旅費精算書（出張旅費精算書）・縦書き【見本付き】

出張から戻った社員が、受け取った仮払金と実際に使った旅費を突き合わせて経理へ提出するための旅費精算書です。上部に日付・所属部署・氏名・社員番号・出張先・目的・出張期間・仮払金額を記入し、明細欄には支払日、支払先、交通手段のほか交通費・宿泊費・日当・その他を費目別に20行まで書き分けられます。金額を入れると費目ごとの小計と支払金額合計が出て、仮払金額を差し引いた清算金額まで数式でつながります。記入見本のシートが別に付いた見本付きのExcel形式で、費目名や行数は自社の規程に合わせて調整できます。

■旅費精算書とは
出張や遠方への業務訪問で生じた交通費・宿泊費・日当などを費目ごとに書き出し、仮払金との過不足を確定させて会社へ報告する社内帳票です。出張旅費精算書とも呼ばれ、承認や会計処理の起点になります。

■テンプレートの利用シーン
＜仮払いを受けた出張の事後精算＞
仮払金額欄と清算金額欄がつながり、返金と追加支給のどちらになるかがその場で分かります。
＜複数日にまたがる出張の報告＞
出張期間を開始日と終了日で示し、日付ごとの移動と宿泊を1枚に並べられます。
＜経理での支払い処理と保管＞
承認印欄が3つ並び、担当者から上長までの確認の跡を残せます。

■利用・作成時のポイント
＜備考欄に区間や内訳を書き残す＞
付属の記入見本では「〇〇駅～〇△駅（〇〇駅乗換）」と乗換駅まで書いています。経路が読み取れると差し戻しが減ります。
＜日当とその他は列を分けて入力＞
費目を混ぜずに入れると、小計がそのまま費目別の集計になります。
＜出張の目的は具体的に記入＞
「営業訪問のため」のように用件が分かる書き方にすると、承認側の確認が短く済みます。

■テンプレートの利用メリット
＜精算金額の計算ミスを軽減＞
費目別の小計から支払金額合計、仮払金との差額までが数式で結ばれているため、再計算や転記に伴う誤りを抑えられます。
＜記入方法の問い合わせを削減＞
見本シートが付いているため、初めて出張する社員への説明をスキップまたは効率化できます。