使用証明書

退職した社員から在籍期間や仕事の内容を証明してほしいと求められた際に、人事・総務担当者が発行する使用証明書のテンプレートです。発行日と会社名・代表者名、本人の氏名・生年月日・本籍地を記す欄があります。あわせて使用期間、業務の種類、職務上の地位、基本給・諸手当・月額平均などの賃金、解雇の場合はその理由を含む退職の事由を記載できます。見本付きの版で記入の仕方も確認できます。Word形式で無料ダウンロードでき、会社情報や証明する項目を書き換えてご利用いただけます。

■使用証明書とは
会社で働いていた期間や業務内容を、会社が証明するための書面です。労働基準法により、退職者から請求があった場合は、使用期間や業務の種類などの証明書を遅滞なく交付することとされています。

■テンプレートの利用シーン
＜退職者から証明を求められた際に＞
転職先への提出などのため、元社員から発行を依頼された場面で使います。
＜在籍中の賃金を証明する際に＞
基本給や手当の内訳を示す必要があるとき、賃金欄を使って記載します。
＜退職手続きの一環として＞
退職事由を書面で確認しておきたい人事担当者の手続きに組み込めます。

■作成・利用時のポイント
＜請求された項目の確認＞
本人が求めていない事項は記入せず、依頼のあった項目だけを記載しましょう。
＜平均賃金の算出＞
月額平均や年額平均は、給与台帳の数字をもとに計算して書き入れます。
＜退職事由の記載＞
自己都合か会社都合かなど、社内の記録と食い違わない表現で書いておきます。

■テンプレートの利用メリット
＜見本付きで初めてでも安心＞
記入例を参考にできるので、発行に慣れていない担当者でも仕上げられます。
＜証明書の記載漏れ防止＞
法令で示された証明事項に沿った欄があり、書き落としを防げます。
＜再発行の手戻りを抑制＞
項目ごとに区切られた表で内容を確かめやすく、訂正による再発行を減らせます。

※本テンプレートは汎用例です。最新の労働関連法令を確認し、必要に応じて社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。