業務引継スケジュール表・Excel

異動や退職で業務を引き渡す前任者と受け取る後任者が、引き継ぐ作業を洗い出して日程に落とし込むための業務引継スケジュール表です。案件名・前任者・後任者・引き継ぎ期間を上部に置き、表には作業項目、作業内容、引き継ぎ開始日、引き継ぎ完了日、進捗状況の欄を12行分用意。右側は31日分の日付列で、期間の開始日を入れ替えると日付と曜日が自動で切り替わり、各作業の開始日と完了日を入力すると、その期間の日付欄がグレーで着色されます。Excel形式・A3横で無料でダウンロードできます。

■業務引継スケジュール表とは
担当者が交代する際に、引き渡す業務を項目ごとに分解し、どの作業をいつまでに引き継ぐかを一覧で示した表です。口頭の説明だけでは伝え忘れが起こりやすいため、作業単位で期日と進み具合を可視化し、優先順位を関係者で共有する目的で使われます。

■テンプレートの利用シーン
＜異動・退職までの残り期間で計画を立てるとき＞
引き継ぎ期間を入力すれば日付欄が連動し、残り日数から逆算して作業を割り付けます。
＜複数の案件を並行して引き継ぐとき＞
案件名欄を使い分ければ、案件ごとに1枚ずつ管理できます。
＜引き継ぎの進み具合を上長に報告するとき＞
進捗状況の欄に「完了」「一部済」と書き込めば、そのまま週次の報告資料になります。

■利用・作成時のポイント
＜作業は完了を判断できる単位まで分ける＞
「経理業務」ではなく「月次請求書の発行手順の説明」のように書くと管理がぶれません。
＜開始日と完了日は必ず両方を入力する＞
日付欄の色付けは完了日を基準に判定されるため、完了日が空欄のままだと帯が出ません。
＜31日を超える引き継ぎは期間を区切る＞
日付列は31日分のため、2カ月以上かかる場合はシートを複製して月単位に分けます。

■テンプレートの利用メリット
＜引き継ぎ漏れのリスクを軽減＞
作業項目と作業内容を12行分書き出すため、口頭では抜けやすい手順まで文字に残せます。
＜工程の重なりを目で確認できる＞
各作業の期間が色で表されるため、同じ週に作業が集中していないかを確かめられます。