注意書【本人受取欄つき】・縦・Excel【例文付き】

■注意書【本人受取欄つき】とは
従業員の服務規律上の問題や業務遂行能力の不足に対し、会社が改善を求める意思を公式に伝えるための文書です。問題の事実と改善指導の内容を明記し、本人に受領の署名を求めることで、指導の事実を客観的な記録として残します。

■利用するシーン
・無断欠勤や遅刻など、勤怠不良が口頭での注意後も改善されない従業員へ通達する場面で利用します。
・会社の信用を損なうような重大な顧客対応や、ハラスメントに該当する言動があった際に利用します。
・業務命令に従わない、または協調性を著しく欠くなど、職場の秩序を乱す行為に対して利用します。

■利用する目的
・対象となる従業員に対し、問題の重大性を認識させ、具体的な行動改善を強く促すために利用します。
・「いつ、誰が、誰に、どのような指導をしたか」を明確な形で記録し、指導の証拠とするために利用します。
・懲戒処分に至る前の段階的な指導プロセスとして、公正な労務管理を行っていることを示すために利用します。

■利用するメリット
・書面で交付することで、口頭の注意よりも事態の深刻さが本人に伝わり、真摯な反省を促せます。
・本人の受領署名があるため、指導の事実そのものを後から否定されるといった事態を避けられます。
・適切な手続きを踏んだ指導の記録は、万が一の労務トラブル発生時に会社を守る重要な資料となります。

こちらは、本人受取欄がついた注意書（Excel版）のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、従業員への適切な指導と、企業の労務リスク管理にお役立てください。