E-mailアドレス取得依頼書

社内でE-mailアドレスの発行を希望する社員に、利用上のルールを遵守する誓約とあわせて申請してもらうための文書テンプレートです。宛先・申請日・所属の記載欄に加え、業務目的以外での利用禁止、社内ネットワークでの購買行為の禁止、受信メールの日次確認、著作権など他者の権利への配慮、ファイアウォールや監視体制への同意といった遵守事項、氏名・ふりがな・押印欄、申請理由の記載欄という構成になっています。Word形式のため、遵守事項の項目や書式を自社の情報セキュリティ規程に合わせて調整でき、あらかじめルールが文章化されているため、担当者が申請ごとに説明を行う手間を省くことが可能です。

■E-mailアドレス取得依頼書とは
社内のネットワーク環境に接続してE-mailアドレスを取得・利用する際に、利用ルールを理解し遵守することを社員本人に誓約してもらうための申請書です。業務利用に限定する旨や他者の著作権・知的財産権への配慮など、社内ネットワークを安全に使うための基本ルールが盛り込まれています。

■テンプレートの利用シーン
・新入社員や中途入社者に社用のE-mailアドレスを発行する場合
・部署異動や新規プロジェクトの発足にあわせてアドレス発行を申請してもらう場合
・情報セキュリティ研修の一環として、利用ルールの遵守を書面で確認したい場合

■利用・作成時のポイント
・遵守事項は自社の情報セキュリティ規程や就業規則の内容と矛盾しないか確認する
・申請理由の記載欄を設けることで、業務上の必要性を確認できるようにする
・押印欄や社印欄を設け、申請の正式な記録として保管できるようにする

■テンプレートの利用メリット
・遵守事項があらかじめ整理されているため、担当者が口頭で説明する手間の削減に貢献します。
・誓約と申請理由を一枚で確認できるため、アドレス発行時の管理の効率化につながります。