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同行のお礼と、上司であれば同行をしてもらい学んだことや次回に活かせそうなことなど、自分の気づきも書くといい印象を与えます。
会議の参加者名、目的などを事前に共有すると当日ぶれが無くなり、会議がスムーズに進みます。また、会議の資料として添付ファイルを利用することがありますが、見るだけでいいのか、記入する必要があるのかの指示も事細かに書きましょう。 社外の人と会議をする場合は、日時、場所など行き違いがないように注意しましょう。
発送の連絡は、いつ、どこに、なにが届くのか、その程度は最低限伝えればよいでしょう。それに加えて、在庫がもう少ないなどの付加情報、この商品をどうやってみんなが売っているのか、などの付加情報があれば、補足として書いた方がよいでしょう。
送るデータが大容量の場合には、相手に負担をかけないうように、直接メールにデータを添付するのではなく、ファイル転送サービスを利用しましょう。 その際は「事後報告」よりも、事前に伝えてあげるほうが、より親切です。 それは、受け手側からみたとき、いきなり「●●●●便」からの件名や送信者名が書かれたメールでは、‘迷惑メール’と勘違いされ、削除してしまう恐れがあるからです。 大事なデータを送る前には、ひとこと、事前に伝える心遣いをしましょう。
セミナーでのお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。セミナー時に、印象に残っている事を書き、その上でなぜ時間が欲しいのかを明確に伝える事が重要です。
訪問のお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。訪問時に、相手から質問をもらっているのであれば、その質問の整理(確認)やいつまでに答えられるのかなど、次回メールを送るための布石を打っておくことが重要です。
手伝ってもらったお礼はもちろんですが、お客さまの反応などフィードバックできる部分を伝えてあげると手伝ったスタッフも勉強になります。
会議の招集をかける場合は、事前にどのような目的の会議なのか。不参加の場合はどうしたらいいのかなどを伝えるようにしましょう。何も考えずに会議に参加する人がいるようですがそれでは時間の無駄になります。 会議の資料として添付ファイルを利用することがありますが、見るだけでいいのか、記入する必要があるのかの指示も事細かに書きましょう。
相談のメールを送る際には、件名を見ただけで、相手がその内容の心づもりができるようなキーワードを入れるようにしましょう。 件名により、相談内容が重いのか軽いのか、あるいは、緊急性は高いのか低いのか、という事前情報が相手に伝わるので、相手の情報処理スピードが高まり、早い返信を期待できます。 また、相談内容は、ただ困っている、という感覚的なものではなく現状と、だからこうしてほしいという提案まで述べ、改善していきたいという、仕事に対しての積極的な姿勢をあらわしましょう。
サーバーメンテナンスのご案内メールを送る場合は、日時(時間も含む)の情報は必須です。 また、メンテナンスによって使用できなくなるシステムの情報やそれによって起こりうる懸念事項への処置を促す事が大切です。 件名に日時情報が入力されていると受信者側の目に止まりやすくなります。
不具合部分を箇条書きなどでわかりやすく書きます。 また、こちらで解消日時の指定をすることは難しいですが 業務に支障が出る部分なので、いつまでに不具合部分が解消するかを 何時までに教えてほしいと伝えることで事態の緊急具合を伝えます。 また、その際に不具合が出るとどういう結果になるのか、ということを 伝えることもベターです。
なぜ執筆をお願いしたいのかという理由を書きましょう。 また執筆時に必要な概要は箇条書きでまとめて伝えるのがよいでしょう。
[業種]
福祉・介護
女性/60代
2025.01.24
住所氏名などを記入してしまって必要なくなったレターパックライトがありましたので、修正液を使うと汚くなるので、シール紙に今送る住所等を印刷をしました、綺麗に収まって満足しました。次も使えるので助かります、ありがとうございました。
[業種]
サービス
女性/50代
2024.05.23
ボランティア団体で講座を開催することになりました。 講師の方にきちんとした依頼状をお渡ししたいのですが、一から書類を作成する時間が無いので大変助かりました。
[業種]
その他
女性/50代
2024.03.31
パスワードも設定されていないため、編集の制限をOFFにしたら、元号変更できます。 再度制限をONにしたら、必要なところだけ入力できるようになっているので、とても便利。
[業種]
主婦・学生・働いていない
男性/70代
2022.09.19
テンプレートの文字の大きさを変えても印刷面に反映できないため、長いアドレスは途中で切れてしまいます。解決方法を知りたい。
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