経緯報告書【社外向け】

取引先へトラブルの経緯と対策を書面で報告するための、社外向け経緯報告書のテンプレートです。営業担当者や品質管理・カスタマーサポートの担当者が、発生した問題の状況を取引先へ共有する際に活用できます。トラブル発生日時・発生場所に続いて、詳細（概要・現状・経過）、原因と対策（原因・今後の対策と見通し）、備考という順に記載する構成です。通常の報告として送る前文に加えて、謝罪を伴う場合の差し替え文も収録しています。

■経緯報告書とは
業務上のトラブルについて、いつ何が起き、現在どうなっていて、なぜ起きたのかを関係者へ伝えるための文書です。社外向けの場合は、対応が続いている段階で状況を共有する役割も担います。

■テンプレートの利用シーン
＜納品トラブルや不具合を取引先へ報告するときに＞
発生日時と場所、詳細、原因と対策という順序が決まっており、内容を順に埋めていけます。
＜謝罪を伴う報告を出すときに＞
時候のあいさつに代えて使える謝罪文の例が本文中にあり、書き出しの言い回しに迷いません。
＜対応が完了する前に途中経過を伝えるときに＞
「現状」と「今後の対策と見通し」の欄があり、解決前の段階でも進行状況を整理して伝えられます。

■利用・作成時のポイント
＜差し替え用の案内文は送付前に削除する＞
謝罪文パターンの文面は書き方の案内として本文に併記されています。使わない側の文面は送付前に必ず削除してください。
＜「現状」を先に、「経過」は時系列で書く＞
読み手が最初に知りたいのは現在の状況です。概要・現状を簡潔に示し、経過は時系列に並べると伝わりやすくなります。
＜「今後の対策と見通し」に期日を添える＞
いつまでに何を完了させるかを書き添えると、相手方が対応を判断しやすくなります。

■テンプレートの利用メリット
＜書き出しの作成時間を短縮＞
通常時と謝罪時の2パターンの前文が用意されているため、状況に応じた文面を一から考えずに済みます。
＜報告の抜け漏れを防ぐ＞
詳細を概要・現状・経過に、原因と対策を原因・今後の見通しに分ける構成のため、伝えるべき要素を落としにくくなります。