書類返送通知書・縦・Word【例文付き】

■書類返送通知書とは
契約書や申込書などの重要書類を相手方に返送する際に同封する、いわゆる「送付状（カバーレター）」の一種です。返送する書類の種類や部数を明記することで、送付内容を明確に伝え、丁寧な印象を与えながら、ビジネス上のやり取りを円滑に進める役割を果たします。

■利用するシーン
・署名・捺印した契約書や覚書を、取引先に返送する場面で利用します。
・確認のために預かっていた、登記簿謄本や印鑑証明書などの重要書類の原本を返却する際に利用します。
・内容に不備があったために修正を依頼された書類を、修正後に改めて返送する場面で利用します。

■利用する目的
・返送する書類の内容を相手に明確に伝え、送付物の中身を正確に確認してもらうために利用します。
・いつ、誰が、どのような書類を返送したのかを、記録として明確に残すために利用します。
・書類をただ返送するだけでなく、丁寧な挨拶を添えることで、相手方との良好な関係を維持するために利用します。

■利用するメリット
・返送した書類の種類と部数が明確になるため、送付後の「届いていない」といったトラブルを防止できます。
・送付状として礼儀正しい形式で送ることで、ビジネスマナーに則った丁寧な対応となり、企業の信頼性が向上します。
・社内での書類発送の記録としても機能し、誰がいつ発送したかの管理が容易になります。

こちらは、書類返送通知書（Word版）のテンプレートです。ダウンロードは無料なので、自社でご利用いただけると幸いです。