総務・庶務書式 の書式テンプレート・フォーマット

■役員持株会規約とは 役員持株会の運営方針や会員資格、株式の購入・管理方法、拠出金制度、議決権の行使などを定めた規程です。経営陣の資産形成と経営参画を促すための仕組みとして活用されます。 ■利用シーン ・企業の役員向けに持株制度を導入する際 ・持株会の規則を策定し、明文化する場合 ・役員が株式購入を通じて経営参画する枠組みを整備する際 ■利用・作成時のポイント ＜目的の明確化＞ 持株会の意義を「経営者意識の向上」と「資産形成支援」として明記。 ＜会員資格の明示＞ 取締役、監査役、相談役のみを対象とし、一般社員との区別を明確にする。 ＜拠出金・配当金の管理＞ 拠出金および配当金を持株会への出資とし、適切な資金運用を規定。 ＜議決権の取り扱い＞ 理事長が議決権を一括行使する仕組みとし、運営の統一性を確保。 ＜役員の選任・任期＞ 会員総会における役員の選任プロセスと、監事による監査機能を明確化。 ■テンプレートの利用メリット ＜持株制度の透明性向上＞ 会員資格や資金管理方法が明確になり、公正な運営が可能。 ＜役員の経営参画促進＞ 株式保有を通じて経営意識を高め、会社の成長と一体化できる。 ＜法令遵守の強化＞ 証券取引法や関係法令を遵守した持株制度を運用できる。 ＜組織運営の効率化＞ 役員総会・理事会を通じて意思決定を迅速に行い、組織の安定運営に寄与。

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シンプルで基本的な英文のメール署名のひな型です。内容は架空のものなので、A、B、Cなどの伏せ字をご自分の氏名や会社名等に書き換えてご利用ください。 以下の点にご留意ください。 ●　英文では姓、名の表記を日本語と反対に名、姓の順に表記することが多いですが、日本語と同じ順番で書くこともあります。その場合、「AAAAAA, BBBBBB」のように姓（AAAAAA）と名（BBBBBB）の間にコンマを入れるとわかりやすいです。 ●　「(Mx.)」の部分は、相手がこちらにメール等をする際に敬称をどうするか困らないようにという配慮で、「(Mr.)」「(Ms.)」「(Mx.)」のいずれかを記載する想定ですが、何も書かなくても大丈夫です。 ●　このひな型の例は、役職についていない営業担当者を想定し「Sales Representative」としてありますが、例えば「営業課長」であれば、「Manager, Sales Department」とする等、適宜、役職名、部署名を入れてください。 ●　電話番号と携帯電話番号は、海外からの電話が多いことを想定し、国際電話のかけ方を表す「+81-」を頭に付けてあります。「81」は日本の国番号です。この場合、日本国内で電話するときの市外局番の最初のゼロを書かないように気をつけましょう。例えば「東京03」の場合は「+81-3」となります。国際電話の表記が必要ない場合は、通常の書き方 「Tel: 03-XXXX-XXXX」「Mobile: 090-YYYY-YYYY」としてください。 ●　日本で郵便番号を示す「〒」は海外では通じません。住所の末尾に郵便番号の数字を書くだけで大丈夫です。

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1.ねずみや害虫は食品や製品の汚染を引き起こし、衛生的リスクを伴います。点検記録表を使用することで、害獣の有無や異常を早期に把握し、衛生管理を強化できます。 2.点検の記録を一元的に管理することで、発生状況や頻度を把握しやすくなり、効果的な対策や防除策の見直しが可能になります。これにより、長期的な改善や予防が期待できます。 3.衛生に関する規制や法令では、定期的な点検や記録の保存が求められる場合が多いため、記録表が法令遵守の確認や証拠としても役立ちます。 4.点検を行った担当者や日時を記録することで、責任の所在を明確化できます。これにより、万が一異常が発生した場合でも、迅速な対応や原因究明が容易になります。 このように、衛生リスクの低減や防除活動の改善、法令遵守の支援に役立つ重要なツールです。

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ねずみや害虫の防除活動を計画的かつ効果的に実施し、施設の衛生状態や安全性を確保するための重要なツールです。また、記録を残すことで、法令遵守や監査対応、長期的な施設管理にも寄与します。 1.効果的な防除計画の立案 2.状況の継続的な監視と改善 3.安全性と衛生管理の向上 4.法令遵守や監査対応 5.責任の明確化 6.施設や設備の長期的な保護

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業務改善指導書とは、企業が従業員に対して業務の改善を求める際に使用する文書です。この文書は、従業員の勤務態度や業務遂行に問題がある場合に、その具体的な問題点を指摘し、改善を促すために作成されます。 業務改善指導書を作成することにより、次のようなメリットがあります。 ・法的証拠の確保：内容が書面で残るため、企業側が適切に指導を行なったことを証明でき、後にトラブルが発生した際には法的な証拠となる。 ・従業員の意識向上：書面での指導は、口頭での指導よりも従業員に対する意識付けに効果的であり、具体的な改善点が明示されることで、従業員は自らの行動を見直しやすくなる。 ・トラブルの未然防止：業務改善指導書を通じて問題行動を早期に指摘し、改善を促すことで、将来的なトラブルを未然に防げる。 こちらはWordで作成した、業務改善指導書（シンプル版）のテンプレートです。ダウンロードは無料なので、ぜひ、自社でご活用ください。

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2025年4月施行の個人情報保護法改正を踏まえた「委託先選定マニュアル」のテンプレートです。クラウドサービス（SaaS・PaaS等）の利用場面も含め、個人情報の取扱いにおける社内体制整備や契約内容の整理、記録管理の参考となる構成となっています。自社の状況に合わせて編集も可能であり、企業の管理部門や情報管理担当者をはじめ、委託先を選定されるご担当者の方にご活用いただけます。 ■委託先選定マニュアルとは クラウド事業者を含む委託先の選定から契約、再委託管理、事故時対応まで、安全管理措置と法令遵守を徹底するための社内マニュアルです。個人情報の国外移転や第三者提供に関する基本的なルールにも対応しており、法改正の概要を踏まえた内容となっています。 ■テンプレートの利用シーン ＜クラウドサービス利用時の委託先評価に＞ ISMS等の第三者認証やシステム体制を確認する際に利用できます。 ＜委託契約書の精査・補完に＞ 安全管理措置や再委託条項の有無をチェックし、必要に応じて追加の文書で対応することを検討できます。 ＜年次点検・監査対応に＞ チェックリストを活用して委託先の履行状況を可視化し、記録を保存できます。 ■作成・利用時のポイント ＜契約書・規約を精査＞ 事故時報告義務や再委託管理の条項が含まれているか確認しましょう。 ＜証跡保存を徹底＞ 調査記録・契約文書・監査報告を台帳に一元管理し、最低3年間保管することが推奨されます。 ＜本人請求対応を明確化＞ 委託先と連携した本人権利対応体制を構築し、窓口を明示しましょう。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料ダウンロードですぐに利用可能＞ 法改正対応のマニュアルをゼロから作成する手間を省けます。 ＜Word形式で自由に編集可能＞ 自社の規程やクラウド利用状況に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。 ＜例文付きで導入がスムーズ＞ 契約条項例やチェックリストを含んでおり、現場ですぐに活用できます。 ※本テンプレートはあくまで一般的なサンプルであり、最終的な判断や具体的な契約内容の決定にあたっては、必ず法務担当や顧問弁護士などの法律専門家へご相談ください。

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委託先管理に必須となる監査項目を整理した「委託先監査チェックリスト」です。情報セキュリティ規程の整備状況や本人請求権対応、再委託の管理、データ保存・廃棄体制など、委託先との契約・業務運用に関わる重要項目を体系的に確認できます。無料ダウンロードでき、見本付きなので実務にてすぐに活用可能です。 ■委託先監査チェックリストとは 企業が業務委託を行う際に、委託先の管理体制・法令遵守状況を点検するための確認表です。2025年4月施行の個人情報保護法改正およびガイドライン強化により、委託元には委託契約の明文化、委託先・再委託先の管理体制確認、本人請求権（開示・削除等）への対応フロー整備といった具体的な監督義務が課されています。 ※委託先監査時には、形式的な契約締結だけでなく、実地の監査や報告の取得など“実効性のある監督”を行わない場合、委託元の責任が問われる可能性があります。 ■テンプレートの利用シーン ＜委託契約締結時の事前確認に＞ 契約前に委託先の体制を点検し、契約書に反映すべき事項を整理できます。 ＜定期的な監査・点検に＞ 年1回や半期ごとの委託先監査として使用し、改善提案や是正措置を記録可能です。 ＜情報漏えい・事故防止のリスク管理に＞ 事故発生時の対応手順や報告履歴も確認でき、社内外への説明責任にも対応可能です。 ■作成・利用時のポイント ＜責任範囲と担当者を明確化＞ 委託元・委託先・再委託先の役割を整理し、責任の所在を明らかにします。 ＜セキュリティ・法令遵守の確認＞ ISMS認証やPマークの取得有無、法改正対応状況を確認し、継続的な改善を促しましょう。 ＜改善提案欄を活用＞ 点検で得られた課題や改善策をコメントとして残すことで、次回監査や契約更新に活かせます。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料でダウンロード後すぐに利用可能＞ 追加コストなしで導入でき、企業の情報管理体制強化に役立ちます。 ＜Word形式で柔軟にカスタマイズ＞ 自社の業務内容や契約実態に応じて項目追加・編集が容易です。 ＜見本付きで初めてでも安心＞ 記録例が付属しているため、監査経験が浅い担当者でも社内関係者と情報をすり合わせながら活用できます。

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業務改善提案書とは、組織や企業内での業務の改善点や提案をまとめた書類のことです。 業務改善提案書を作成する目的は、業務プロセスの問題点や課題を特定し、それらを解決するための提案や改善策を提供することです。作成により業務改善の必要性や背景、改善提案、改善することで得られる利益を簡潔に伝えることができます。 こちらはWordで作成した、罫線版の業務改善提案書のテンプレートです。 本テンプレートは無料でダウンロードすることができます。ぜひ、ご活用ください。

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■領収書の送付状とは 領収書を郵送する際に同封する書類で、宛名や送付内容、挨拶文などを記載します。 ■利用するシーン ・取引先へ商品やサービスの代金領収書を郵送する際、感謝の意を伝えつつ送付内容を明確にする場面で利用します。 ・会社間で経費精算や支払いに関する証憑として領収書を送る際に、書類の確認漏れを防ぐ場面で利用します。 ・顧客からの依頼により領収書を郵送する場合、迅速かつ誤解のない対応を行う場面で利用します。 ■利用する目的 ・送付した書類の内容や枚数を明確に伝え、受取人が内容をすぐに把握できるようにするために利用します。 ・領収書の入れ忘れや紛失、誤送を防ぎ、確実に相手に届いたことを確認するために利用します。 ・丁寧な対応を示し、取引先との信頼関係を維持・向上させるために利用します。 ■利用するメリット ・書類の内容や送付理由が明確になり、受取人が混乱することなくスムーズに確認できます。 ・ビジネスマナーを守ることで、企業イメージや信頼性の向上につながります。 ・書類の紛失や誤送などのトラブルを未然に防ぐことができます。 こちらはExcelで作成した、領収書の送付状です。ダウンロードは無料なので、取引先や顧客に領収書を郵送するときなどに、ご活用いただけると幸いです。

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■領収書の送付状とは 領収書を郵送や手渡しで送付する際に同封するビジネス文書です。送付物の内容や目的、送付者の連絡先などを記載し、丁寧な取引対応や信頼関係の構築に役立ちます。 ■利用するシーン ・取引先や顧客に領収書を郵送する際、送付物の内容を明示するために利用します。 ・支払い完了後の証憑として領収書を手渡しする際、ビジネスマナーとして同封します。 ・紛失や記載ミスなどで領収書を再発行して、送付するときには、事情説明や再発行の旨を明記するために利用します。 ■利用する目的 ・領収書の送付理由や内容を明確に伝えるために利用します。 ・送付先との信頼関係を築き、丁寧な対応を示すために利用します。 ・問い合わせや確認時の連絡先を記載して、スムーズな対応を実現するために利用します。 ■利用するメリット ・送付物の内容が明確になり、受領者の混乱やトラブルを防げます。 ・丁寧な対応が信頼感を高め、取引先との関係強化につながります。 ・連絡先や担当者情報を記載することで、問い合わせ対応が円滑になります。 こちらはWordで作成した、無料でダウンロードできる領収書の送付状のテンプレートです。取引先や顧客に領収書を送る際に、ぜひご利用ください。

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従業員やその家族が慶事や弔事にあったとき、会社へ慶弔（見舞）金の支給を申請するための書類が慶弔見舞金支給申請書です。 福利厚生の一環として、慶弔見舞金制度を導入している会社もあります。この制度は、従業員に対して会社からお祝い金や香典などを支給するものであり、給料や賞与とは別に支払われます。 従業員の喜びや悲しみに寄り添い、感謝や励ましの気持ちを表すための制度であり、一般に、慶弔（見舞）金の支給は従業員からの申請に基づいて行われます。 慶弔（見舞）金は税金の対象となる場合があるため、正確な金額や支給事由を記録する必要があるという点でも、申請書の作成は重要と言えます。 こちらはExcelで作成した、シンプルなレイアウトの慶弔見舞金支給申請書です。慶弔見舞金の種類を、チェックボックスで選択することができます。ダウンロードは無料なので、自社でご活用いただけると幸いです。

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「自動車事故報告書001」は、営業車を運転中に事故が発生した際に活用できる、無料ダウンロード可能な報告書テンプレートです。事故が起きた瞬間は混乱が生じやすく、何をどのように報告すればいいのか迷うことが多いです。そんな混乱した状況でも必要な情報を網羅的に、そして整理された形で提供できるように設計されています。このテンプレートを使えば、事故の状況や関係者の情報、損害の詳細などを効率よく整理し、報告することができるでしょう。

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事故や事件に関与した加害者が所属する組織や会社に対し、発生した損害の賠償を求める際の文書として利用されます。この文書を用いることで、被害者側は自らが受けた被害の具体的な内容や程度、そしてそれに伴う賠償の額を明確に提示することができます。事故や事件後の適切な対応や補償交渉の初期段階で、事実関係を正確に伝えるための基盤として大きな役割を果たします。補償交渉や法的手続きを進める上での手続きがスムーズになるよう、詳細な情報を緻密に記載することが求められる場面で、ご利用ください。

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後納郵便の契約を行っている事業所で郵便物と共に提出するものです。 本社で一括承認している場合など、承認局と差出局が異なる場合にも対応しております。 法人の場合印章は不要ですが、個人事業主や担当者印を押せるように作っています。（法人でも担当者印必要） 日付印は郵便局側が押印するものです。 ※簡易書留・特定記録は後納ポストインは利用できません 郵便料金は2023年7月23日時点のものです。

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会社所有のPCを社外に持ち出す際に必要な申請書テンプレートです。近年の働き方の多様化に伴い、テレワークなどオフィス外でのPC使用機会も増加しています。このテンプレートではセキュリティや情報漏洩防止のための注意事項を明記しており、持ち出し状況を明確に管理する役割を果たします。Word形式で無料ダウンロードが可能なため、企業の規定や利用状況に応じて柔軟に編集可能です。 ■会社PC社外持出申請書とは 企業が所有するPCを業務のために社外に持ち出す場合に提出する書類です。社員と管理者の間でルールを共有し、リスクを最小限に抑えるために重要なツールのひとつです。 ■申請書の利用シーン ・社外作業やリモートワークを行う際にPCを持ち出す場合 ・サテライトオフィスやコワーキングスペースで業務を行う際 ・特定のプロジェクトや外部会議のため、一時的にPCを外部に持ち出す際 ■注意ポイント ＜セキュリティリスクの対策＞ 紛失や盗難を防ぐための厳守事項を確認し、遵守することが必要です。 ＜管理情報の正確な記載＞ PCの管理番号や使用期間、使用場所など、申請内容を正確に記載しましょう。 ＜管理者の承認を確実に得る＞ 持ち出し前に管理者の承認印を必ず取得してください。 ■テンプレートの利用メリット ＜セキュリティ強化＞ 持ち出し状況を文書化することで、情報漏洩や紛失リスクを低減します。テンプレートにはセキュリティリスクを考慮し、厳守事項や管理項目を例文として記載しています。 ＜簡便な管理＞ PC情報や利用状況を一元管理できるため、管理者の業務負担を軽減します。 ＜柔軟な編集＞ Word形式のため、企業ごとの規定やポリシーに応じて簡単にカスタマイズが可能です。

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毎日、トイレ掃除をチェックする理由は、実用性・継続性・衛生維持の観点から重要です。 1.忙しい業務の合間でも、短時間で確認・記録が可能になり職員全員が負担なく取り組める。 2.複雑だと続かないが、シンプルなら毎日のルーティンにしやすくなり、清掃の質や頻度が安定する。 3.担当者の記録があることで、責任の所在が明確になり掃除の実施状況が明確に見える。 4.記録が残ることで、万一のクレームや監査への対応が可能となる。 5.チェックの抜けや傾向を見れば、掃除の頻度やタイミングを見直す材料になる。

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■依頼状（○○のお願い）とは 業務上のお願いや協力を、正式に伝えるための書面です。ビジネスシーンで幅広く利用され、取引先や社内外の関係者との円滑なコミュニケーションを促進するのに役立ちます。 ■利用するシーン ・商品やサービスの見積もりを依頼する際に活用します。 ・会議や講演、執筆などの参加要請や、協力依頼を行う場面で使用します。 ・社内外での業務や作業を依頼し、調整を行う際に用います。 ■利用する目的 ・依頼する事項を詳細かつ正確に伝え、円滑な対応を促進するために利用します。 ・誤解を防ぎ、業務におけるトラブルを未然に防止するために利用します。 ・依頼先との信頼関係を深め、協働体制をスムーズに構築するために利用します。 ■利用するメリット ・書面を作成することで依頼内容が明確になるため、認識のずれを減らせます。 ・書面の作成によって公式な記録として残ることで、トラブル時の証拠となります。 ・礼儀正しい表現で伝えることによって、相手に好印象を与え、信頼を獲得しやすくなります。 こちらは無料でダウンロードできる、依頼状（○○のお願い）のテンプレート（Excel版）です。自社で業務や執筆などを依頼する際に、本テンプレートをご活用ください。

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■依頼状（○○のお願い）とは 業務や協力を正式に相手にお願いするための文書です。ビジネスの現場で広く用いられ、取引先や社内外の関係者に対するコミュニケーションを円滑に進めるのに役立ちます。 ■利用するシーン ・商品やサービスの見積もりを依頼する場面で利用します。 ・会議・講演・執筆などの出席や、協力をお願いする際に利用します。 ・社内外で業務や作業の遂行を依頼し、調整を図る場面で利用します。 ■利用する目的 ・依頼内容を具体的かつ明確に伝えて、スムーズな対応を促すために利用します。 ・誤解や認識のズレを防ぎ、業務トラブルを未然に防止するために利用します。 ・依頼先との信頼関係を深め、円滑な協力体制を築くために利用します。 ■利用するメリット ・文書化により依頼事項が明確になるため、コミュニケーションの齟齬を減らせます。 ・正式な書面として残ることで、トラブル時の証拠となり得ます。 ・丁寧かつ礼儀正しい文章で伝えることで、相手に好印象を与え、信頼獲得につながります。 こちらはWordで作成した、依頼状（○○のお願い）のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、自社で業務や執筆などを依頼する際に、ぜひご活用ください。

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製造業の現場で欠かせない日常点検や月次点検の効率化をサポートする設備点検表テンプレートです。点検期間・設備名称・点検内容を記録できるだけでなく、日付ごとの点検実施欄、点検者の記名欄、さらに確認・承認欄まで備えており、社内の管理フローにも対応。横型レイアウトで情報の一覧性に優れ、点検状況をひと目で把握できます。Word形式のため、各社の設備構成や運用体制にあわせて自由にカスタマイズ可能。無料でダウンロードでき、現場で即使える実用性の高い書式です。 ■設備点検表とは 設備の状態を定期的に点検し、安全性と稼働率を維持するために使用する記録書式です。実施履歴を残すことで、トラブルや故障を未然に防ぎ、コスト削減と品質向上にも貢献します。 ■テンプレートの利用シーン ＜製造現場での定期点検に＞ 機械設備や生産ラインの状態確認に活用。 ＜少人数の事業所でも効率的に運用＞ 部署・担当者ごとに点検内容を記録し、社内共有にも便利。 ＜紙での記録・回覧・保管を重視する企業に＞ 承認欄付きで紙運用にもスムーズに対応可能。 ■作成・運用時のポイント ＜点検作業の記録ミスを防ぎたいときに＞ 点検実施日と点検者を日別に記録する構成により、漏れや重複を防止。 ＜管理者によるチェック体制を整えたい場合に＞ 確認・承認欄を活用することで、ダブルチェックの仕組みが構築可能。 ＜記録の正当性・責任を明確にしたいときに＞ 担当部署・担当者名・押印欄の記入により、業務の責任範囲を明示できます。 ＜定期点検のスケジュールを管理したい企業に＞ 点検期間を明記することで、業務サイクルを把握しやすくなります。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料でダウンロード・すぐ使える＞ 費用をかけずに導入でき、コストを抑えながら業務改善が図れます。 ＜Word形式で簡単に編集可能＞ 設備名称や点検項目など、自社仕様への変更がしやすい形式です。 ＜横型レイアウトで一覧性が高い＞ 複数の点検結果を一目で把握でき、報告や共有もスムーズです。 ＜紙での運用にもしっかり対応＞ 印刷・記入・回覧・ファイリングに適した実務向けのレイアウトです。

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エクセル書式の簡単なお客様対応報告書です。 お客様情報・担当者情報・対応内容・是正処置など必要最低限を記入できるようになっています。 ロック等はかけていませんので、ご自由に変更しお使いください。

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