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（新型コロナウイルスの影響による）賃料支払いの猶予要望書（法人テナント用）
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新型コロナウイルスの世界的流行により、経営が悪化してしまったテナント企業様向けの「賃料支払いの猶予要望書」雛型です。 2020年3月31日付で国土交通省から出された「テナントの賃料の支払いについて柔軟な措置の実施の検討要請」に言及しております。
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これは、試用期間にもかかわらず遅刻・欠勤が頻繁である場合に、改善を促すための文書です。 1.事実の記録 試用期間中の遅刻・欠勤等の勤怠不良を客観的に記録し、本人の改善状況を確認するための証拠となる。 2.本人への改善促し 試用期間中に改善が見られなければ本採用が困難になることを明確に伝え、本人の自覚を促す。 3.会社のリスク管理 「改善の機会を与えた」というエビデンスを残すことで、不採用や契約終了の際のトラブル防止になる。
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■注意書【本人受取欄つき】とは 従業員の服務規律上の問題や業務遂行能力の不足に対し、会社が改善を求める意思を公式に伝えるための文書です。問題の事実と改善指導の内容を明記し、本人に受領の署名を求めることで、指導の事実を客観的な記録として残します。 ■利用するシーン ・無断欠勤や遅刻など、勤怠不良が口頭での注意後も改善されない従業員へ通達する場面で利用します。 ・会社の信用を損なうような重大な顧客対応や、ハラスメントに該当する言動があった際に利用します。 ・業務命令に従わない、または協調性を著しく欠くなど、職場の秩序を乱す行為に対して利用します。 ■利用する目的 ・対象となる従業員に対し、問題の重大性を認識させ、具体的な行動改善を強く促すために利用します。 ・「いつ、誰が、誰に、どのような指導をしたか」を明確な形で記録し、指導の証拠とするために利用します。 ・懲戒処分に至る前の段階的な指導プロセスとして、公正な労務管理を行っていることを示すために利用します。 ■利用するメリット ・書面で交付することで、口頭の注意よりも事態の深刻さが本人に伝わり、真摯な反省を促せます。 ・本人の受領署名があるため、指導の事実そのものを後から否定されるといった事態を避けられます。 ・適切な手続きを踏んだ指導の記録は、万が一の労務トラブル発生時に会社を守る重要な資料となります。 こちらは、本人受取欄がついた注意書（Excel版）のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、従業員への適切な指導と、企業の労務リスク管理にお役立てください。
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〔ペット可物件用〕苦情対応書
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ペット可賃貸物件を管理していると、どうしても避けられないのが入居者同士のトラブルです。 犬の鳴き声がうるさい、ベランダからペットの臭いがする、共用廊下に毛が落ちている——こうした苦情が寄せられたとき、口頭だけで注意しても「言った・言わない」の水掛け論になりがちです。 この書式は、ペットに関する苦情を受け付けた際に、問題のある入居者へ書面で改善を求めるためのものです。 苦情の内容、発生日時、改善してほしい事項を整理して伝えられるので、感情的なやり取りを避けながら冷静に対処できます。 具体的には、近隣から「夜中に犬が吠えて眠れない」という連絡があったとき、あるいは「エレベーターでリードをつけていない猫を見かけた」といった報告を受けたときに使います。 苦情の種類はチェックボックス形式になっているため、該当する項目に印をつけるだけで済み、一から文章を考える手間がかかりません。 書面の下部には入居者が記入する回答欄を設けています。 どのような対策を講じたのか、いつ改善が完了したのかを書いて返送してもらうことで、対応履歴をしっかり残せます。万が一、改善されずに問題が長引いた場合でも、過去の経緯を振り返りやすくなります。 Word形式でお渡ししますので、物件名や管理会社名、連絡先などを自由に編集してお使いください。
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