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通勤手当(交通費)を支給する制度が定められている場合、従業員がどのような経路で通勤するのかを報告するために、会社に提出する書類が通勤届です。 通勤届を従業員に提出してもらう目的は、通勤手当がどれくらいかかるのかを計算するためです。通勤届の提出により、従業員が報告する通勤経路や費用が、妥当なのかを判断することが可能です。 また、事故などの不測の事態が発生したときのために、会社側で通勤経路を把握しておく必要があるという意味でも、通勤届を提出してもらうことは重要です。 本テンプレートは罫線タイプの通勤届(Excel版)であり、複数の通勤手段(利用する交通機関)や費用を記載することができます。 無料でダウンロードすることが可能なので、自社でご利用いただければと思います。
通勤方法の新規届けや変更の際に会社に利用する交通機関・料金・所要時間等について記載する書類
通勤届とは、自宅から会社までの通勤経路を届け出させ、通勤手当を支給するための書類
私有車を利用して通勤する場合、会社に提出するための申請書です。
特別通勤方法登録用紙、新型コロナによる緊急事態宣言期間の車通勤許可用紙。車通勤の場合登録以外の場所での事故は通勤災害になるのか?ならないのか?このような場合の覚書もついています。会社住所・自宅住所・免許NO・使用車種を記入して、地図などを張り付けで車通勤する道を大まかに登録します。渋滞などで迂回する可能性のある道路も印をつけます。大きく外れての事故は自己責任というサインもあります。以前作成した通常の通勤方法登録用紙を依頼があったので改良しています。エクセルですので自由に変更してご活用ください。
入社や引越しで通勤経路が変わった従業員が、経路と交通費を会社へ届け出るための見本付きの通勤届です。社員ID、氏名、所属部署、自宅住所、通勤開始日(変更適用日)の届出者欄に続き、自宅最寄駅と利用交通機関を1から5まで記入し、それぞれに片道・往復・定期(1カ月)の金額欄が並びます。末尾には備考欄と確認欄・承認欄も置かれています。記入済みの見本1枚と空欄1枚の2ページ構成で、Word形式のため罫線を引き直さずに自社の様式として配布できます。 ■通勤届とは 従業員の自宅住所と通勤に使う経路・交通機関、そこにかかる運賃を会社へ届け出る社内文書です。通勤手当や定期代の支給額を算定する根拠となり、経路が変わるたびに提出して人事記録として残していく書類です。 ■テンプレートの利用シーン <入社時の通勤経路の登録> 新入社員や中途入社者から、初回の経路と定期代をまとめて提出してもらえます。 <引越し・異動にともなう経路変更の届出> 通勤開始日(変更適用日)の欄があるため、いつから新しい経路に切り替わるかを明確にできます。 <運賃改定や定期券更新に合わせた再提出> 運賃が変わった年度に全社員へ配り、通勤手当の申請内容を一斉に取り直す用途にも向いています。 ■利用・作成時のポイント <乗り継ぎのある経路は交通機関ごとに分ける> 欄が5つあるため、乗り継ぎがある場合も名称と区間を分けて記載できます。 <片道・往復・定期の3つを併記する> 見本では片道293円・往復586円・定期(1カ月)9,320円と3つの金額がそろえて書かれており、支給方法を見直すときの比較材料になります。 <駅までの徒歩区間は備考欄へ> 見本の備考欄には「最寄り駅までは徒歩(所要時間:約10分)」とあり、自転車の区間もここに書き添えられます。 ■テンプレートの利用メリット <差し戻しのやり取りを減らせる> 記入欄が細かく分かれているため、記載不足による問い合わせや再提出を抑えられます。 <支給根拠をたどりやすい> 確認欄・承認欄に誰が確認し承認したかを残せるため、後から通勤手当の算定根拠を確かめる際に役立ちます。
通勤方法や自宅からの概略図を含む通勤手当申請書は、適正支給の実現・安全管理・不正防止・法令対応のための重要かつ合理的な手段です。 ①通勤手段や所要時間、使用交通機関が明記されることで、会社側が適切な通勤経路と手段を把握できます。特に最寄り駅や乗り換え、バス停の位置などが明示される概略図は、実態に即した支給額の判断材料になります。 ②提出された申請内容を基に、実際の定期代や交通費を算出・検証することが可能です。「最短かつ経済的な経路」に基づいて支給することが一般的であり、その検証に地図や経路情報は不可欠です。 ③申請者自身が通勤経路と地図を記載することで、事実確認の精度が上がり、虚偽や不正の抑止力になります。 ④労災認定の対象となる「通勤災害」は、申請された通勤経路上で発生した事故である必要があります。通勤方法・経路・地図を事前に会社側が把握しておくことは、万が一の災害時の判断資料になります。
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