カスハラ相談受付票（従業員向け）

相談窓口の担当者が、従業員からのカスタマーハラスメント相談を受け付ける際に記入する「カスハラ相談受付票」のテンプレートです。受付情報、相談者情報、事案の発生状況、心身への影響、希望する対応、引継ぎ先までを順に整理でき、チェック欄と記入欄のバランスがよく、必要事項を確認しながら記録しやすい構成です。

■カスハラ相談受付票とは
相談の初回受付内容を漏れなく記録し、その後の調査・対応につなぐための様式です。相談者の同意を得て記録し、プライバシーを厳守して保管する運用を前提としています。

■テンプレートの利用シーン
＜相談窓口の開設準備＞
窓口設置と同時に受付様式を整え、初回の相談から統一した記録を残すことができます。
＜相談対応の標準化＞
担当者が複数いる場合も同じ項目で聞き取れるため、対応品質のばらつきを抑えられます。
＜産業医・弁護士への引き継ぎ＞
相談者の心身状況や意向が整理されているため、専門家や関係部署との連携がスムーズです。

■作成・利用時のポイント
＜顧客等の具体的言動を事実ベースで記録＞
感情的な表現ではなく、発言内容や態度、回数・時間帯など事実に即した記載を心掛けることで、後日の事実関係調査や対応方針の検討がスムーズになります。
＜従業員の心身状況・業務への影響を丁寧に確認＞
精神的負担や睡眠障害、業務継続の困難さ、医療機関受診の有無を確認しておくことで、休務や配置転換、産業医面談等の要否判断に役立ちます。
＜説明事項を必ず伝える＞
守秘義務と不利益取扱い禁止の説明チェック欄を活用し、相談者の不安を最初に軽減できるようにしましょう。
＜保管ルールを決めておく＞
閲覧権限と保管期間を定めてから運用を開始すると安心です。

■テンプレートの利用メリット
＜無料で導入＞
ダウンロード後すぐに、社内の相談受付体制の整備を開始できます。
＜記録保管と後日検証に活用＞
事後検証や再発防止策の見直し、社内教育資料への展開にも活用できます。
＜Word形式で簡単に編集・更新＞
自社の運用ルールや相談窓口体制に合わせて加筆・修正しやすく、法改正や社内フローの見直しがあった場合にも柔軟に更新できます。