苦情へのお詫び

接客態度について顧客から苦情を受けた際に、店舗責任者や顧客対応の担当者が、謝罪の意を書面で伝えるための「苦情へのお詫び」テンプレートです。ご注意・ご指摘をいただいたことへのお礼、日頃の接客教育への言及、行き届かなかった点への謝罪、今後の指導方針、引き続きのご愛顧のお願いまで、一通に必要な流れが本文として入っています。拝啓・敬具の頭語と結語、時候のあいさつ、日付・宛名・差出人の欄も配置済みです。無料でダウンロードでき、お詫び状の作成時間を短縮できます。

■苦情へのお詫びとは
販売員の応対や商品の扱いについて顧客から指摘を受けた際に、指摘を受け止めた事実と謝罪の意、今後の改善姿勢を伝える社外向けの書面です。

■テンプレートの利用シーン
＜店頭での接客態度への苦情対応＞
販売員の応対についてお客様からご指摘をいただいた際、店舗責任者名で謝罪の書面を送付する場面に向いています。
＜電話・口頭で受けた苦情の書面化＞
その場で口頭でお詫びした案件について、あらためて書面で謝意と改善策を示す際に使えます。
＜取引先からの接遇に関する注意への返答＞
自社担当者の応対について取引先から注意を受けた場合の返信文としても調整できます。

■利用・作成時のポイント
＜指摘された場面を具体的に書き換える＞
本文の「店頭販売員の応接態度」を、実際に指摘を受けた対象と場面に合わせて記載しましょう。
＜時候のあいさつを送付月に合わせる＞
冒頭の「〇〇の候」は、送付する月にふさわしい表現へ差し替えます。
＜今後の改善策を具体的に示す＞
関係者への指導内容など、実際に取る改善策を本文の後半に加えます。

■テンプレートの利用メリット
＜スムーズに作成＞
謝罪から改善姿勢までの例文が入っており、書き出しに迷わず着手できます。
＜Word形式で編集可能＞
文面や宛名を自社の状況に合わせて書き換えて使用できます。
＜取引先への信頼確保＞
頭語・結語と時候のあいさつを備えた文面で、礼を欠かさず謝意を届けられます。