社外文書 の書式テンプレート・フォーマット

ＦＡＸ送付状とは、顧客などに連絡事項を伝えるための送付状

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ＦＡＸで送るための書類、送信先や連絡先が記載されている

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■値引き要請に対する承諾状とは 取引先からの価格引下げの要請に対し、特定の条件のもとで値引きを承認する旨を通知する文書です。 特別な配慮や長年の取引関係を考慮し、値引きを受け入れる理由を述べつつ、今後の継続的な値引きには応じられないことを明示し、取引先との関係を円滑に維持するために使用されます。 ■承諾状の利用シーン ・特定の取引先からの値引き要請に応じる際の通知（例：長期取引先への配慮） ・一時的な価格調整を認める際の条件提示（例：単発の特別対応） ・今後の値引き交渉を制限するための説明（例：今回限りの特例対応を明示） ・継続的な取引を促進するための関係維持策（例：長期契約や発注増を条件に値引き） ■利用・作成時のポイント ＜値引きの承諾理由を明確に記載＞ 「貴社のご事情を拝察し、検討の結果、今回限りで承諾いたします」など、特例であることを強調する。 ＜今後の値引き対応を制限する＞ 「厳しい社会情勢のため、今後同様の値引きには対応が難しい」など、今後の基準を明確にする。 ＜今後の取引継続を促す表現を加える＞ 「引き続きご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」とし、取引の維持を図る。 ■テンプレートの利用メリット ＜取引関係の維持と円滑な価格交渉＞ 値引き条件を明確にすることで、取引先との良好な関係を維持しつつ、利益確保を目指す。 ＜値引き対応の適正化＞ 無制限な値引きを防ぎ、適正な価格設定を維持できる。 ＜文書化による取引条件の明確化＞ 書面での値引き承諾により、後のトラブルを防ぐ。

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■出品依頼書とは 企業や店舗が、デパートや催事会場へ商品を出品する際に使用する文書です。 特に、販売促進イベントや特売会などで、特定の商品を販売してもらうための依頼として用いられ、商品の納入期日や価格などの詳細を記載し、円滑な取引を進める目的で作成されます。 ■出品依頼書の利用シーン ・デパートやショッピングモールの催事への出品依頼（例：大特売会や展示販売会） ・企業や商店が特定のイベントへ商品を提供する際の依頼（例：販促イベントでの販売） ・百貨店・量販店との取引を開始する際の交渉用書類（例：新規契約のための提案） ・オンラインショップやポップアップストアへの商品提供依頼（例：委託販売契約の締結） ■利用・作成時のポイント ＜出品依頼の目的を明確にする＞ 「前回の特売会で好評だったため、今回も出品をお願いしたい」と、具体的な理由を述べる。 ＜販売条件や納入期日を明記＞ 「○○年○○月○○日までに納入」と、明確な納品スケジュールを記載し、誤解を防ぐ。 ＜打ち合わせの提案を行う＞ 「担当者が訪問し、詳細な打ち合わせをさせていただきたい」と、具体的な交渉を提案する。 ■テンプレートの利用メリット ＜取引の円滑化＞ 正式な文書で依頼することで、取引先との信頼関係を構築しやすくなる。 ＜業務効率化＞ Word形式のため、例文を参考に必要事項を入力するだけで文書作成が可能。

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借りた物品を使用中に傷つけたり、破損させてしまった場合に、正式に謝罪し、対応策を伝えるための文例・文書テンプレートです。 特に、相手が好意で貸してくれたものを破損してしまった場合には、迅速かつ誠意のある対応が求められるため、謝罪の言葉と共に、修理や弁償の意思を明確にすることが重要です。 ■利用シーン ・友人や知人から借りた物品（スーツケース・カメラ・家電など）を誤って破損させた際に、謝罪と対応を伝えるために利用。 ・会社や取引先から借用した備品を傷つけてしまい、正式に報告と謝罪を行う際に活用。 ・レンタル品を返却する際に、破損があったことを伝え、修理や弁償の対応を申し出る際に使用。 ■利用・作成時のポイント ＜事実関係を正確に伝える＞ どのような状況で破損が発生したのかを明確にし、隠さずに正直に説明する。 ＜謝罪の意を表現＞ 「私の不始末でご迷惑をおかけして申し訳ございません」など、誠意を伝える表現を入れる。 ＜対応策を明示する＞ 「修理に出しましたので、返却まで数日お時間を頂きたく存じます」といった対応策を具体的に記載し、相手に安心感を与える。 ■テンプレートの利用メリット ＜誠実な対応で信頼関係を維持＞ 早めに謝罪と対応を伝えることで、相手との関係を円滑に保つことができる。 ＜トラブルの早期解決＞ 修理・弁償の対応を迅速に行うことで、相手からの不満やトラブルの長期化を防ぐことを目指す。

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贈答品を辞退する際に使用する挨拶状のテンプレートです。相手方の心遣いに感謝を示しつつ、贈答品を辞退する理由を丁寧かつ礼儀正しく伝える文例となっています。Word形式で無料ダウンロードが可能で、適宜編集して利用いただけます。 ■贈答品辞退の挨拶状とは 企業間でお中元やお歳暮、その他の贈答品を受け取れない場合に、その旨を正式に伝える文書です。相手の好意に感謝を示しつつ、自社の方針や規定を丁寧に説明し、誤解や不快感を与えないよう配慮します。 ■贈答品辞退の挨拶状の利用シーン ・関係会社や取引先から贈答品を受け取ったものの、辞退する必要がある場合 ・企業方針や規定で贈答品を受け取れないことを説明し、相手の理解を求めたい際 ・贈答品を返送し、その経緯を通知するために正式な文書を作成する場合 ■作成時のポイント ＜感謝の意を表明＞ 相手方の心遣いや贈答の意図に対して、誠意を込めた感謝の言葉を述べます。 ＜辞退理由の明確化＞ 自社の方針や規定に基づく辞退であることを、簡潔かつ丁寧に説明します。 ■テンプレートの利用メリット ＜効率的な作成＞ 例文を参考に、贈答品辞退の意図を伝える文書が簡単に作成できます。 ＜柔軟な編集対応＞ Word形式のため、贈答品や取引先に応じて内容をカスタマイズできます。

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取引先や関係者に対し、日頃の感謝を込めて贈り物を送付することを通知する例文・文書テンプレートです。 企業の節目やキャンペーン、目標達成の報告に伴い、感謝の気持ちを伝えるためのツールとして活用され、贈答品の受け取りをスムーズにする目的もあります。Word形式で無料ダウンロードが可能です。 ■利用シーン ・取引先への感謝の贈答（例：目標達成記念、周年記念） ・季節のご挨拶とともに贈答品を送付（例：年末年始、暑中見舞い） ・プロモーションやキャンペーン特典の送付案内（例：新規契約特典、販促ギフト） ・謝礼品の送付通知（例：イベント協力のお礼、取引先への感謝） ■利用・作成時のポイント ＜感謝の意を明確に伝える＞ 「日頃のご支援への感謝を込めて」といった表現を用い、贈答の目的を伝える。 ＜贈答品の送付方法を明記＞ 「別便にてお送りしました」と記載し、受取側がスムーズに対応できるようにする。 ＜今後の取引関係を強調＞ 「引き続きのご指導ご鞭撻をお願い申し上げます」と締めくくり、今後の関係維持を促す。 ■テンプレートの利用メリット ＜取引先との関係強化＞（営業・取引先管理向け） 感謝の意を表すことで、良好なビジネス関係を維持・発展させる。 ＜スムーズな受取対応が可能＞（取引先向け） 事前に通知を行うことで、スムーズな贈答品の受取対応に繋ぐ。 ＜業務効率化＞ Word形式で適宜編集が可能のため、文書作成の時短に繋がる。

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金銭的な支援を受けた際に、感謝の気持ちを伝える内容の手紙例文・テンプレートです。 特に緊急時に資金援助を受けた場合や、身内・知人・友人から借金をした際に、お礼と返済計画を明確に伝える役割を果たします。 返済予定について言及し、相手への誠意を示すことが重要です。 ■利用シーン ・親族や友人からの緊急援助への感謝（例：治療費や生活費の貸付） ・事業資金を援助してもらった際のお礼（例：事業立ち上げの支援） ・返済計画を伝えつつ感謝の気持ちを伝える場合（例：給与やボーナスでの返済を約束） ・経済的に助けてもらった恩を伝える（例：一時的な資金繰りの援助） ■利用・作成時のポイント ＜感謝の気持ちを率直に伝える＞ 「急な申し出にもかかわらず、快く承諾していただき、誠にありがとうございました」といった表現で感謝の意を明確に示す。 ＜借金の経緯を簡潔に説明する＞ 「娘の治療費が急に必要になり、大変困っていたところ…」など、支援がどれほど助けになったかを伝える。 ＜返済予定を伝え、誠意を示す＞ 「お借りしたお金は来月のボーナスでお返しできますので、それまでの間はお言葉に甘えさせてください」と、具体的な返済計画を明示する。 ■テンプレートの利用メリット ＜誠意を込めた感謝の伝達＞（借主向け） 口頭だけでなく、文書で正式に感謝を伝えることで、相手に誠意を示せる。 ＜返済の意思を明確に伝えられる＞（双方向け） 返済計画を記載することで、貸主の安心感につながる。

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工事中の騒音により近隣住民に迷惑をかけた際に使用する謝罪文のテンプレートです。施工現場での調査結果や再発防止策を具体的に記載し、深い謝意を伝える構成となっています。Word形式で無料ダウンロードが可能で、内容を柔軟に編集して使用できます。 ■工事騒音のお詫びとは 施工に伴う騒音やその他の迷惑行為に対し、近隣住民へ正式に謝罪し、理解を求めるための文書です。問題が発生した原因や、再発防止のための具体的な対策を明記し、トラブル解決と良好な関係維持を目指します。 ■お詫び状の利用シーン ・工事中に発生した騒音や振動が近隣住民に迷惑をかけた場合 ・苦情を受け、改善策を講じた結果を報告し謝罪する際 ・新たな対策を講じた上で、地域住民への理解を求めるため ■作成時のポイント ＜問題の経緯と調査結果＞ 騒音が発生した原因や背景を簡潔に説明し、責任を明確にします。 ＜具体的な改善策の記載＞ 作業時間の制限、防音シートの使用、車両のアイドリング禁止など、具体的な対応策を示します。 ＜丁寧な謝罪文＞ 深い謝意を伝える文面とともに、再発防止への決意を述べます。 ■テンプレートの利用メリット ＜迅速な対応＞ フォーマットが整っており、謝罪文を短時間で作成できます。 ＜柔軟な編集＞ Word形式のため、現場状況や苦情内容に応じてカスタマイズが可能です。

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請求書を郵送する際の送付状です。 A4用紙に2部印刷できるようになっています。 下部に余白を持たせていますので、適宜お好きなようにアレンジしてお使いください。 （例） ・請求書以外の同封物の記載。 ・年末など、締め日についての注記。 ・差出人、送付元の情報、ロゴマークなど。

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工場見学の案内に対して丁寧なお礼を述べるための礼状テンプレートです。取引先や訪問先の担当者への感謝を伝えるフォーマルな構成となっており、文例として、見学内容の具体的な評価や今後の活用への意欲を記載しています。Word形式で無料ダウンロードが可能なため、訪問後の御礼を迅速に作成・送付する際にご活用ください。 ■工場見学の礼状とは 企業や施設を訪問した後に、案内や説明をしてくれた担当者や会社に感謝の意を示す文書です。訪問中の対応への感謝を表すことで、良好な取引関係や信頼関係を維持する役割を果たします。 ■工場見学の礼状の利用シーン ・取引先や顧客企業の工場を見学し、案内を受けた後に御礼を述べる際 ・学術機関や団体が、特定の技術や工程について説明を受けた後に感謝を伝える場合 ・見学内容が業務や研究に役立ったことを相手に伝えたい時 ■作成時のポイント ＜具体的な感謝の記載＞ 訪問内容や担当者の対応について、具体的に感謝の意を示すことで誠意が伝わります。 ＜見学内容の評価＞ 見学先の特筆すべき技術や取り組みについて評価を記載することで、相手に好印象を与えます。 ＜フォーマルな文体＞ ビジネスシーンで使用する文書のため、丁寧かつ礼儀正しい文体を心掛けましょう。 ■テンプレートの利用メリット ＜迅速な作成＞ 文例に沿って必要事項を記入するだけで御礼状を簡単に作成できます。 ＜柔軟な編集＞ Word形式のため、状況に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。

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社名を変更した際に、取引先や関係者に正式に報告し、今後の業務継続をお願いする内容のメール文例です。新社名への移行を円滑に進めるため、旧社名・新社名・変更日・連絡先部分を適宜編集してご利用ください。 ■利用シーン ・広報・総務担当者が、取引先や関係会社に社名変更を周知し、業務継続を依頼する際。 ・営業担当者が、取引先との信頼関係維持のため、個別に社名変更を案内する際。 ・経営層が、社名変更に伴う企業方針の説明やブランド戦略を取引先へ伝える際。 ■利用・作成時のポイント ＜変更内容を簡潔に記載＞ 新社名、変更日、連絡先を明確にし、分かりやすい形式で案内する。 ＜業務の継続性を強調＞ 取引や契約に影響がないことを明記し、安心感を与える。 ■テンプレートの利用メリット ＜迅速な通知が可能＞ 決まったフォーマットを利用することで、多数の取引先への通知時に役立つ。 ＜スムーズな移行をサポート＞ 社名変更に伴う混乱を防ぎ、業務継続に影響を与えない対応に繋がる。

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企業の取締役会の開催日程や議題を通知するための文例・文書テンプレートです。取締役が円滑に議論を進められるよう、事前に議題や決議事項を明確に伝える役割を持ちます。Word形式で無料ダウンロードが可能ですので、必要に応じ編集してご利用ください。 ■利用シーン ・取締役会の事務局担当者が、取締役に会議の詳細を通知し、出席を促す際。 ・会社の秘書課や総務部門が、経営会議のスムーズな進行を目的に、議題と開催情報を正式に伝える際。 ・経営陣が、戦略決定や重要事項の審議を行う取締役会の準備を円滑に進めるため。 ■利用・作成時のポイント ＜日時・場所を正確に記載＞ 開催日時と会場を明確にし、誤認や遅刻を防ぐ。 ＜報告・決議事項を明確に記載＞ 月次決算や人事関連報告など、会議で取り上げる内容を具体的に伝える。 ■テンプレートの利用メリット ＜取締役の出席率向上＞ 事前に議題を明示し、役員のスケジュール調整を考慮する。 ＜取締役会の円滑な運営＞ 会議前に重要事項を周知することで、議論を効率化し、スムーズな進行を実現。 ＜記録作成にも活用可能＞ 役員会の履歴管理や監査対応にも役立つ。

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顧客向けにキャンペーン内容を案内するための文書テンプレートです。割引情報やイベント内容を具体的に記載できる構造となっており、フォーマルかつ魅力的な表現で顧客の関心を引きます。Word形式で無料ダウンロードが可能なため、キャンペーン内容やターゲット顧客に合わせてカスタマイズしてご利用ください。 ■キャンペーン案内状とは 顧客に向けて特別なプロモーションやセールの情報を案内する文書です。割引率やキャンペーン期間などの具体的な情報を分かりやすく記載し、来店や購入を促進する役割を果たします。 ■キャンペーン案内状の利用シーン ・新商品の発売に合わせて特別セールを実施する際 ・季節ごとの販促キャンペーンや割引イベントを告知する場合 ・店舗やオンラインストアへの集客を図るための顧客通知 ■注意ポイント ＜情報の明確化＞ キャンペーンの開始日、終了日、割引率、記念品の内容などを具体的に記載します。 ＜魅力的な内容の表現＞ 顧客に対する感謝や特別感を込めた文章で、購買意欲を高めます。 ＜来店誘致の工夫＞ 地図や連絡先を記載し、顧客がスムーズに来店できるよう配慮します。 ■テンプレートの利用メリット ＜効率的な作成＞ 例文を参考に必要事項を記入するだけで完成します。 ＜柔軟な編集＞ Word形式で無料ダウンロードが可能なため、自由に編集やカスタマイズができます。

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故人が自ら命を絶たれた場合に、親族やご遺族に弔意を示すための丁寧なお悔やみ状テンプレートです。自殺に至った背景への直接的な言及を避けつつ、悲しみと共感を伝える配慮が込められた文例が含まれています。Word形式で無料ダウンロードが可能なため、状況に応じて柔軟に編集し、ご利用いただけます。 ■お悔やみ状（自殺）とは 自殺により急逝された方への哀悼の意を示し、ご遺族に対する配慮を込めて送る公式文書です。悲しみの共有と励ましの言葉を慎重に表現することで、遺族が受け入れやすい文面を目指します。 ■お悔やみ状（自殺）の利用シーン ・故人の親族や親しい友人へ、心からの弔意を伝える際 ・取引先や同僚など、ビジネスシーンでの哀悼文書として利用する場合 ・ご霊前への供物を添え、礼を尽くして追悼の意を表明したい時 ■注意ポイント ＜配慮ある文面＞ 自殺に至った経緯に直接触れず、故人の人柄や遺族への励ましを中心に記載します。 ＜控えめな表現＞ 遺族の悲嘆を考慮し、慎重で丁寧な言葉遣いを心がけます。 ＜具体的な行動の提案＞ 弔問の意思やお供え物について、明確に記載すると誠意が伝わります。 ■テンプレートの利用メリット ＜時間を節約＞ 文例を参考に、短時間で作成が可能です。 ＜柔軟な編集＞ Word形式のため、適宜編集が可能です。

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照会状とは、取引において生じる疑問点や不明点などを、相手先に問い合わせる際に用いられる書類です。質問状とほぼ同義で使われます。 取引上の疑問点や不明点などを、事前に照会状によって問い合わせておけば、その後の認識のズレを防ぐのに役に立ちます。また、照会状によって責任の所在を明確にしておけば、トラブルを防ぐことも可能です。 こちらはGoogleドキュメントで作成した、照会状のテンプレートです。無料でダウンロードが可能なので、ぜひご活用ください。 なお、本テンプレートは医療における「照会状」「紹介状」とは異なるので、ご注意ください。

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購入の意思がないにもかかわらず請求された商品代金に対し、支払いを拒否する意思を通知するための文書です。特に、訪問販売や未承諾の契約において、消費者の権利を守るために活用されます。参考例文付きのWord形式で無料ダウンロードが可能です。 ■利用シーン ・消費者が、訪問販売や誤請求によって購入の意思がない商品に対する代金支払いを拒否する際に利用。 ・クーリングオフ期間内に、販売業者へ契約解除の意思を正式に伝えるために利用。 ■利用・作成時のポイント ＜購入意思がないことを明確に記載＞ 契約の成立がないことを明確に伝え、支払い義務が発生しないことを主張する。 ＜返品対応の方法を示す＞ 業者側が対応しない場合の手段（着払い返送など）を具体的に提示する。 ＜法的根拠を補足＞ 必要に応じて消費者契約法やクーリングオフ制度に言及し、消費者の権利を強調する。 ■テンプレートの利用メリット ＜トラブルの早期解決＞ 正式な文書として通知することで、業者が迅速に対応しやすくなる。 ＜消費者の権利を守る＞ 誤請求や強引な販売手法に対抗し、適正な取引環境を維持できる。 ＜編集の柔軟性＞ Word形式で無料ダウンロードでき、適宜編集が可能。

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ある問題や議題について、意見や考えなどを述べるために作成する文書が「意見書」です。 こちらは表形式のレイアウトを採用した、Excelで作成した意見書のテンプレートです。さまざまな場合に使える、汎用性の高いものとなっています。 意見書には主に何に対する意見なのかについての件名、意見に関する具体的な内容、ほかに資料がある場合には添付資料などを記載します。 なお、個人で意見書を提出する場合のほか、代表者が従業員の意見や考えをまとめたうえで提出する場合もあります。 無料でダウンロードできる本テンプレートを、お役立ていただけると幸いです。

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取引先からの立替金返済の申し出に対し、了承の旨を丁寧に伝える「立替金返済の承諾状」テンプレートです。あらかじめ文例が含まれたWord形式として無料ダウンロードが可能で、文書には返済期限や対応についての情報も記載されており、双方の認識を統一することができます。必要事項を記入、編集してご利用ください。 ■立替金返済の承諾状とは 立替金返済の申し出に対して了承したことを正式に通知する文書です。取引先への感謝と返済手続きの予定を丁寧に伝え、信頼関係を保ちながら手続きを進めるために使用します。 ■承諾状の構成 ・日付と宛先 文書の上部に日付を記載し、次に宛先として取引先の会社名、担当者名、役職を明記します。正式な文書としての形式が整えられています。 ・発信者情報 発信者の会社名や部署、担当者名、印を記載することで、正式な確認が行われたことを示します。 ・挨拶と本文 挨拶文から始まり、取引先の繁栄を祈る言葉に続いて、承諾に至った旨を丁寧に記述します。テンプレートでは「ご要望のとおりお受けすることにいたしました」という表現で、取引先の申し出に対する承諾の意思を明確に伝える文例を記載しています。 ・返済期日と対応事項 返済手続きについて、具体的な返済期限（例：○○月○○日までに返済予定）を記載します。 ・結びの挨拶 感謝の意とともに、承諾の連絡が取り急ぎ行われている旨を述べ、丁寧に締めくくります。 ■テンプレートの利用メリット ＜迅速な通知が可能＞ テンプレートに沿って必要事項を入力するだけで、迅速に立替金返済の承諾を伝えられ、手続きがスムーズに進みます。 ＜柔軟なカスタマイズ性＞ Word形式のため、返済期日や具体的な手続き内容に応じて柔軟に調整でき、さまざまな取引シーンで活用可能です。

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振込先や入金先の銀行口座情報を正式に照会するための「照会状（質問状）」テンプレートです。適切な言葉遣いや形式により、相手に失礼なく情報提供を依頼できます。Word形式で無料ダウンロードが可能ですので、適宜編集してご利用いただけます。 ■照会状（質問状）とは 取引先や関係者に対して、必要な情報を丁寧に照会するための文書です。本テンプレートでは銀行口座の振込先や入金先を尋ねる際の例文を記載しています。 ■照会状の構成 ・日付と宛名 書面の冒頭に発信日を記載し、宛先として取引先の会社名や担当者名を明記します。 ・冒頭の挨拶 季節の挨拶と相手方の繁栄を祈る文章から始め、丁寧な印象を与えます。 例：「新春の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」 ・照会内容 照会対象である銀行口座情報（取引銀行、口座名義、口座番号など）を簡潔に記載し、回答を依頼する旨を明示します。 例：「お支払いの際に使用する貴社のお取引銀行口座をご教示いただきますよう、お願い申し上げます」 ・回答期限 回答をお願いする期限を明記します。 例：「○月○日までにご回答いただきますようお願い申し上げます」 ・結びの挨拶 依頼文の締めくくりとして再度の感謝を述べ、例文では形式的に「敬具」で結んでいます。 ■テンプレートの利用メリット ＜紹介状作成が簡単＞ テンプレートを使用することで、必要事項を記入するだけで迅速に照会状を作成できます。 ＜柔軟なカスタマイズ性＞ Word形式のため、照会内容や宛先に応じて簡単に編集可能です。書き方見本としても利用可能で、その他情報照会にもご活用いただけます。

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