議事録（内容・決定事項・To Do・次回予定の各項目入り）・Word【見本付き】

会議の記録を任された担当者が、話した内容だけでなく次の行動まで書き残すための、見本付きの議事録です。作成日と作成者に続いて、議題・会議名、開催日時、場所、出席者、目的をまとめる【概要】、会議の内容・決定事項・To Do・懸案事項・添付資料を書く【議事】、予定日時と場所と内容を書く【次回の予定】、そして【備考】が1枚に並んでいます。Word形式で行の増減や言い回しの手直しに対応しており、無料でダウンロードできるため、会議の直前でも様式づくりから始めずに済みます。

■議事録とは
会議で話し合われた経緯と結論、担当者が次に取る行動を文書として残す社内記録です。出席していない関係者への共有や、後から決定の経緯をたどる場面で使われ、プロジェクトを継続的に進めるうえでの土台になります。

■テンプレートの利用シーン
＜定例会議の記録に＞
販促プロジェクトの定例会議を想定した記入見本が入っており、初めて書く人でも記載の粒度をつかめます。
＜担当者と期限の共有に＞
To Doの欄は担当者名と期日を添えて書ける形になっており、宿題の持ち主がはっきりします。
＜欠席者へのフォローに＞
出席者と目的が前半にまとまっているため、そのまま送れば会議に出ていない人にも流れが伝わります。

■利用・作成時のポイント
＜議論の経過と結論は分けて書く＞
話し合いの流れは「会議の内容」、決まったことだけを「決定事項」に振り分けると、読み手が結論を探す手間が減ります。
＜懸案事項の欄を空けたままにしない＞
結論が出なかった論点を残す欄があり、埋めておくと次回の議題づくりがそのまま進みます。
＜付属の記入見本は上書きして使う＞
見本の文字は赤色で入っています。自社の内容に置き換えたあと、文字色を黒に戻してから配布してください。

■テンプレートの利用メリット
＜実行重視の構成で業務推進をサポート＞
「会議で話して終わり」にならず、次の行動まで視野に入れた設計です。
＜記録の書き方をそろえられる＞
見本が記載の粒度を示しているため、書き手が交代しても読み手が探す場所は変わらず、社内共有の負担軽減に繋がります。