する際に利用。 ・カスタマーサポート担当者が、クレームやトラブルに関する経過を整理し、社外向けに正式な説明を行う際に利用。 ・営業担当者が納期遅延や製品不具合などの事案について、関係者へ説明する際に利用。 ■利用・作成時のポイント ＜発生日時・場所を明確に記載＞ 問題が発生した正確な日時・場所を特定し、相手が状況を把握しやすくする。 ＜事実に基づいた報告を心がける＞ 感情的な表現を避け、客観的かつ事実に即した説明を記載する。 ＜対応策や今後の方針を明記＞ 現状と今後の対応について具体的に示し、取引先の不安を軽減する。 ■テンプレートの利用メリット ＜シンプルな構成で迅速な作成が可能＞ 必要事項を入力するだけで、すぐに報告書を作成できる。 ＜事案の透明性を確保し、信頼関係を維持＞ トラブルや問題発生時に適切な説明を行うことで、社外関係者との信頼を保つ。

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商品等の仕入によって発生した買掛金について記録するための帳簿

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個人情報保護方針の雛形・サンプルです。社内規程を作成するときに参考にしてください。

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外国人雇用管理表の書式・テンプレートです。外国人についてはビザなどを管理をしておく必要があります。適法・有効なビザを持たない外国人を雇用すると違法になります。 場合によっては、不法就労助長罪として処罰されることもあるので気をつけてください。

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1週間の業務内容を上司や関係者に報告するための「週間業務報告書（業務週報）」のテンプレートです。営業担当者や事務担当者が、対象週の年月と氏名を記載したうえで、月曜から金曜までの日付ごとに市場調査・会議出席・打ち合わせ資料作成・取引先対応・休暇などの業務内容を1行ずつ記入できます。備考欄には全体会議での決定事項や翌週への引き継ぎ事項を残せる構成で、Word形式のため文言やレイアウトを自社の報告フローに合わせて自由に編集できます。報告書のフォーマットを毎回ゼロから作る手間を省き、部署ごとの書式のばらつきも防げます。 ■週間業務報告書とは 社員が1週間の業務内容や進捗を上司・チームへ共有するための定例文書です。日々の日報に比べて業務の全体的な流れを把握しやすく、週次の定例会議前に配布する共有資料としても使われます。 ■テンプレートの利用シーン ＜週次の定例報告＞ 週次の定例会議や回覧で、1週間の業務内容をまとめて共有する場面で使えます。 ＜リモートワークの可視化＞ 在宅勤務やリモートワークが多く、業務内容の可視化が求められる場面で活用できます。 ＜翌週への引き継ぎ＞ 来週の予定やキャンペーン準備などの決定事項を、チーム内で引き継ぐ場面にも使えます。 ■利用・作成時のポイント ＜業務内容を簡潔に記載＞ 日付ごとに業務内容を簡潔に記載しておくと、後から見返しやすくなります。 ＜相手先や議題の明記＞ 会議や打ち合わせは相手先や議題が分かる程度に具体的に書くようにします。 ＜引き継ぎ事項の明記＞ 備考欄に決定事項や翌週への引き継ぎ事項を残し、報告漏れを防ぎます。 ■テンプレートの利用メリット ＜作成負担を軽減＞ 日付と業務内容を並べる表形式のため、1週間分の活動を都度文章で書き起こす手間を省けます。 ＜情報共有の精度が向上＞ 備考欄で決定事項を明記できるため、報告を受ける側が次の対応を把握しやすく、認識のずれ防止に貢献します。

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リースの支払や終了時期を把握するためにお使い下さい。

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社会保険の資格取得の際に、期限を過ぎてしまった場合、社会保険事務所長宛に遅延した理由を明記するための書類

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使用または時の経過などによって生じる有形固定資産の価値の減少分を見積もり耐用年数に割り当て、費用として分配するための書類

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■Ver.2の（改訂）内容 改訂内容は以下のとおりです。 1.一般的な会社の休業日は土・日・祭日・年末年始ですが、例えば不動産会社などの場合は土曜日の代わりに水曜日を会社休業日としているようです。 2.同様に、会社（の業種）によっては、日曜日や祭日に関係なく平日（のみ）を会社休業日としており、それら（少数派の）ご要望に応えました。 3.上記ご要望を具現化する方法として、チェックボックスを設け対応する曜日にチェックを入れることで（□→☑）その曜日が色別表示されるようにしました。 ※祭日などもチェックオフで（☑→□）で対象外とすることも可能にしました。 ■テンプレート作成の目的 事務所や店舗で、最初の入室者や最後の退出者の履歴を残すための管理表。特に退室の際、電気やガスなどをきちんと止めたか？（消したか？）をチェックし履歴として残します。 ※防犯・防災・コスト面から必要不可欠です。 ■テンプレートの内容 対象年月をプルダウンリストで選択すれば、以下（①②③）は自動設定表示され作成時間が大幅 に短縮されます。（クリック操作だけですので、数秒程度で済みます） ①日付 一般的には、日付は1からオートフィルで入力しますが、特に月末日については月毎の変更になるため、都度修正が必要です。（28日、29日、30日、31日） ※閏年は要注意。 ➞自動設定表示。 ②曜日 ・一般的に曜日もオートフィルで入力します。 ➞自動設定表示。 ③月末 ・月の大小によって都度修正が必要となり、月末日以降の日（セル）は空欄とする必要があり、 都度修正が必要です。（意外と面倒です） ➞自動設定表示。

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不在中の電話を受けた際、受電内容を簡潔に記録し、担当者に伝達するための「電話メモ」テンプレートです。1枚に4区画のメモ欄を配置しており、受電担当者がチェックボックス方式で用件を素早く伝達できる実用的なフォーマットです。Word形式で無料ダウンロードしてご利用ください。 ■電話メモとは 担当者不在時に外部からの電話を受けた際、発信者名・会社名・連絡先・用件・折り返しの要否などを記録し、担当者へ漏れなく伝達するための社内用メモ書面です。受電対応の標準ツールとして広く使われています。 ■テンプレートの利用シーン ＜担当者不在時の受電対応で＞ 外出・離席・会議中の同僚宛にかかってきた電話を受けた際、用件を整理して伝達する場面で活用できます。 ＜複数担当者で電話対応する職場で＞ 受付・営業事務など、電話対応が日常的な部署で、対応漏れを防ぐ統一ツールとして使えます。 ＜至急の連絡を受けたときに＞ 「至急」欄を使用し、対応の優先度を分かりやすく示せます。 ■作成・利用時のポイント ＜受信日時を必ず記録＞ 折り返し対応の優先度判断に活用します。 ＜用件をチェックボックスで素早く＞ 「お電話いただきたい」「またお電話します」などを選択式で迅速に伝達できます。 ＜用件欄で詳細を補足＞ チェックだけでは伝わらない補足情報は用件欄に記載します。 ＜受信者名で責任の所在を明確に＞ メモを記入した受電者名を明記し、必要に応じて後日の確認ができるようにします。 ■テンプレートの利用メリット ＜印刷してすぐに使える＞ 無料ダウンロード後、印刷するだけでオフィスのメモ用紙としてすぐに利用できます。 ＜1ページに複数枚を配置＞ 印刷後に切り分けて備え置くことで、日常業務に効率よく活用できます。 ＜Word形式で自由に編集可能＞ 会社名や記入項目、レイアウトなどを自社の運用に合わせて簡単に変更できます。

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クレーム・トラブル報告書とは、顧客からの苦情や業務上発生した問題について、その内容や発生状況、原因、対応経過、再発防止策などを整理・記録するための書式です。関係者間での情報共有を円滑にし、迅速かつ適切な対応を行うとともに、同様の事象の再発を防ぐための重要な資料として活用されます。また、対応履歴を明確に残すことで、業務改善や品質向上にも役立ちます。

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個人情報保護法改正に対応した「データ漏洩報告書」テンプレートです。不正アクセスや情報漏洩が発生した際、企業が速やかに社内外へ報告するための書式で、速報・確報の区分やリスク分類（要配慮情報・財産的被害・不正目的・大規模漏洩）に対応。、いざという時のインシデント対応にお役立ていただけます。 ■データ漏洩報告書とは 個人情報の漏洩が発生した際に、企業が法令に基づいて必要な報告・通知・再発防止策を記録・提出するための報告書です。個人情報保護法第26条および施行規則第7条に準拠し、漏洩内容・影響範囲・対応状況・外部通知履歴などを記載します。 ■テンプレートの利用シーン ＜情報漏洩発生時の初動対応に＞ 初動報告・確報作成時、個人情報保護委員会・警察・委託元・本人等への説明資料として使用。 ＜社内外への報告・通知に＞ 個人情報保護委員会・警察・関係者への通知内容を整理・記録。 ＜再発防止策の明文化に＞ インシデント対応マニュアルの改訂や教育・監査体制の強化にも活用。 ■作成・利用時のポイント ＜速報は判明後3～5日以内、確報は30日以内提出＞ 法令で定める報告猶予期間・公表義務・本人通知等の期限を厳守してください。 ＜リスク区分と法令根拠の明示＞ 要配慮個人情報・財産的被害・不正目的・大規模漏洩など、該当条文を根拠に分類し、チェックを徹底しましょう。 ＜二次被害・再発防止策の具体的記載＞ 原因分析、サーバ設定・認証強化・教育・監査内容など、実際の防止策まで記載してください。 ■テンプレートの利用メリット ＜リスク区分別に網羅的な記載ができる＞ 漏洩区分ごとに詳細項目が整理されており、事案ごとにカスタマイズ・迅速報告が実現します。 ＜再発防止・電子化対応に優れる＞ Word形式で編集・電子提出にも対応可能。インシデント管理台帳として使えます。 ※2025年4月時点での改正個人情報保護法、施行規則7条及び最新ガイドライン第8版（公表義務・本人通知・安全管理措置要件）に準拠した汎用様式です。運用の際は、必ず最新の法令・ガイドラインに従ってください。

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新たに運転業務に就く者に対して行われる教育・指導の内容や実施状況を記録する文書のことです。この記録は、主に運送業等の業務用運転者に対して行われるものであり、運転者の安全運転技術や知識の向上を図るために非常に重要です。 ・安全性の向上…初任運転者が正しい知識と技術を持って運転することで、交通事故の発生を未然に防ぐことができる。 ・教育の質の向上…教育内容の評価と改善に役立ち、より効果的な教育プログラムの開発につながる。 ・運転者の意識向上…自己の運転技術や安全意識の向上を図ることで、より責任感を持って業務に取り組むことができる。 ・事故発生時の証拠…万が一事故が発生した場合に、適切な教育を行っていたことを示す証拠として利用できる。

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社外で会社PCを利用する際の申請・承認手続きに用いる「会社PC社外持出申請書」です。使用目的や期間、使用場所、PC情報、セキュリティ対策などを詳細に記録でき、個人情報や営業秘密を含むデータの取り扱いについても管理できます。 ■会社PC社外持出申請書とは 業務上の必要により会社が貸与するPCを社外へ持ち出す際に、事前に申請・承認を行うための書式です。個人情報や機密情報を扱う可能性があるため、利用範囲やセキュリティ対策を明確にし、適切な管理体制のもとで運用することを目的としています。 ■テンプレートの利用シーン ＜在宅勤務やテレワーク時の利用に＞ 自宅で業務を行う際に、会社PCの持出し申請・管理を行う場面で活用できます。 ＜出張・外出先での業務対応に＞ 顧客先や出張先ホテルなど、社外でPCを使用する必要がある場合に役立ちます。 ＜情報セキュリティ管理の強化に＞ 持出し状況や利用条件を明確に記録し、情報管理体制の整備に貢献します。 ■作成・利用時のポイント ＜使用目的・範囲を具体的に記載＞ 業務内容や利用場所を明確にし、必要最小限の範囲で利用することが重要です。 ＜セキュリティ対策の確認を徹底＞ 暗号化やログイン認証、ウイルス対策ソフトの導入状況、OSやソフトウェアの更新状況などが適切に設定・維持されているか、事前に確認しましょう。 ＜機微情報の取扱いに注意＞ 個人情報や営業秘密、財務情報など機密性の高い情報の取り扱いについては、社内の情報セキュリティ規程や個人情報保護規程等に従い、暗号化やアクセス制御などの措置を含めて慎重に管理する必要があります。 ■テンプレートの利用メリット ＜見本付きで作成負担を減らせる＞ 記載例を参考に必要事項を入力するだけで使いやすく、作業時間の短縮につながります。 ＜Word形式で柔軟にカスタマイズ可能＞ 自社の規程や運用ルールに合わせて簡単に編集できます。 ＜情報漏えい対策の意識づけに有効＞ 誓約事項や管理項目を明示することで、セキュリティ意識の向上につながります。

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個人所有PCを業務に利用する際に、事前の申請・許可を行うためのテンプレートです。申請者情報、利用目的・期間、端末情報、ウイルス対策ソフトやパスワード設定の有無、情報管理や法令・社内規程の遵守状況などの項目が整理されており、BYOD運用時の注意点を漏れなく確認できるレイアウトになっています。 ■個人所有PC使用許可申請書とは 個人が所有するPCを業務で使用する際に、利用目的や端末情報、セキュリティ対策の実施状況などを申請・記録するための文書です。テレワークや会社支給端末が不足している場面などで利用されることが多く、端末情報、利用目的、データの保存・削除ルール、事故発生時の報告義務などを文書化することで、管理責任の明確化や情報漏えいリスクの低減に役立ちます。 ■テンプレートの利用シーン ＜会社支給PCが不足しているとき＞ 緊急的な在宅勤務や一時的なテレワーク時に、会社支給PCが足りない場合の業務継続手段として、申請手続きに活用できます。 ＜外出先で業務対応したいとき＞ 営業職などが外出先でメール対応や資料閲覧を行う際に、私用端末の業務利用条件や範囲を社内ルールに沿って申請・管理できます。 ■作成・利用時のポイント ＜端末情報の正確な記載＞ メーカーや型番、OS、シリアル番号などの端末情報は管理上重要なため、誤りのないよう記載します。 ＜セキュリティ対策の明示＞ ウイルス対策ソフトの導入状況やパスワード設定の有無、OSやソフトウェアのアップデート状況など、最低限の安全管理措置を明確にすることが重要です。 ＜社内規程との整合性＞ 情報セキュリティ規程や個人情報保護方針に沿った内容であるかを確認し、既存の運用ルールとの齟齬がないようにします。 ■テンプレートの利用メリット ＜申請書作成の手間を削減＞ 基本項目と記入例があらかじめ整理されており、スムーズに申請書を作成できます。 ＜柔軟なカスタマイズが可能＞ Word形式のため、自社のBYODポリシーやテレワーク規程に合わせて柔軟にカスタマイズできます。 ＜無料・導入コストを抑えられる＞ 新たなシステム導入や外注コストをかけずに、社内書式を整備できます。

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