従業員 の書式テンプレート・フォーマット

妊娠・出産や介護に直面した従業員一人ひとりの仕事と私生活の両立希望、勤務形態、希望する代替措置（テレワーク・時短勤務等）について、面談を通じて詳細に聴取・記録できる「個別意向聴取票（取得個別面談用）」の無料テンプレートです。Googleドキュメント版のため、複数担当者とのオンライン共有・編集もスムーズで、記録の保存・検索管理にも便利です。 ■個別意向聴取票とは 2025年の法改正により企業に義務付けられた「個別意向聴取」とは、従業員や配偶者の妊娠・出産申出時や、子が3歳になる前のタイミング等で、両立支援ニーズや取得時期、会社制度の理解度まで個別に聴き取り、会社が配慮すべき事項を確実に把握・記録するものです。 ■利用シーン ＜育児・介護休業取得予定者との面談＞ 本人希望や取得時期、代替勤務制度の活用意向をオンライン面談・社内共有で記録。 ＜両立支援や就業配慮制度説明時＞ 個別面談や説明会でGoogleドキュメント共有によりチーム運用がしやすくなります。 ＜後日のトラブル予防・証跡管理＞ 説明責任や配慮事実、就業条件記録などもクラウド上での保存が可能です。 ■利用・運用時のポイント ＜意向・配慮事項の網羅的な記載＞ 見本を活用し、面談内容、希望勤務制度、取得予定期間等の未記載防止などを考慮しましょう。 ＜説明事項理解の記録・明確化＞ 従業員が制度内容や会社説明を理解した旨を記録・電子管理もおすすめです。 ＜管理承認・押印欄等の運用＞ Googleドキュメントの履歴保存で社内承認フローや後日の証憑にも活用できます。 ■テンプレートの利用メリット ＜個別意向聴取を効率化＞ 2025年法改正要件を踏まえた設計で、企業の法令順守・両立支援推進に最適です。 ＜オンライン編集・共有でチーム運用も効率化＞ クラウド上で編集・管理でき、情報共有や検索性も大幅向上。 ＜コスト削減＞ 無料でダウンロード・編集・利用が可能です。 ※本テンプレートは参考例です。利用時の最新情報や自社規程・運用体制を確認、必要に応じて専門家（弁護士・社労士等）へ相談のうえ、ご利用を推奨します。

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従業員の就業規則違反に対して発行する、Googleスプレッドシート形式の「懲戒処分通知」テンプレートです。処分内容・理由・根拠規定を表形式で整理でき、関係部署との共有や管理も効率的に行えます。また弁明の機会付与や始末書案内などの適正手続きも反映されており、活用しやすい構成となっています。 ■懲戒処分通知とは 就業規則違反があった従業員に対し、処分の内容と理由を正式に伝える文書です。企業は適正な手続きを経て通知を行うことで、公正性・透明性を確保し、労務トラブルを予防することができます。 ■テンプレートの利用シーン ＜軽度処分（戒告・譴責など）の通知時に＞ 事実・理由・根拠を明確に記載して正式に通知できます。 ＜弁明の機会を付与した上で処分決定する際に＞ 経緯を文書化することで、手続きの適正性を証拠として残せます。 ＜社内記録や労基署対応のために＞ 通知書を保存することで、労務監査時の証拠資料として活用できます。 ■作成・利用時のポイント ＜処分理由は具体的に記載＞ 違反内容や日時を明確に記し、曖昧な表現を避けましょう。 ＜弁明機会の付与を明記＞ 手続きの公正性を示すため、弁明日や内容を記録することが重要です。 ＜到達証明を残す工夫を＞ 受領拒否時には配達証明郵便等を利用し、到達記録を確保してください。 ■テンプレートのメリット ＜Google スプレッドシート形式で共有しやすい＞ オンライン上で複数人が同時に編集・確認でき、管理効率が向上します。 ＜例文付きで実務にすぐ使える＞ 処分理由や通知文のサンプルがあるため、初めて作成する担当者も安心です。 ＜無料で導入・編集自由＞ 費用をかけずに利用でき、自社の規程に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。 ※このテンプレートは一般的なサンプルであり、実際の利用にあたっては就業規則や労働契約に応じて適宜修正してください。

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男性の育児参画を促す「出生時育児休業（産後パパ育休）」に対応した、2025年改正の育児・介護休業法に基づく「育児休業申出書」テンプレートです。分割取得や復帰予定日、説明実施状況の記録管理をGoogleスプレッドシートで簡単に行えます。 ■出生時育児休業申出書とは 子どもの誕生に際し、育児休業を取得するために提出する申請書です。 ■利用シーン ・「産後パパ育休」用の社内申請書として ・パート・契約社員にも利用可能 ・人事・労務担当者による説明履歴・記録保管用 ・提出期限や復職予定日の社内管理に ■利用・作成時のポイント ＜分割取得が可能＞ 育児休業は最大2回に分けて取得できます。スプレッドシート上に各回の期間を入力欄として設けています。 ＜制度説明の実施欄あり＞ 制度説明の実施日または予定日を記録できるため、社内での説明状況の記録管理がしやすくなっています。 ＜連絡方法の入力欄＞ 休業中の連絡先や連絡手段（電話やメール等）も記載でき、万一の際の備えになります。 ＜申出書提出期限に注意＞ 原則、休業開始日の2週間前までに申出書の提出が必要です。Googleスプレッドシートでスケジュール管理もおすすめです。 ＜雇用形態を問わず利用可能＞ 正社員はもちろん、パートや有期雇用者など幅広い従業員に活用いただけます。 ■テンプレートの特長 ＜改正法に即した安心設計＞ 2025年時点の制度・書式に則ったテンプレートで、安心してご活用いただけます。 ＜Googleスプレッドシート活用で利便性向上＞ オンライン上で編集・共有が行え、どこからでもアクセスでき便利です。履歴管理も容易です。 ＜費用不要で導入可能＞ 無料で利用できるため、コストをかけず制度対応を進めたい企業や担当者にもおすすめです。

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「従業員満足度調査」とは、企業が従業員に対して、仕事内容や職場環境、人間関係などについて、どの程度満足しているかを調査するものです。従業員満足度の英訳が「Employee Satisfaction」であることから、「ES調査」とも呼ばれます。 従業員のやりがいやモチベーションを可視化することが、この調査を実施する主な目的であり、満足度が低い場合には離職率が高くなり、業績に多大な影響を与える恐れもあります。 個々の従業員が感じる満足度というのは表面上には表れにくく、日々の業務や面談だけで把握するのは困難です。しかし、従業員満足度調査を実施することで、従業員の心情が可視化され、自社への満足度が数値的に分かるようになります。また、満足度が低い調査結果だったとしても、それに基づいて課題を発見し、対策を検討するのに役立ちます。 こちらは無料でダウンロードすることができる、従業員満足度調査で使えるGoogleドキュメント版のテンプレートです。 具体的な質問内容を記載しており、満足～不満の5段階の回答をリスト形式で選択することが可能です。質問内容を自社に合わせてカスタマイズのうえ、ご利用ください。

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企業が従業員に対して、仕事内容や職場環境などに関してどの程度満足しているかを測るのが「従業員満足度調査」です。従業員満足度を英訳すると「Employee Satisfaction」となることから、「ES調査」とも呼ばれます。 従業員満足度調査を実施する主な目的は、従業員のやりがいやモチベーションを可視化することにあります。 従業員それぞれが感じる満足度は表面上には表れにくく、日々の業務や面談だけで把握することは難しいと言えます。この点、従業員満足度調査によって従業員の心情が可視化され、自社への満足度を数値的に把握することができるようになります。 こちらはGoogleスプレッドシートで作成した、従業員満足度調査で使えるテンプレートです。具体的な質問を記載しており、満足～不満の5段階の回答をチェックボックスで選択できるようになっています。 無料でダウンロードすることができるので、自社に合わせて質問内容をカスタマイズのうえ、ご利用いただければと思います。

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作業指示書（業務指示書）とは、特定の作業やプロジェクトにおける内容や手順、注意すべき事項、具体的な指示などを従業員（作業者）に分かりやすく伝えて、スムーズに進められるように作成するものです。 こちらはGoogleドキュメントで作成した、レイアウトが縦の表形式版の作業指示書です。 作業指示書を作成する目的としては、主に「作業の効率化」や「安全性の確保」などが挙げられます。 作業の手順や内容を口頭で伝えた場合、認識違いによって従業員がミスしてしまい、作業効率が低下する恐れがあります。 また、危険を伴う作業の場合、作業指示書で注意点などを共有しておかないと、労働災害が発生する恐れもあります。 この点、作業指示書で作業の内容や手順、注意すべき事項などを共有しておけば、それらのリスクを防ぐこともできます。 無料でダウンロードできる本書式を、自社でお役立ていただければと思います。

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「従業員名簿」とは法定三帳簿の1つであり、従業員の氏名、雇用年月日や退職年月日などの情報を記したものです。企業の大小に関係なく、従業員を雇い入れる際には、労働基準法に基づいて作成が義務付けられています。 従業員名簿は労働者名簿とも呼ばれており、その作成や整備は労働基準監督署のチェック対象となります。従業員名簿を作成していない場合や、記載された情報に不備がある場合には、是正勧告が言い渡されたり、罰金を支払ったりすることもあるので注意が必要です。 こちらはGoogleドキュメントで作成した、無料でダウンロードできる名簿形式の従業員名簿です。性別をリストで選択できる仕様となっており、自社でお役立ていただけると幸いです。

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従業員の基本情報をリスト形式で整理・管理できる、Googleドキュメント対応の従業員名簿テンプレートです。 「氏名」「フリガナ」「生年月日」「性別」「住所」「連絡先」などの個人情報に加え、「雇用保険」「健康保険」「厚生年金」などの保険加入状況や、「雇用年月日」「退職年月日」「死亡年月日」などの履歴情報まで網羅された構成です。 緊急連絡先や備考欄も設けられており、人事・労務管理や法定帳簿整備にも対応可能な無料フォーマットです。 ■従業員名簿とは 企業が労働者の雇用状況や個人情報を一元的に管理するために作成する帳票です。企業規模に関わらず、労働基準法第107条により作成義務が定められています。労働基準監督署のチェック対象となるため、正しく作成・整備しているかどうかは、企業の労務管理の評価につながります。従業員名簿を作成していない場合や、記載された情報に不備がある場合には、労働基準監督署から是正勧告が言い渡されるケースや、罰金を支払わなくてはならないケースもあるので、注意が必要です。 ■テンプレートの利用シーン ＜従業員の雇用情報を記録する際＞ 基本情報から雇用履歴、保険加入状況まで一括管理したい場面に最適です。 ＜労基署や監査対応用の法定帳簿として＞ 記載項目が網羅されており、提出用や保存文書としての要件にも対応します。 ＜人事・労務・管理部門の情報共有に＞ Googleドキュメント形式により、リアルタイムでの情報更新・共有が容易です。 ■利用・作成時のポイント ＜必須項目を正確に入力＞ 氏名・雇用日・連絡先・保険番号など、最新情報であることを確認します。 ＜履歴・資格などは簡潔に記録＞ 異動歴・資格保持情報は、定期的に見直しを行います。 ＜緊急連絡先の管理を徹底＞ 有事の際の連絡体制整備として、連絡先の定期的な更新も重要です。 ■テンプレートの利用メリット ＜運用が柔軟＞ 社内メンバーとの共同編集・クラウド保存に最適な形式です。 ＜無料で繰り返し使用可能＞ 部署ごと・拠点ごとなどに分けて必要に応じたコピー・編集が可能です。

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従業員の退職事実を証明するための無料テンプレートです。退職日や勤務期間、所属部署、役職名などを正確に記載でき、Googleスプレッドシート形式でクラウド上での編集・共有が簡単。社内手続きや外部提出用の書類としても使いやすく、見本付きのため初めて作成する方でも安心です。退職の理由はチェックボックスで選択が可能な実用的なフォーマットです。 ■退職証明書とは 従業員が企業を退職したことを正式に証明するためのビジネス文書です。 主に転職活動や社会保険の手続き、金融機関への提出などで必要とされ、退職日・勤務期間・所属部署・役職名などの情報を正確に記載することが求められます。 ■利用シーン ・転職活動時に退職証明書を求められたときに ・社会保険や年金の手続きに必要な場合に ・社内の退職処理や人事記録の整備に ・小規模事業者が従業員向けに発行する際に ■利用・作成時のポイント ＜退職日・勤務期間・役職名を正確に記載＞ 証明書としての信頼性を保つため、事実に基づいた情報を記入しましょう。 ＜発行日と発行者情報を忘れずに記載＞ 証明書の有効性を担保するため、発行日・会社名・担当者名の記載は必須です。 ＜フォーマルな文調とレイアウトを意識＞ 社外提出を前提とした文書のため、ビジネスマナーに配慮した表現を心がけましょう。 ＜提出先の要件を必ず確認＞ 退職者の請求内容や提出先の要件に応じて、記載項目を調整することが重要です。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料で今すぐ使える＞ コストをかけずに、退職証明書を作成できます。 ＜Googleスプレッドシートで編集・共有が簡単＞ クラウド上での管理が可能なため、複数人での確認や修正もスムーズです。 ＜ビジネスマナーに配慮された構成＞ 初めて証明書を作成する方でも安心して使える、定番のフォーマットです。 ※テンプレートはあくまで「雛形」であり、実際の発行時には退職者の請求内容や自社の事情に合わせて編集・確認してご利用ください。

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出勤停止の懲戒処分通知書とは、会社が従業員に対して出勤を禁止する懲戒処分を通知するための文書です。この通知書は従業員が就業規則に違反した場合に、処分の内容や理由を明確にする目的で発行されます。 出勤停止の懲戒処分通知書を発行することは、「法的証拠の確保」「従業員への明確な説明」「企業秩序の維持」などの点でメリットがあります。 書面で通知をすることは、後にトラブルや紛争となった際に、会社が適法に懲戒処分を行なったという証明の重要な証拠となります。 また、懲戒処分の理由や内容、問題視されている点などが、書面にすることで正確に伝わり、再発を防止するのに役立ちます。 さらに、企業が規律を重視するのをほかの従業員に対して示せるため、職場全体で規律が守られる環境を促進することができます。 こちらは無料でダウンロードできる、出勤停止の懲戒処分通知書のテンプレート（Word版）です。内容を編集のうえ、ご利用いただければと思います。

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取引先との会食や出張費用など、日々発生する経費を一覧管理できる「経費管理表」です。日付・勘定科目・内容・支払先・金額・備考を横並びで整理できる形式となっており、経費の種類や支出先をひと目で確認できます。Word形式のため、印刷して手書き記入する運用はもちろん、自社仕様に合わせて項目を追加・編集することも簡単です。 ■経費管理表とは 社内で発生する各種支出を記録・集計するための補助的な管理表です。勘定科目ごとに経費を整理することで、月次の支出状況を把握しやすくなり、経費精算や会計処理の効率化、決算資料作成の補助に役立ちます。 ■テンプレートの利用シーン ＜経費精算の提出書類として＞ 従業員が出張費や会議費を精算する際に、記録表として利用可能です。 ＜月次の経費集計・管理に＞ 交通費・通信費・交際費などを一覧化し、無駄な支出を把握できます。 ＜監査や決算資料の補助に＞ 領収書と照合することで、経費証憑の裏付け資料としても利用できます。 ■作成・利用時のポイント ＜勘定科目ごとに整理＞ 交通費・接待交際費・備品費などを区分けして記録することで、会計処理が効率化されます。 ＜備考欄を活用＞ 領収書番号や同行者の有無など補足を記載すると、後日の確認がスムーズです。 ＜合計金額を定期確認＞ 月次や四半期単位で合計を確認することで、予算超過の防止や経費削減の検討に役立ちます。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料で使えるWord形式＞ コストをかけずに経費管理体制を整備可能です。 ＜把握しやすい横型レイアウト＞ 複数の経費項目を横に並べて管理でき、視認性に優れています。 ＜カスタマイズが容易＞ 自社の勘定科目や管理方法に合わせて、列や行を自由に編集可能です。

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有給休暇の運用をスムーズに整えるための「年次有給休暇の計画的付与に関する協定書」です。労働基準法第39条第5項に基づき、一斉付与・班別付与・個人別付与のいずれの方法にも対応できる3つの文例を収録しています。取得率向上に向けた目標設定（政府目標70％）、時間単位年休制度（法定上限5日〔40時間〕まで）、労働者への周知義務に対応し、企業が労使協定を効率的に整備できる構成です。法改正の準備はこれから、という企業の人事部や管理部門の担当者の業務効率化にお役立ていただけます。 ■年次有給休暇の計画的付与とは 労働基準法第39条に定められた制度で、法定の5日分を除く残りの有給休暇を労使協定に基づき計画的に付与できる仕組みです。企業の業務運営と従業員の休暇取得を両立させ、取得率向上と長時間労働是正につながります。 ■テンプレートの利用シーン ＜事業場全体の一斉休業に＞ 夏季休暇や年末年始に合わせた一斉付与に活用可能です。 ＜部門・班ごとの交替取得に＞ 班別付与型を使えば、業務を止めずに年休取得率を向上できます。 ＜個人ごとの計画付与に＞ 個人の希望を尊重しつつ休暇を確保できます。 ■作成・利用時のポイント ＜法定5日分の自由取得を確保＞ 計画的付与は、年5日分の時季指定義務に充てる部分を除いた残余の年休についてのみ設定可能です。 ＜取得率70％達成を目標に＞ 取得率改善が重視されており、協定書にも目標設定を入れましょう。 ＜時間単位取得の活用＞ 労使協定を締結することで、年間付与日数のうち5日（40時間）分を上限に時間単位の取得が可能です。 ■テンプレートの利用メリット ＜無料ダウンロードですぐに利用可能＞ 文例付きのため、協定書を短時間で作成できます。 ＜Word形式で自由に編集可能＞ 自社の勤務形態に合わせてカスタマイズが可能です。 ＜3種類の協定方式に対応＞ 一斉・班別・個人別の3パターンの例文があり、業種・規模を問わず利用できます。 ※本テンプレートは労働基準法第39条に基づく計画的付与に対応した例文です。締結の際は、事業場の勤務形態や労使協議の状況に応じて修正してください。

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従業員満足度を把握し、職場環境の改善や組織の成長に活用できる調査用テンプレートです。各質問項目は仕事や上司、職場環境、処遇、福利厚生、会社の経営方針など幅広い内容を網羅しており、従業員の本音を引き出す設計となっています。日常業務や面談だけでは見えにくい個々の感情を、調査を通じて明確に捉えることができ、集計結果は課題の特定や改善施策の検討、職場環境の改善や従業員のモチベーション向上に繋がる具体的なアクションの計画に繋げることが可能です。Word形式で無料ダウンロードができますので、適宜編集してご利用ください。 ■従業員満足度（ES）調査とは 職場環境や業務内容に関する従業員の満足度を測定するための調査のひとつです。従業員が自社に対してどれだけ満足しているのか、数値として把握することができ、調査結果を分析し、効果的な人材育成や課題解決に役立つインサイトを得ることができます。 ■テンプレートの構成 ・基本情報 お名前、性別、所属部署、在籍年数、年齢などの記入欄を設け、回答者の背景情報を把握可能です。 ・調査項目 以下のカテゴリに分けて満足度を5段階で評価： 　仕事に関する満足度（例：役職に見合った仕事内容ややりがい） 　職場環境に関する満足度（例：人間関係やチームワークの充実度） 　上司に関する満足度（例：指導やコミュニケーションへの評価） 　会社の風土（例：経営層とのコミュニケーション、ハラスメント防止の徹底） 　処遇と福利厚生（例：給与や教育制度、勤務形態の柔軟性） 　経営方針への共感（例：会社のビジョンへの理解や目標達成への貢献意欲） ・自由記述欄 従業員の意見や感想を自由に記載できるスペースを設け、深いインサイトを得ることができます。 ■テンプレートの利用メリット ＜組織の課題を可視化＞ 詳細な質問項目により従業員の満足度を定量的・定性的に把握。課題の優先順位を明確化します。 ＜簡単に編集・アレンジ可能＞ Word形式のため、質問項目を自社の事情に合わせて柔軟に調整可能です。

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「保険料控除申告書」とは、年末調整で保険料控除を申告するための重要な書類です。 正式名称は「給与所得者の保険料控除申告書」であり、従業員が支払った保険料（※生命保険料や地震保険料、社会保険料など）に基づいて所得税や住民税の控除を受けるために必要です。 この申告書を提出するときには、各種控除証明書（※生命保険料控除証明書など）も添付する必要があります。 なお、最近は保険会社からの控除証明書を電子データで受け取り、それを提出することも可能というケースもあります。 こちらは無料でダウンロードできる、「令和6年分保険料控除申告書／入力用」のテンプレート（PDF版）です。自社の年末調整にご活用ください。なお、国税庁のホームページからでも、無料でダウンロードすることができます。 ※出典：国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/users/gensen/nencho/shinkokusyo/index.htm）

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「懲戒処分通知書」とは、会社が懲戒処分を行うときに、従業員に対して送付する書類です。 企業秩序や職務規律に違反した従業員に対して、会社が実施する制裁罰のことを「懲戒処分」と言い、会社が従業員に対して懲戒処分を行う場合、その理由を記載して通知する必要があります。 懲戒処分通知書を作成することにより、以下のようなメリットがあります。 ・懲戒処分の理由と内容を正しく伝えられる ・会社側で適法に懲戒処分をしたという証拠になる ・従業員が懲戒処分の重さを自覚してもらうきっかけになる こちらのテンプレートは、Excel版のけん責に関する懲戒処分通知書です。「けん責」は厳重注意のうえ、始末書を提出させる、懲戒処分のなかでも軽いものになります。 本テンプレートのダウンロードは無料なので、自社でご利用ください。

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個人情報の第三者提供に関する同意を取得するためのシンプルな同意書テンプレートです。個人情報の利用目的や提供先を明示し、同意を得ることで個人情報保護に関する法的要件を満たしつつ、安心して情報提供が行えるよう配慮されています。Word形式で無料ダウンロードが可能で、必要事項を記入するだけで簡単に利用できます。 ■個人情報の第三者提供に関する同意書とは 企業が取得した個人情報を第三者に提供する際に、本人から同意を得るための書類です。 ■同意書の利用シーン ・個人情報の提供に際しての同意取得時（例：業務提携先や委託先への情報提供に際し、事前に同意を得る） ・個人情報の利用目的を明示する際（例：収集した個人情報の具体的な利用目的を記載し、透明性を高める） ・顧客や従業員からの信頼確保（例：本人の権利を尊重し、情報提供に関する合意形成を行う） ■注意ポイント ＜提供先や利用目的の明確な記載＞ 個人情報の提供先や利用目的を具体的に記載し、透明性を確保します。 ＜本人の意思確認と署名欄＞ 署名欄を設け、本人が意思確認のうえで同意していることを記録します。 ＜個人情報保護法に準拠した内容＞ 同意書は個人情報保護に関する法的要件を考慮し、適切に記載することが求められます。 ■テンプレートの利用メリット ＜迅速な同意取得が可能＞ テンプレートに提供先や目的を記入することで基本的な同意書を作成できます。 ＜柔軟なカスタマイズ性＞ Word形式のため、提供先や利用目的に応じて簡単に編集して活用いただけます。

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■〔育児〕子が3歳になる前 個別周知・意向聴取書とは 育児中の従業員から、仕事と育児の両立に関する具体的な希望条件や制度の利用期間を聞き取り、記録するために使用するものです。勤務時間帯や勤務地、所定外労働や深夜業の制限など、個別事情に基づく要望を整理し、事業主が今後の対応方針を検討するための基礎資料とします。 ■利用するシーン ・子が3歳に達する前に、勤務条件や両立支援制度の利用期間など、具体的な希望を聴取する場面で利用します。 ・障害や医療的ケアが必要な子を育てる場合など、特別な配慮が必要な条件を確認する場面で利用します。 ■利用する目的 ・従業員一人ひとりの事情を正確に把握し、適切な勤務条件や支援策を検討するために利用します。 ・制度利用に伴う業務の調整や、人員配置をスムーズに進めるために利用します。 ■利用するメリット ・個々の事情に沿った柔軟な勤務条件の設定が可能になり、従業員の満足度向上につながります。 ・特別な配慮が必要なケースにも迅速かつ的確に対応でき、職場内の信頼構築に寄与します。 ・制度利用開始前の聴取により、導入後のトラブルや誤解を未然に防げます。 こちらは、PDF版の「〔育児〕子が3歳になる前 個別周知・意向聴取書」のテンプレートです。無料でダウンロードすることが可能なので、ご活用ください（※厚生労働省のホームページでも入手可能）。 ※出典：厚生労働省（https://www.mhlw.go.jp/） ※本テンプレートの見本は、利用者の利便性向上を目的としてbizoceanが作成した参考例です

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■〔育児〕子が3歳になる前 個別周知・意向確認書とは 子どもが3歳になるまでの間に従業員が育児と仕事を両立できるよう、事業主が制度の内容を個別に説明し、利用の意向を確認するために使用するものです。多様な働き方や両立支援制度の選択肢を明確に示し、本人の希望を把握することで、制度利用の円滑化と職場環境の向上を図ります。 ■利用するシーン ・子が3歳に達する前に、短時間勤務や所定外労働の制限といった選択肢を提示し、本人の意向を把握する場面で利用します。 ・育児中の従業員に対し、始業・終業時刻の繰上げや繰下げ、テレワークなど制度の詳細を案内し、利用の希望を確認する場面で利用します。 ■利用する目的 ・制度の内容を正確に伝え、従業員が自らに合った制度を選択できるようにするために利用します。 ・本人の希望を事前に確認し、業務体制や人員配置を計画的に整えるために利用します。 ■利用するメリット ・事前の意向把握により、業務調整や引き継ぎが円滑に行え、職場全体の効率改善につながります。 ・制度利用に関する誤解や情報不足を防ぎ、従業員の安心感を高められます。 ・両立支援制度の活用を促進し、離職防止や人材の定着に寄与します。 こちらは無料でダウンロードできる、PDF版の「〔育児〕子が3歳になる前 個別周知・意向確認書」のテンプレートです。ぜひご活用ください。 なお、厚生労働省のホームページでも入手することが可能です。 ※出典：厚生労働省（https://www.mhlw.go.jp/） ※本テンプレートの見本は、利用者の利便性向上を目的としてbizoceanが作成した参考例です

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個人情報の取得・利用・管理および漏えい時の対応について、社員・関係者へ周知するための通知書です。個人情報保護法および同法に基づくガイドラインに沿った基本的な取扱い方針から、第三者提供、本人対応、漏えい等発生時の報告・本人通知フローまでを整理した構成となっています。Word形式で編集しやすく、例文付きのため、スムーズに作成・運用可能です。 ■個人情報取り扱いの通知書とは 企業が取り扱う個人情報について、取得方法・利用目的・第三者提供・安全管理措置・本人の権利対応・漏えい時の対応方針などを明示し、社内外の関係者に周知するための通知文書です。 個人情報保護法に沿った基本的な考え方を文書化することで、従業員一人ひとりの理解を促し、組織全体での適切な個人情報管理体制の構築につながります。 ■テンプレートの利用シーン ＜社員・役員への個人情報取扱いルール周知に＞ 日常業務で守るべき基本ルールを通知書として明確に伝えることができます。 ＜個人情報漏えい対応マニュアルの策定と並行して＞ 漏えい等発生時の社内報告フローや通知窓口、個人情報保護委員会への報告の要否・基準を整理するための基盤文書として機能します。 ■作成・利用時のポイント ＜自社の相談窓口・連絡先を明確に記載＞ 担当部署や連絡先を具体的に記載し、問い合わせや報告が滞らないようにしましょう。 ＜関連規程・マニュアルとの整合性を確認＞ 個人情報保護規程や漏えい対応マニュアルと内容が矛盾しないよう注意が必要です。 ＜定期的な見直しを前提に＞ 法改正やガイドライン改定、業務内容の変更に応じて、定期的に更新通知することが重要です。 ■テンプレートの利用メリット ＜例文付きで使いやすい＞ 専門的な表現を一から考える必要がなく、スムーズに文書を整備できます。 ＜Word形式で編集・配布が簡単＞ 自社の実務に合わせて簡単に編集・印刷可能です。 ※個人情報の漏えい等が発生した場合の個人情報保護委員会への報告および本人への通知の要否・方法は、漏えいした情報の種類・件数・態様などにより異なります。実際の対応に際しては、個人情報保護委員会の最新ガイドラインや社内規程に基づき、社内の責任部署と連携して判断してください。

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出産前後の適切な休業を保障することは母親と子供の健康と安全を確保する上で重要で、従業員は雇用主に休業の希望を伝え必要な手続きを進めることができます。これによって従業員は出産に備えて身体的・精神的に準備することができ、出産後も十分な休養を取って体調を回復し育児に専念することができます。 また、出産に伴う休業は法律で定められている場合が多く適切な休業を取得することで従業員は職場に復帰した際に、以前と同じような働き方やキャリアを継続することができます。 さらに企業側にとっても、従業員の出産前後の休業をサポートすることは優秀な人材の確保や離職率の低下につながる可能性があります。多様な人材が働き続けられる環境を整えることは、企業の競争力や社会的責任の観点からも重要です。

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