入社時の衛生教育を記載した社内取扱説明書の書式テンプレートや雛形です。新入社員や中途社員が入社した時が教えるタイミングとして最適です。
住所を変更した際に会社に変更した旨を届ける書類
外国人雇用管理表の書式・テンプレートです。外国人についてはビザなどを管理をしておく必要があります。適法・有効なビザを持たない外国人を雇用すると違法になります。 場合によっては、不法就労助長罪として処罰されることもあるので気をつけてください。
特定個人情報の取得や廃棄等の取り扱いを記録しておく用紙です。
従業員に個人番号(マイナンバー)を求める際の書式です。 両面印刷で使用するように作成してありますが,ご自由に変更しお使いください。
従業員本人・配偶者・扶養家族などのマイナンバーについて、取得から利用・保管・廃棄までの履歴を記録できる管理台帳です。社員番号・部署・取得目的・保管期間・廃棄日などの項目を横型レイアウトで一覧管理でき、複数名分の情報をまとめて把握しやすい構成です。 ■マイナンバー取得記録簿(管理台帳)とは 企業が取得した個人番号について、誰の情報を、何の目的で、いつ取得し、いつまで保管し、いつ廃棄したかを記録・管理するための書式です。番号法および個人情報保護法では、マイナンバーの利用目的を社会保障・税・災害対策等の法令で認められた事務に限定し、適切な安全管理措置を講じることが求められています。アクセス権限者・取得目的・保管期間・廃棄日などを台帳として残すことで、管理状況を社内外に説明しやすくなります。 ■テンプレートの利用シーン <従業員・扶養家族のマイナンバーをまとめて管理したい場合> 入社手続きや年末調整時のマイナンバー収集記録として使用できます。 <税務・社会保険・雇用保険手続の管理> 取得目的コードと保管期間を整理し、利用範囲を明確にしたい場面で活用できます。 <内部監査・管理体制の見直し時> アクセス権限者や廃棄責任者を明示し、管理状況を一覧で確認できます。 ■作成・利用時のポイント <取得目的コードと保管期間を紐づける> 税・社・雇などの区分を明確にし、手続きごとの法定保存期間に沿って管理します。 <破棄予定日を設定> 保存期間満了後に速やかに廃棄できるよう、日付管理を徹底します。 <Excelの並び替え・フィルター機能を活用> 部署別・取得目的別などに抽出することで、日常管理の効率が向上します。 ■テンプレートの利用メリット <横型レイアウトで大量データを管理しやすい> 複数名分の情報を一画面で確認でき、更新作業もスムーズです。 <Excel形式で集計・検索が簡単> 並び替えやフィルター機能を活用し、管理工数を削減できます。 <見本付きで導入しやすい> 記載例を参考にしながら、スムーズに導入できます。 ※最新の番号法・個人情報保護法および関連ガイドラインの改正内容を確認のうえ、自社の規程や実務に合わせて適宜カスタマイズしてご利用ください。
■身上書とは 個人の基本情報や経歴、家族構成、資格、趣味・特技などを記載し、自己紹介や身元確認のために提出する書式です。履歴書よりも詳細な生活状況や人物像を伝えることができ、採用や人事異動、社内手続きなどで活用されます。 ■利用するシーン ・新規採用や中途採用の際に、応募者の人物像や生活状況を把握する場面で利用します。 ・社内異動や昇進時に、本人の経歴や適性を確認するために利用します。 ・社員の家族構成や緊急連絡先を把握し、福利厚生や安全管理に活かす場面で利用します。 ■利用する目的 ・個人の基本情報や経歴を正確に把握し、人事判断の参考にするために利用します。 ・家族構成や連絡先を明確にし、緊急時の対応や福利厚生の適用に備えるために利用します。 ・趣味や特技などの情報から、社内コミュニケーションや配置の参考にするために利用します。 ■利用するメリット ・履歴書では把握しきれない人物像や、生活背景を把握できます。 ・緊急時や災害時に、迅速な連絡・対応が可能になります。 ・社員の適性や特性を踏まえた人員配置や、業務の割り当てがしやすくなります。 こちらは無料でダウンロードできる、Wordで作成した身上書のテンプレートです。人事判断や人員配置の参考に、ご活用いただけると幸いです。
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