社員緊急連絡票（緊急時連絡票・Excel）

災害や事故が起きたときに、人事・総務担当者が社員一人ひとりと確実に連絡を取るための社員緊急連絡票のテンプレートです。社員番号・所属部署・フリガナ・氏名・生年月日・住所・自宅と携帯の電話番号に加え、優先順位をつけた緊急連絡先を2件、続柄とあわせて記入できます。通勤経路と通勤時間、最寄駅から自宅までの略図を記入する欄、かかりつけ医の病院名と電話番号を残す欄も用意しています。Excel形式で無料ダウンロードできるので、自社の項目に合わせて編集してご利用ください。

■社員緊急連絡票とは
地震や台風、事故などの緊急時に備えて、社員本人と家族の連絡先を会社があらかじめ把握しておくための書式です。連絡先が古いままでは安否確認の第一報が届かず、初動が遅れるおそれがあります。

■テンプレートの利用シーン
＜入社時の提出書類として＞
緊急連絡先とかかりつけ医の情報を、入社手続きの書類とあわせて回収できます。
＜年度替わりや異動のとき＞
住所や携帯番号の変更を反映し、全社員分を最新の連絡先へ更新します。
＜防災訓練の準備をするとき＞
部署ごとの連絡網や呼び出し順を組み直し、安否確認の手順を点検する材料になります。

■利用・作成時のポイント
＜緊急連絡先は続柄も記入＞
取り次ぐ相手の間違いを防げるよう、続柄をあわせて記入を依頼します。
＜通勤経路と略図をそろえる＞
交通機関が止まったときの帰宅可否を判断する材料になるので、略図まで記入してもらいます。
＜記入日を必ず入れる＞
いつ時点の情報かを示すため、記入日の欄も空欄のままにせず記載します。

■テンプレートの利用メリット
＜自社の運用に合わせて調整＞
Excel形式なので、行や項目を足して自社の連絡ルールに沿った様式にできます。
＜初動対応リスクの低減＞
かかりつけ医の連絡先も残せるので、搬送時や家族への連絡が滞りません。