（退職者への）給与明細送付のご案内・Word【見本付き】

退職した従業員へ最終の給与明細などを郵送するときに、封筒へ添える案内状をすぐ用意できるテンプレートです。頭語と時候のあいさつから本題、結びまでの文面が入っており、記書きには給与明細・源泉徴収票・退職証明書と、それぞれの通数の書き方が示されています。差出人欄には会社名や部署名のほか、電話番号とメールアドレスの記入欄も並んでいます。無料でダウンロードでき、送付のたびに文面を考え直す手間を省けます。

■給与明細送付のご案内とは
退職者へ書類を郵送する際に、何を何通同封したのかと問い合わせ先を伝えるための添え状です。書類だけを封筒に入れて送ると、受け取った側は同封物がそろっているか判断できず、内容の照会が人事や総務に集まりがちです。案内状を添えておけば退職者は届いた書類をその場で確認でき、会社側の照会対応も減らせます。

■テンプレートの利用シーン
＜退職後の最終給与明細を郵送するとき＞
支給額と控除額の明細を送る旨を本文で伝え、記書きに同封物を並べられます。
＜源泉徴収票や退職証明書を同送するとき＞
複数の書類をまとめて送る場合も、書類名と通数を1行ずつ書き分けられます。

■利用・作成時のポイント
＜対象月と作成日を書き替える＞
付属の例文には対象月と作成日の見本が入っているので、実際の月日に直します。
＜問い合わせ先は担当者名まで書く＞
差出人欄に部署名と担当者名、電話番号を入れ、照会先をはっきりさせます。
＜結びの一文は相手に合わせる＞
健勝と多幸を祈る結びが入っており、間柄に応じて言い回しを調整します。

■テンプレートの利用メリット
＜初めてでもスムーズに作成＞
付属の例文を参考に、書類作成を進められます。
＜Word形式で編集可能＞
自社の体裁に合わせてベースを固定しておけば、以降は必要箇所のみの編集で繰り返し使用できます。