相談報告書・Word【見本付き】

社内で受け付けた相談内容を時系列で記録・管理できる「相談報告書」テンプレートです。相談日時や相談方法、相談者情報、相談概要、相手方情報、対応経過、再発防止策などを一つの書式で整理できるため、人事・総務部門やコンプライアンス担当者による相談対応の記録に役立ちます。プライバシー保護や不利益取扱い禁止に関する確認項目も備えており、相談者への適切な配慮を行いながら運用できます。

■相談報告書とは
社内の相談窓口が受け付けた相談内容と初動対応、確認状況、保護措置などを記録するための文書です。厚生労働省は、職場におけるハラスメント防止措置として、相談に適切に対応する体制整備、事実関係の迅速かつ正確な確認、被害者・行為者への適正な対処、再発防止、プライバシー保護、不利益取扱い禁止の周知などを求めています。

■テンプレートの利用シーン
＜ハラスメント相談の受付・記録に＞
パワーハラスメントやセクシュアルハラスメント、カスタマーハラスメントなどの相談内容を整理し、受付から対応経過まで記録できます。
＜社内相談窓口の運用管理に＞
受け付けた相談内容を統一した様式で管理し、対応履歴を残す際に活用できます。
＜再発防止や事実確認の記録に＞
相談後の調査状況や配慮措置、行為者への対応、再発防止策などを継続的に記録・管理する資料として利用できます。

■作成・利用時のポイント
＜事実と相談内容を区別＞
相談者の申告内容と、確認済みの事実が混在しないよう整理して記載することが重要です。
＜個人情報の管理を徹底＞
相談内容には機微な情報が含まれるため、閲覧権限や保管方法を明確にし、適切な情報管理を行いましょう。
＜対応経過を継続的に更新＞
受付時だけでなく、その後の調査結果や対応状況、再発防止策まで記録することで、一貫した相談対応履歴を残せます。

■テンプレートの利用メリット
＜見本付きで迷わず作成＞
記入例を参考にしながら、相談受付業務に慣れていない担当者でもスムーズに利用できます。
＜Word形式で自由に編集可能＞
自社の相談制度や承認フロー、管理項目に合わせて柔軟にカスタマイズできます。