クレーム発生の不良品についての理由書

自社製品から不良品が発生した際に、原因究明の結果を上長へ報告する「理由書」のテンプレートです。品質管理担当者や製造現場の責任者が、不良品の発生した製品名・数量、原因の調査結果、担当者への注意喚起、再発防止に向けた対応方針、交換対応の状況までを1通の文書にまとめて報告できます。すでに具体的な例文が入った状態で構成されているため、書き方に迷わずそのまま自社の状況に合わせて書き換えられます。ファイル形式はWordで無料でダウンロードでき、不良品対応のたびに文面を一から考える手間を抑えられます。

■クレーム発生の不良品についての理由書とは
出荷後の商品に不良が見つかり顧客からクレームが入った際に、社内で原因を調査し、その結果と再発防止に向けた対応を書面で報告するための文書です。事実関係と対策を整理して残すことで、同様のクレームの再発を防ぐ役割があります。

■テンプレートの利用シーン
＜出荷後の不良品判明時＞
顧客からのクレームを受けて調査を行い、その結果を上長へ報告する場面で使えます。
＜人為的ミスの原因整理＞
切断ミスや検査不備など、工程のどこに原因があったかを整理して伝える場面に活用できます。
＜交換対応の記録＞
クレーム品の交換対応が完了した旨をあわせて報告し、対応状況を明確にする場面にも使えます。

■利用・作成時のポイント
＜原因は工程ごとに分けて記載＞
発生工程と検査工程など、原因を段階ごとに分けて書くと再発防止策を検討しやすくなります。
＜対応済みの内容を明記＞
交換対応や注意喚起など、すでに実施した対応を書き添えて報告の完結性を高めます。
＜数量と製品名を正確に記載＞
不良が発生した製品名と数量を具体的に記載し、影響範囲を明確にします。

■テンプレートの利用メリット
＜報告の抜け漏れ防止＞
記載欄があらかじめ整理されているため、報告内容の記載漏れ防止になります。
＜作成時間の短縮＞
理由書を都度ゼロから文章を考える手間の削減に繋がります。