顛末書

業務中に起きたトラブルの経緯と原因、再発防止の考えを上司へ報告するための顛末書です。日付、表題、宛先の役職と氏名、所属部署と氏名を書いて押印する欄が並び、本文には社用車で接触事故を起こした事例の文例が入っています。「記」以下には事故に至るまでの行動が2項目に分けて書かれ、末尾は今後の心構えで締める流れです。Word形式で状況に合わせて文面を差し替えられ、無料でダウンロードできるため、提出を急ぐ場面でも書き出しから悩まずに進められます。

■顛末書とは
社内で起きたミスや事故について、発生から収束までの経過を順を追って報告し、原因と今後の対応を上司や関係部署へ伝える文書です。責任の追及より事実の共有に重心があり、同じ事態を繰り返さないための社内記録として扱われます。

■テンプレートの利用シーン
＜社用車の事故報告に＞
走行中の状況から接触に至るまでを段階的に書いた文例があるため、車両事故の報告に近い形で使えます。
＜作業ミスや納期遅延の報告に＞
「記」以下の箇条部分を自社の経緯に置き換えれば、事務処理の誤りや納品トラブルの報告にも転用できます。
＜再発防止の姿勢を添えて提出する場面に＞
末尾に今後の対応を書く一文があり、経過の報告と改善の意思をひとつの書面で伝えられます。

■利用・作成時のポイント
＜概要と経過を書き分ける＞
前段の本文で概要、「記」以下で時系列という構成です。1項目に複数の出来事を詰め込まないほうが読み手に伝わります。
＜事実と自分の判断を混ぜない＞
見聞きした事実と、反省や今後の考えは文を分けて書くと、報告としての精度が上がります。
＜宛先と押印欄を社内規程に合わせる＞
宛先は役職と氏名、差出人は所属部署と氏名に押印する形式です。実際の決裁ルートに合わせて調整してください。

■テンプレートの利用メリット
＜報告書作成の負担を軽減＞
文例が本文に入っているため、動揺しやすい場面でも事実の記載に集中できます。
＜報告内容のばらつきを抑制＞
書き手によって記載の抜けが生じにくく、社内での情報共有の精度向上に貢献します。