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会議の参加者名、目的などを事前に共有すると当日ぶれが無くなり、会議がスムーズに進みます。また、会議の資料として添付ファイルを利用することがありますが、見るだけでいいのか、記入する必要があるのかの指示も事細かに書きましょう。 社外の人と会議をする場合は、日時、場所など行き違いがないように注意しましょう。
発送の連絡は、いつ、どこに、なにが届くのか、その程度は最低限伝えればよいでしょう。それに加えて、在庫がもう少ないなどの付加情報、この商品をどうやってみんなが売っているのか、などの付加情報があれば、補足として書いた方がよいでしょう。
送るデータが大容量の場合には、相手に負担をかけないうように、直接メールにデータを添付するのではなく、ファイル転送サービスを利用しましょう。 その際は「事後報告」よりも、事前に伝えてあげるほうが、より親切です。 それは、受け手側からみたとき、いきなり「●●●●便」からの件名や送信者名が書かれたメールでは、‘迷惑メール’と勘違いされ、削除してしまう恐れがあるからです。 大事なデータを送る前には、ひとこと、事前に伝える心遣いをしましょう。
セミナーでのお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。セミナー時に、印象に残っている事を書き、その上でなぜ時間が欲しいのかを明確に伝える事が重要です。
訪問のお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。訪問時に、相手から質問をもらっているのであれば、その質問の整理(確認)やいつまでに答えられるのかなど、次回メールを送るための布石を打っておくことが重要です。
手伝ってもらったお礼はもちろんですが、お客さまの反応などフィードバックできる部分を伝えてあげると手伝ったスタッフも勉強になります。
セミナーに参加した日時や場所、内容など箇条書きでわかりやすく書きます。
購入品目や理由、値段など一目でわかるように箇条書きでわかりやすく書きます。
日時や場所、内容など箇条書きでわかりやすく書きます。
勉強会に参加した日時や場所、内容など箇条書きでわかりやすく書きます。
会議の招集をかける場合は、事前にどのような目的の会議なのか。不参加の場合はどうしたらいいのかなどを伝えるようにしましょう。何も考えずに会議に参加する人がいるようですがそれでは時間の無駄になります。 会議の資料として添付ファイルを利用することがありますが、見るだけでいいのか、記入する必要があるのかの指示も事細かに書きましょう。
相談のメールを送る際には、件名を見ただけで、相手がその内容の心づもりができるようなキーワードを入れるようにしましょう。 件名により、相談内容が重いのか軽いのか、あるいは、緊急性は高いのか低いのか、という事前情報が相手に伝わるので、相手の情報処理スピードが高まり、早い返信を期待できます。 また、相談内容は、ただ困っている、という感覚的なものではなく現状と、だからこうしてほしいという提案まで述べ、改善していきたいという、仕事に対しての積極的な姿勢をあらわしましょう。
サーバーメンテナンスのご案内メールを送る場合は、日時(時間も含む)の情報は必須です。 また、メンテナンスによって使用できなくなるシステムの情報やそれによって起こりうる懸念事項への処置を促す事が大切です。 件名に日時情報が入力されていると受信者側の目に止まりやすくなります。
通知文は、分かりやすく5W1Hを意識して、箇条書きで書きます。 また、社内関連部署、あるいは関連会社への‘伝達もれ’がないよう、常にリストは最新のものに更新をしておきましょう。
不具合部分を箇条書きなどでわかりやすく書きます。 また、こちらで解消日時の指定をすることは難しいですが 業務に支障が出る部分なので、いつまでに不具合部分が解消するかを 何時までに教えてほしいと伝えることで事態の緊急具合を伝えます。 また、その際に不具合が出るとどういう結果になるのか、ということを 伝えることもベターです。
なぜ執筆をお願いしたいのかという理由を書きましょう。 また執筆時に必要な概要は箇条書きでまとめて伝えるのがよいでしょう。
件名や本文から「緊急」であることが伝わるようにします。 ただし件名に「警告」という言葉を使用すると、ウィルス対策ソフトからの自動メールと誤解を受けることがあるので注意が必要です。 ウィルスの情報提供だけでなく、社員全員が「今」すべきこと、またその理由も含めると、説得力が増します。
新入社員向けの場合は、参加はほぼ強制に近いですが「強制感」を出さない事がポイントです。 必要事項だけを事務的に伝えるのではなく、受講後のメリットを伝え、研修参加へのモチベーションを上げる工夫が大切です。
在籍中のお礼と、今後に向けての抱負を書くのがベターです。 異動した後も一緒に仕事をする可能性があるので、今後の支援を お願いする一文も添えるとよいです。
作成を依頼する資料の概要を箇条書きなどにしてわかりやすく伝えるのがよいです。 また不明点などが出たときに、誰に聞けばいいのかということも伝えておくと、スムーズに仕事を進める上で有効です。
[業種]
その他
女性/50代
2026.10.09
ダウンロードさせて頂きました。とても助かりました。 出来れば、令和8年分に対応分を作成して頂けますと助かります。
[業種]
病院
女性/70代
2026.08.24
ありがとうございます。時々使わせて頂いています。今回はこちらの家系図作成ツールを使わせて下さいね。<(_ _)>
[業種]
金融・保険
男性/60代
2026.08.17
お客様のお誕生日カードとして使用予定です。老若男女問わず誰からも喜ばれるデザインなので助かります。
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