通称名使用規程

結婚や離婚で名字が変わったけれど、仕事では旧姓を使い続けたい。外国籍の社員が日本式の名前で働きたい。

性自認に合った名前を職場で使いたい。

こうした従業員の希望に会社としてどう対応するか、悩まれている人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

この「通称名使用規程」は、従業員が戸籍上の本名とは別の名前を社内で使用することを認めるためのルールを定めた社内規程のひな型です。

届出の手続き、名刺や社員証など通称名を使える場面、給与明細や社会保険の届出など本名を使わなければならない場面を明確に区別しています。

また、通称名を使っていることや、その理由が本人の同意なく周囲に漏れないよう、プライバシー保護についてもしっかりと定めています。

届出書のフォーマットも付いていますので、規程を導入したその日から運用を始められます。

届出書は新規届出だけでなく、変更届や使用終了届としても使える様式になっており、実務での使いやすさを考えて作成しました。

近年、ダイバーシティ推進や働きやすい職場づくりの一環として、通称名使用を制度化する企業が増えています。

この規程があれば、個別対応に追われることなく、公平で透明性のあるルールのもとで運用できるようになります。

Word形式でご提供しますので、会社名や施行日の記入はもちろん、自社の実情に合わせて条文の追加・修正も自由に行っていただけます。

〔条文タイトル〕
第1条（目的）
第2条（定義）
第3条（対象者）
第4条（届出）
第5条（使用範囲）
第6条（プライバシーの保護）
第7条（変更届）
第8条（届出の取消し）
第9条（退職時の取扱い）
第10条（改廃）