商品注文書008

取引先へ商品カタログを見て注文する際に使う「商品注文書」のテンプレートです。宛先・差出人のあいさつ文に加え、カタログ掲載ページ、商品名、数量、希望納期までを記載できる構成になっており、臨時休業などで対応を急ぎたい場合の一言を添える文例も入っています。Word形式で文言を編集できるため、自社用に整備しておくことで注文のたびに一から挨拶文や体裁を作る手間を省けます。

■商品注文書とは
取引先から届いたカタログや見積書をもとに、購入したい商品と数量、希望する納期を書面で伝えるための注文文書です。電話や口頭でのやり取りだけでなく、書面で残すことで、注文内容の行き違いを防ぐ役割もあります。

■テンプレートの利用シーン
・カタログを見て商品を注文する場面
取引先から送られたカタログをもとに、掲載ページと商品名を指定して注文する場面で使えます。
・納期を急ぐ注文をする場面
臨時休業や繁忙期などで発送までに時間がかかりそうな際、早めの手配を依頼する一文を添えて使えます。
・複数商品をまとめて注文する場面
数量や商品名の記載欄をコピーして増やせば、複数点をまとめて注文する場合にも対応できます。

■利用・作成時のポイント
・カタログの掲載ページを明記する
ページ番号を添えることで、取引先が商品を特定しやすくなります。
・数量と希望納期を具体的に書く
数量や納期をあいまいにせず具体的に書くことで、手配の行き違いを防げます。
・臨時休業などの事情は早めに伝える
発送スケジュールに影響する事情がある場合は、あいさつ文の中で早めに伝えると対応してもらいやすくなります。

■テンプレートの利用メリット
＜発注業務の手間を削減＞
自社用の形式に整備しておくことで、注文のたびにかかっていた手間を削減できます。
＜手配ミスの防止＞
商品名・数量・希望納期を書面で明示できるため、口頭でのやり取りによる聞き違いや手配漏れを防ぎやすくなります。