作業手順書・Excel

現場のリーダーや業務の引き継ぎを任された方が、作業の進め方をまとめる際に便利な作業手順書です。上部に作成者名・部署・作成日、続いて作業名、作業の目的、作業期間を記し、No.1から5までの行に作業内容と注意点・ポイント、確認の欄が並びます。Excel形式のため、行を足して手順を増やしたり、列の幅を変えて説明を書き込んだりできます。無料でダウンロードしてご利用ください。

■作業手順書とは
一つの作業を順序と注意点に分けて言葉にした文書です。頭の中にある進め方を文字に落としておくと、担当者が代わっても同じやり方を再現でき、思い込みによる作業ミスを防ぐ土台になります。

■テンプレートの利用シーン
＜退職や異動にともなう引き継ぎで＞
作業期間の欄に対象の期間を書き、後任が迷う判断は注意点・ポイントの欄に残せます。
＜新しく配属された人への教育資料として＞
作業の目的を先に示す構成のため、なぜその手順が必要かを含めて伝えられます。
＜複数の拠点で同じ作業を行うときに＞
番号と確認欄をそろえた1枚を配れば、拠点ごとのやり方の違いを洗い出せます。

■利用・作成時のポイント
＜作業の目的を具体的に書く＞
何のための作業かが書かれていれば、想定外の状況でも担当者が判断しやすくなります。
＜注意点・ポイント欄には失敗例を入れる＞
過去に起きた間違いや飛ばしやすい確認を書き添えると、手順を読むだけで気をつける箇所が伝わります。
＜確認欄の使い方を決めておく＞
実施者のチェック用にも上長の承認用にも使えます。どちらで運用するかを先に決めておくと、記録として残したときに意味がぶれません。

■テンプレートの利用メリット
＜業務の属人化を抑えられる＞
手順と注意点を同じ行に並べて書ける構成のため、担当者しか知らない判断が文書として残り、引き継ぎの説明にかかる時間を減らせます。
＜手順書の形式を社内でそろえられる＞
部署ごとに様式を考える負担がなくなり、後から探す際にも見つけやすくなります。