改訂履歴表・縦・Word【見本付き】

社内規程やマニュアルを改訂したときに、文書管理の担当者が版数と変更内容を1枚で残せる「改訂履歴表」のテンプレートです。版・改訂日・ページ・改訂内容・改訂者・承認者の欄がそろっており、どの版でどこを直し、誰が改訂して誰が承認したのかを1行ずつ積み上げて記録できます。1枚目は「個人情報保護管理規程」を題材にした見本付きで、2枚目の空欄の表には11件分の改訂履歴を書き込めます。無料でダウンロードでき、文書管理台帳の作成業務の効率化につながります。

■改訂履歴表とは
規程・マニュアル・手順書などの社内文書について、版数と改訂日、改訂したページと内容、改訂者および承認者を時系列で記録する一覧です。

■テンプレートの利用シーン
＜社内規程・マニュアルの改訂管理＞
規程を改訂した際に、版数を繰り上げて変更点と承認者を記録する場面で使えます。
＜品質マネジメントの文書管理＞
社内文書の改訂経緯を残し、審査や監査の場で提示する証跡として使えます。
＜プロジェクト文書の版数管理＞
仕様書や手順書を複数人で更新する際、どの版が最新かを関係者間で共有できます。

■利用・作成時のポイント
＜版数の付け方を先に決める＞
全面改訂は2.0、一部追記は1.1のように、見本と同じ考え方で運用ルールを決めます。
＜改訂内容は箇所とセットで書く＞
「P5～P6 個人データ取扱手順の追記」のように、ページと内容を組にして記載しましょう。
＜改訂者と承認者を分けて残す＞
改訂した担当者の欄と、承認した責任者の欄は分けて記録します。

■テンプレートの利用メリット
＜自社の運用に合わせて調整＞
Word形式で欄名や列幅を自社の文書管理ルールに合わせて変更できます。