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伝言メモ 電話対応 PDF 無料
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電話を受けた時の伝言メモを作成しました。 3枚つづりとなっていますので 切ってお使いいただくと便利だと思います。
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来客・電話対応の多いオフィスで、担当者不在時の伝言をきれいに残したい方向けの「花のイラスト伝言メモ」テンプレートです。1ページに4種類（ピンク・オレンジ・桜・淡いブルー）の花柄デザインを配置しており、日付・時刻、宛先（様へ）、相手先（様より）、折り返し電話希望・再電話予定・伝言のみ等のチェック項目、伝言内容の記入欄、受付担当者名の記入欄まで、電話メモに必要な項目をひととおり収録しています。PDF形式でそのまま印刷して使えるほか、切り取り線に沿って4分割すれば1枚の用紙から4枚分のメモ用紙として使えます。無料でダウンロードでき、市販の伝言メモ帳を買いに行く手間や時間を省けるテンプレートです。 ■電話メモ・伝言メモとは 電話や来客対応の際、担当者が不在の場合に用件を書き留めて本人へ確実に伝えるための備忘用紙です。日時・相手先・用件・対応状況をその場で簡潔に記録できるようにすることで、伝達漏れや聞き間違いによるトラブルを防ぐ役割があります。オフィスの受付や電話台に常備しておく定番の書式のひとつです。 ■テンプレートの利用シーン ・受付や事務スタッフが来客・電話の伝言を担当者へ引き継ぐ場面 ・チームや部署内で共有の伝言メモ用紙をデスクに常備しておきたい場面 ・季節感や柔らかい雰囲気を添えたメモ用紙をオフィスに取り入れたい場面 ■利用・作成時のポイント ・折り返し電話の要否や希望日時など、対応方針が一目でわかるようチェック欄を活用する ・伝言内容は要点を簡潔にまとめ、誰が読んでも分かりやすい文字で記入する ・受付欄に記入者名を残しておくと、後から内容を確認したいときに役立つ ■テンプレートの利用メリット ・チェック形式で必要事項を記録でき、対応漏れの防止に繋がります。 ・4種類のデザインが1枚にまとまっているため、印刷して切り分けるだけで手軽に複数枚のメモを用意でき、コスト削減に直結します。
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