Excelで作る業務日報（A4・1枚）

1日の動きをA4用紙1枚に収めて上司へ提出するための業務日報です。所属部署と担当者名、報告日、出社時間と退社時間に加え、時間帯ごとの作業項目、成果数、経過報告、次回活動を並べています。さらに「今週の主な活動」と件数の目標、「明日の予定」「特記事項」、役員・部長・課長の確認欄とコメント欄まで1枚に収まっています。営業職を想定した記入例入りのため、どの粒度で書けばよいかを見ながら置き換えられます。Excel形式で、行数や項目名の調整も可能です。

■業務日報とは
その日に行った業務と結果を記録し、上司や関係部署へ共有するための社内文書です。やったことを並べるだけの作業記録とは違い、成果の数と次に取る行動をセットで書くところに役割があります。提出が積み上がることで、案件の進み具合を管理者が把握できます。

■テンプレートの利用シーン
＜訪問件数や商談数を追う営業部門で＞
時間帯、作業項目、成果数の列があり、1日の訪問や電話の本数を積み上げて報告できます。
＜新人研修やOJTの記録として＞
経過報告と次回活動を毎日書いてもらえば、指導する側が理解度を確かめやすくなります。
＜週報・月報の材料を残したいとき＞
「今週の主な活動」と目標件数の欄があり、週単位でまとめる数字がその場に残ります。

■利用・作成時のポイント
＜経過報告は事実を短く書く＞
記入例は「東京地区のリストアップ完了」のように結果だけを記しています。所感は特記事項の欄に寄せると読み手が判断しやすくなります。
＜次回活動には期日を入れる＞
「○月○日訪問」「○月○日見積提出」のように日付まで書くと、翌日以降の日報を書く起点になります。
＜就業時間欄の計算範囲を確認する＞
就業時間の欄には、退社時間から出社時間を引く式が入っています。休憩時間は差し引かれないため、実労働時間として扱う場合は式を直してください。

■テンプレートの利用メリット
＜報告内容のばらつきを抑える＞
書く欄が決まっており、担当者によって粗さが変わりにくくなります。
＜承認の流れが1枚で完結する＞
役員・部長・課長の確認欄とコメント欄が同じ用紙にあり、回覧しながら指示を書き足せます。