電話メモ02

不在中の電話を受けた際、受電内容を簡潔に記録し、担当者に伝達するための「電話メモ」テンプレートです。1枚に4区画のメモ欄を配置しており、受電担当者がチェックボックス方式で用件を素早く伝達できる実用的なフォーマットです。Word形式で無料ダウンロードしてご利用ください。

■電話メモとは
担当者不在時に外部からの電話を受けた際、発信者名・会社名・連絡先・用件・折り返しの要否などを記録し、担当者へ漏れなく伝達するための社内用メモ書面です。受電対応の標準ツールとして広く使われています。

■テンプレートの利用シーン
＜担当者不在時の受電対応で＞
外出・離席・会議中の同僚宛にかかってきた電話を受けた際、用件を整理して伝達する場面で活用できます。
＜複数担当者で電話対応する職場で＞
受付・営業事務など、電話対応が日常的な部署で、対応漏れを防ぐ統一ツールとして使えます。
＜至急の連絡を受けたときに＞
「至急」欄を使用し、対応の優先度を分かりやすく示せます。

■作成・利用時のポイント
＜受信日時を必ず記録＞
折り返し対応の優先度判断に活用します。
＜用件をチェックボックスで素早く＞
「お電話いただきたい」「またお電話します」などを選択式で迅速に伝達できます。
＜用件欄で詳細を補足＞
チェックだけでは伝わらない補足情報は用件欄に記載します。
＜受信者名で責任の所在を明確に＞
メモを記入した受電者名を明記し、必要に応じて後日の確認ができるようにします。

■テンプレートの利用メリット
＜印刷してすぐに使える＞
無料ダウンロード後、印刷するだけでオフィスのメモ用紙としてすぐに利用できます。
＜1ページに複数枚を配置＞
印刷後に切り分けて備え置くことで、日常業務に効率よく活用できます。
＜Word形式で自由に編集可能＞
会社名や記入項目、レイアウトなどを自社の運用に合わせて簡単に変更できます。