面談シート（今後のフィードバックのための質問項目を記載）【見本付き】

人事担当者や管理職が、部下との定期面談で話した内容をその場で書き残すための面談シートです。面談日時と双方の所属部署・氏名に続けて、現在の職務内容と目標、進捗率、成果を上げた内容、業務の中で困っていること、業務以外で困っていることまでを順に記入できます。上司側の記入欄として、フィードバックや次の目標、気付きの欄も分かれています。無料でダウンロードして自社の進め方に書き換えてご利用ください。

■面談シートとは
面談で確かめた目標・進捗・課題と、上司の助言を1枚に残す記録用紙です。口頭だけで終わらせると、次の面談で前回何を約束したか分からなくなり、評価の根拠も示せません。進捗率を数値で残し、本人が困っていることを業務内外に分けて書いておけば、次回に何を聞くべきかがそのまま引き継げます。

■テンプレートの利用シーン
＜目標設定・進捗確認の面談で＞
上期下期の目標と達成状況を数値で残し、評価の根拠にできます。
＜育成やキャリアの相談で＞
本人の課題意識と助言を並べて書き、次の行動まで決められます。
＜働き方の悩みを聞き取るとき＞
在宅勤務や育児との両立など、業務以外の事情も分けて記録します。

■利用・作成時のポイント
＜前回の記録を読んでから臨む＞
以前の「次の目標」を確かめ、その後の変化を聞く質問を用意します。
＜成果は数値で書き留める＞
付属の見本のように達成率や件数を添えると、評価の説明がしやすくなります。
＜面談中に書き切る＞
記憶が新しいうちに埋め、清書し直す手間を省きましょう。

■テンプレートの利用メリット
＜初めてでも迷わず記入＞
付属の見本に各欄の書き方が入っており、質問の順序もそのまま使えます。
＜引き継ぎ時の確認負担を軽減＞
面談の経緯が1枚に残るので、担当が代わっても経過を追えます。
＜Excel形式で編集可能＞
欄の追加や削除ができ、自社の評価制度に合う項目へ組み替えられます。

※面談の記録内容には個人情報やセンシティブな情報が含まれる場合があります。実際の運用にあたっては、閲覧権限の管理や保存方法を自社ルールに沿って定めてください。