Excelで作るA4 1枚の備品購入の稟議書

パソコンや機器の購入について、申請理由から決裁の記録までをA4・1枚に収めた「備品購入の稟議書」のテンプレートです。決裁日・申請日・決裁番号・起案部門の欄に続き、社長から起案者までの押印欄が横並びにそろっています。申請理由・希望備品・選定理由・購入先・費用・予算内か予算外か・相見積の取得状況までを1枚で示せるうえ、区分欄には承認から否決までの選択肢が並んでいます。Excel形式で自社用の様式にも編集可能で、稟議書の作成時間を短縮できます。

■備品購入の稟議書とは
備品を買うにあたって、必要性と費用、購入先の選定理由を示して社内の決裁を求める書類です。理由や金額の裏付けが足りないと差し戻しになり、購入の時期がずれ込むリスクがあります。

■テンプレートの利用シーン
＜パソコンや事務機器の購入申請に＞
機種と台数、費用を示して決裁を求められます。
＜予算外の支出を申請するときに＞
予算内か予算外かを区分で示し、金額を書き添えられます。
＜相見積を取らずに購入する場面で＞
取得状況を明示したうえで、選定理由を説明できます。

■作成・利用時のポイント
＜申請理由は業務への影響で記載＞
なぜ必要かを業務の流れに沿って述べ、必要性が判断できるようにします。
＜購入先の選定理由の明示＞
その店や業者を選んだ理由を明記し、価格以外の判断根拠も残します。
＜相見積の取得状況を記載＞
取得済か未取得かを選び、未取得の場合は理由を選定理由に含めます。

■テンプレートの利用メリット
＜差し戻しリスクの低減＞
申請理由と選定理由の欄が分かれており、決裁者が知りたい点を埋められます。
＜引き継ぎ時の確認負担を軽減＞
決裁番号と決裁者コメントが残るので、過去の判断をたどれます。
＜Excel形式で編集可能＞
審議部門の欄や押印欄を、自社の決裁ルートに合わせて調整できます。