押印簿（押印記録簿・押印台帳）・Excel

総務担当者が会社の印章の使用履歴を1冊に集約し、いつ誰がどの印鑑をどの書類に押したのかをたどれるようにする「押印簿」のテンプレートです。日付・時間・文書名・提出先・部数・印鑑の種類・押印数・押印者・備考の欄が並び、押印記録簿や押印台帳として日々の記録に使えます。日付を入れると曜日が自動で表示されるため、平日と休日のどちらに押した記録なのかもひと目で把握できます。Excel形式のテンプレートとして無料ダウンロードが可能で、押印台帳を自作する手間を省けます。

■押印簿とは
会社の印章を押した書類について、日付・文書名・提出先・押印者などを記録して残す帳簿です。使用履歴が残っていないと、無断使用や押印数の食い違いが起きたときに事実を確認できません。

■テンプレートの利用シーン
＜代表者印・角印の使用管理に＞
契約書や証明書へ押印した記録を、印鑑の種類ごとに残せます。
＜押印申請の受付記録として＞
誰がどの書類のために押印を求めたのかを控えられます。
＜内部監査への提出資料に＞
一定期間の押印状況を、そのまま確認資料として示せます。

■作成・利用時のポイント
＜印鑑の種類の表記を統一＞
代表者印・角印・銀行印などの呼び方を社内でそろえ、集計時の混在を防ぎます。
＜押印数の記載＞
1つの書類に複数押した場合も実際の数を書き、部数との違いが分かるようにします。
＜備考欄の活用ルールを明示＞
持ち出しや返却の時刻など、追記する内容をあらかじめ決めておきます。

■テンプレートの利用メリット
＜記入の手間を削減＞
日付を入力すると曜日が自動表示されるので、書き添える作業が要りません。
＜無断使用リスクの低減＞
押印者と提出先が記録として残り、印章の持ち出し状況を追跡できます。
＜Excel形式で編集可能＞
月ごとにシートを複製したり、印鑑の種類の欄を増やしたりと運用に合わせて調整できます。