領収書の送付状・Word【見本付き】

経理担当者や営業担当者が、取引先へ領収書を郵送するときに同封する「領収書の送付状」のテンプレートです。作成日・相手先社名・宛名から始まり、件名「領収書送付状」、頭語と結語、支払日と費用内容、同封書類として領収書1通を示すところまで1ページにまとまっています。自社名と担当者を書く表に加えて、電話番号とメールアドレスを載せる欄があるので、届いた側は問い合わせ先にすぐたどり着けます。Word形式のテンプレートとして自由に編集可能のため、送付状の作成時間を短縮できます。

■領収書の送付状とは
領収書を郵送や手渡しで届ける際に添える、送付物の内容と差出人を示す文書です。何の支払いに対する領収書なのかが伝わらないと、先方の経理処理で保留となり問い合わせが発生します。

■テンプレートの利用シーン
＜取引先への領収書の郵送時に＞
支払日と費用内容を添えて、何に対する領収書かを示せます。
＜領収書を再発行して送るときに＞
再発行の経緯を書き添える連絡文として使えます。
＜集金後の書類の手渡しに＞
訪問先へ渡す書類の内訳を、その場で確認してもらえます。

■作成・利用時のポイント
＜費用内容の具体的な記載＞
どの取引に対する支払いかが分かる書き方にし、先方の照合を早めます。
＜同封書類の通数の確認＞
領収書の通数を書いたうえで、実際の封入数と一致しているか確かめます。
＜担当者連絡先の記載＞
電話番号とメールアドレスの両方を残し、問い合わせ手段を確保します。

■テンプレートの利用メリット
＜初めてでもスムーズに作成＞
見本付きなので、あいさつ文から同封書類の書き方までそのまま参考にできます。
＜照会対応の負担を軽減＞
支払日と費用内容が本文に残るので、後日の照会にも記録として答えられます。
＜Word形式で編集可能＞
自社名や担当者、同封書類の欄を書き換え、請求書や納品書の送付状としても転用できます。