Word書式テンプレート・フォーマット

取引先から入札への参加を依頼されたものの、事情があって辞退する際に、丁寧にお断りを伝える入札の断り状のテンプレートです。返信の頭語「復啓」で始まり、依頼を受けた日付と工事名、辞退する旨、依頼に応えられないことへのおわび、今後の配慮をお願いする結びまでを簡潔にまとめています。例文付きで辞退の理由は「諸般の都合」とぼかした表現になっており、事情を詳しく明かしたくない場合でも角を立てずに回答できる文面です。Word形式で無料ダウンロードでき、案件名や差出人を書き換えてご利用いただけます。 ■入札の断り状とは 発注者や元請けから届いた入札参加の依頼に対し、今回は参加を見送る旨を伝えるお断りの書状です。 ■テンプレートの利用シーン ＜人員や工期が合わないときに＞ 他の案件で手いっぱいなど、受注しても対応が難しい場面で使います。 ＜書面で回答を求められた際に＞ 依頼状への返信として、口頭ではなく書面で回答したいときに向いています。 ＜方針により参加を見送る際に＞ 採算や自社の方針から、今回は参加しないと判断した場面にも使えます。 ■作成・利用時のポイント ＜案件名の明示＞ どの依頼への回答かが分かるよう、相手の依頼日と工事名を正確に記載しましょう。 ＜辞退理由の検討＞ 詳しく書きにくい場合は、例文のように「諸般の都合」とまとめても差し支えありません。 ＜返信時期の確認＞ 相手の検討に影響しないよう、辞退を決めたら早めに発送します。 ■テンプレートの利用メリット ＜断り状の作成負担を軽減＞ 角の立たない言い回しがそろっているので、気を使うお断りの文面もすぐに整います。 ＜次の商談機会の確保＞ 丁寧なおわびで関係を保つことで、今後の依頼につなげやすくなります。

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入会勧誘の断り状です。協会等に入会を勧誘された際の断り状としてご使用ください。

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納入価格お問合わせへの回答書です。納入価格問い合わせがあった際の回答書としてご使用ください。

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納入品不足の詫び状です。納入品が不足していた際の詫び状および弁解状としてご使用ください。

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納期再猶予の断り状です。納期に関し、再度猶予の申し出に対し断る際の書式としてご使用ください。

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納期厳守ご注文への承諾状です。注文内容に納期厳守とあった際の承諾状としてご使用ください。

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荷造り不完全の弁解状です。発送商品が荷造り不完全であったため、破損してしまった際の弁解状としてご使用ください。

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成行注文の承諾状です。成行注文を受けた際の承諾状としてご使用ください。

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見積参加の依頼書です。他社選定見積に参加の意思がある旨を伝える際の依頼書としてご使用ください。

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身元照会に対する回答書です。自社元社員などに関する身元照会を依頼され、回答する書式としてご使用ください。

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見本品及びカタログ送付の案内状です。見本品、カタログを送付する際の案内状としてご使用ください。

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面会要求に対する断り状です。取引先等より面会の要求があった際の断り状としてご使用ください。

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マスコミの商品批判記事に対する顧客への弁解状です。マスコミに自社商品に対する批判記事が掲載された際、取引先等へ送付する弁解状としてご使用ください。

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休職辞令です。休職を要する社員に対する辞令としてご使用ください。

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購読依頼の断り状です。購読依頼を受けた際の断り状としてご使用ください。

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欠陥品返品のお願いです。自社製品に欠陥が判明した際に、返品を依頼する際の書式としてご使用ください。

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代理店契約や取引基本契約の更新期に、契約を更新せず解除する意思を取引先へ伝える「契約不更新のご通知」テンプレートです。営業担当者や経営者が、取引額が想定を下回る取引先との代理店契約を満了時に解除する場面で使えます。契約満了の年月日、更新しない旨の通知文言、解除理由、契約終了後も通常取引を続ける旨までを記載できます。Word形式のひな形のため、通知文を一から作成する手間を抑えられます。付属の例文（記入見本）を参考にすれば文面のイメージをつかみやすくなります。 ■契約不更新のご通知とは 取引先との継続的な契約関係で、更新期に「契約を継続しない」意思を書面で明確に伝える通知文です。口頭のみでは後日のトラブルにつながりやすく、解除の事実と理由を書面に残す目的で使われます。 ■テンプレートの利用シーン ＜代理店契約の更新期を迎えたとき＞ 契約満了日が近づき、取引実績を踏まえて更新を見送ると判断した際の通知に使えます。 ＜取引額が想定を下回る取引先へ対応するとき＞ 取引額が想定に届かず、契約継続の意味が薄いと判断した場合の通知に使えます。 ＜契約終了後も通常取引は続けたいとき＞ 代理店契約は解除しても、個別の取引は従来どおり継続したい場合に使えます。 ■利用・作成時のポイント ＜解除理由は事実ベースで簡潔に＞ 取引額の下回りなど解除理由は、感情的な表現を避け事実に基づき簡潔に記載します。 ＜契約満了日を明記する＞ いつをもって契約が終了するのか、書面上で誤解のないよう明確に記載します。 ＜今後の取引方針も併せて伝える＞ 解除後も通常取引を続けるかを明記し、相手先の混乱を防ぎます。 ■テンプレートの利用メリット ＜通知文作成の手間を短縮＞ 定型文が用意されているため、担当者がゼロから文章を考える負担を軽減できます。 ＜トラブル予防に貢献＞ 解除の経緯と今後の取引方針を書面で明示でき、認識違いのリスク低減につなげます。 ※本テンプレートは汎用例です。最新の法令を確認し、必要に応じて弁護士など専門家にご相談のうえご利用ください。

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計算違いに対する抗議状です。契約書内容と計算が違う際の抗議状としてご使用ください。

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経営指導の依頼書です。自社の経営指導を依頼する際の書式としてご使用ください。

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格付審査申請書です。社員より職務等級格付に対し、審査を求める際の書式としてご使用ください。

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