経緯報告書【社内向け】

業務中に起きたトラブルの経緯を、上司や関係部署へひとまとめに報告できる「経緯報告書」のテンプレートです。社内向けの体裁で、発生日時と場所、概要・現状・経過、原因、今後の対策と見通し、備考を順に書き込めます。宛先と発信者を書く欄、標題欄もあらかじめ用意しています。Word形式で無料ダウンロードでき、文面や項目の並びを自由に書き換えられます。

■経緯報告書とは
発生した問題について、何が起きて今どうなっているのかを時間の流れに沿って伝える社内文書です。口頭だけの報告で済ませると、判断に必要な事実が抜け落ち、上司が次の手を決められないまま事態が広がることがあります。未解決の段階でも現状を共有しておくことで、次の指示を受けやすくなります。

■テンプレートの利用シーン
＜システム障害の報告に＞
復旧作業と並行して、発生時刻や影響範囲を上司へ知らせるときに使えます。
＜取引先との行き違いの共有に＞
納品や請求の食い違いが起きた経緯を、営業と経理の間でそろえられます。
＜社内事故の第一報に＞
原因の確定を待たず、判明している範囲を先に報告できます。
＜再発防止の検討資料に＞
同じ事象が起きたときに、過去の経過と対策を見返す資料になります。

■作成・利用時のポイント
＜事実と推測を分ける＞
確認できた事実を経過に書き、原因の見立ては原因欄に分けて記します。
＜時刻まで書き込む＞
発生日時は時刻まで残しておくと、初動の遅れがあったかを後から追えます。
＜対策は見通しとセットで＞
今後の対策には、いつまでに誰が何をするかを添えて書き、見通しも記します。

■テンプレートの利用メリット
＜Word形式で編集可能＞
項目の追加や削除ができ、報告内容の量に合わせて整えられます。
＜社内の様式を統一＞
部署ごとに書き方が変わらないので、読む側が要点を探さずに済みます。
＜報告漏れの防止＞
原因と対策の欄が分かれており、書くべき内容の抜けに気づきやすくなります。