雇用証明書（シンプル版）・Excel【見本付き】

従業員から在職の証明を求められたとき、人事・総務の担当者がその日のうちに発行できる雇用証明書のテンプレートです。ふりがな・氏名・生年月日・住所・雇用年月日・勤務地・勤務内容が並び、事業所所在地・事業所名称・代表者氏名の記入欄も備えています。見本付きなので、どの程度まで書けばよいか見当がつきます。Excel形式で無料ダウンロードしてお役立ていただけます。

■雇用証明書とは
従業員が自社に在籍して働いていることを、事業主が証明する書面です。保育所の入所申込・住宅ローンの審査・扶養の確認など、勤務先の証明が要る手続きで提出します。証明日や事業所情報が抜けたまま出すと受け付けてもらえず、従業員が改めて依頼に来ることになります。

■テンプレートの利用シーン
＜保育所の入所申込に添える証明として＞
勤務地と勤務内容の欄があり、就労状況を示す資料として提出できます。
＜住宅ローンや賃貸契約の審査書類に＞
雇用年月日を明記できるので、在籍期間の裏づけとして渡せます。
＜従業員からの急な依頼に応じるとき＞
決まった様式が社内になくても、その場で体裁の整った証明書を渡せます。

■作成・利用時のポイント
＜本人情報と突き合わせる＞
提出先で照合されるので、社内の名簿と一致しているか確かめましょう。
＜勤務内容は担当業務が分かる書き方にする＞
部署名だけで終わらせず、実際に担当している仕事まで書き添えます。
＜事業所情報と代表者氏名を忘れずに埋める＞
発行元が特定できないと証明書として扱われないので、必ず記入します。
※提出先や目的によって必要な記載事項が異なるケースがあります。テンプレートは汎用版のため、必ず提出先に確認のうえ必要項目を追加してご利用ください

■テンプレートの利用メリット
＜Excel形式で自由に調整＞
行の差し込みや文言の書き換えができ、提出先が求める項目を足せます。
＜差し戻しリスクの低減＞
自社用に整備しておくことで、業務の効率化や記入漏れを防げます。