(431ページ目)「はがき・カード」の書式テンプレート・フォーマットのダウンロード

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商品発送のご連絡

発送の連絡は、いつ、どこに、なにが届くのか、その程度は最低限伝えればよいでしょう。それに加えて、在庫がもう少ないなどの付加情報、この商品をどうやってみんなが売っているのか、などの付加情報があれば、補足として書いた方がよいでしょう。

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送るデータが大容量の場合には、相手に負担をかけないうように、直接メールにデータを添付するのではなく、ファイル転送サービスを利用しましょう。その際は「事後報告」よりも、事前に伝えてあげるほうが、より親切です。それは、受け手側からみたとき、いきなり「●●●●便」からの件名や送信者名が書かれたメールでは、‘迷惑メール’と勘違いされ、削除してしまう恐れがあるからです。大事なデータを送る前には、ひとこと、事前に伝える心遣いをしましょう。

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セミナーでは、ありがとうございました

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セミナーでは、ありがとうございました

セミナーでのお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。セミナー時に、印象に残っている事を書き、その上でなぜ時間が欲しいのかを明確に伝える事が重要です。

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営業会議のお知らせ

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営業会議のお知らせ

会議の招集をかける場合は、事前にどのような目的の会議なのか。不参加の場合はどうしたらいいのかなどを伝えるようにしましょう。何も考えずに会議に参加する人がいるようですがそれでは時間の無駄になります。会議の資料として添付ファイルを利用することがありますが、見るだけでいいのか、記入する必要があるのかの指示も事細かに書きましょう。

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サーバーメンテナンスのお知らせ

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サーバーメンテナンスのお知らせ

サーバーメンテナンスのご案内メールを送る場合は、日時(時間も含む)の情報は必須です。また、メンテナンスによって使用できなくなるシステムの情報やそれによって起こりうる懸念事項への処置を促す事が大切です。件名に日時情報が入力されていると受信者側の目に止まりやすくなります。

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社内原稿執筆のお願い

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社内原稿執筆のお願い

なぜ執筆をお願いしたいのかという理由を書きましょう。また執筆時に必要な概要は箇条書きでまとめて伝えるのがよいでしょう。

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【至急】納期の確認

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【至急】納期の確認

納期遅れを伝えるには、「いつ注文したのか」「いつ納品予定なのか」「いつの段階でどうなっているのか」など、現状がどうなっているのか整理して伝えましょう。初めの催促では、対応を促すレベルで。こういったことが何度も続く場合は、もっと毅然とした態度で対応しましょう。

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【ショップ】大雪に伴う配達遅延のお知らせ

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【ショップ】大雪に伴う配達遅延のお知らせ

大雪や台風など、自然災害による配達遅延のお知らせは、まず、どこで起きているのかをわかりやすく記載する必要があります。また、すでに発送している場合は、お客さまの伝票番号と合わせて、各配送会社の荷物問い合わせシステムへのリンクを貼っておくとスムーズに荷物の配達状況がわかり便利です。

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年末年始休暇のお知らせ

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年末年始休暇のお知らせ

年末年始やGWなど長期休暇がある場合は・休暇期間・休暇中の対応 2点は必ず本文に書きましょう。また、緊急連絡先がある場合は、そちらも明記しましょう。個人で長期休暇を取る場合も、休暇期間とその際の対応など、取引がある相手にはメールで知らせましょう。

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応募書類送付のご連絡

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応募書類送付のご連絡

採用に関わる「書類送付の連絡」という、相手に自分を印象づけてもらうための大切なメールです。このメールにより、会う前から、送り手の第一印象が決まってしまうといっても過言ではありません。連絡のみのメールでも丁寧な印象ですが、「この人に会ってみたい」と相手に思ってもらうためには、もう1歩、自分のPRポイントや、採用することでどのようなメリットがあるのかなどを記載するとなお良いでしょう。

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選考結果のご連絡(合格)

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選考結果のご連絡(合格)

心を込めたメッセージを送りたい場合には、受け手の、これから新たな仲間となることへの不安と期待の思いを汲み取り、「安心して受け入れますよ」という気持ちを添えましょう。また、合否の通知は書面によるものが通常ですが、結果を少しでも早く伝える手段として、先にメールでお知らせをしてあげることも、相手の思いを‘先読み’した行動といえるでしょう。

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