従業員 の書式テンプレート・フォーマット

本「退職勧奨マニュアル」は、希望退職制度実施に際して、対象従業員に退職勧奨を行う担当者が、退職勧奨を実施するに際しての手順および留意事項を分かりやすくまとめたマニュアルです。 退職勧奨は、やり方を誤ると、退職の同意が得られたとしても無効となる上、不法行為として損害賠償責任が発生します。 退職勧奨を実施するに先立ち、本マニュアルをよく読み、本マニュアルに忠実に実施するように留意して頂ければ円滑に進めることが出来るかと存じます。 〔目次〕 1. 2人での実施 2. 対象者との面談スケジュール 3. 面談の流れ 4. 面談場所 5. 面談時間 6. 面談における姿勢 7. 対象者からの質問への対応 8. 「退職に応じない」旨を明示する者への対応 9. 挑発的・反抗的態度を示す者への対応

- 件

譴責処分とは、懲戒処分の一種であり、従業員が自分のした違反などに対して企業側が厳重注意することをいいます。従業員に対して始末書の提出を命じることもあります。 譴責処分の対象となる行為は法律ではなく、各企業の就業規則によって定められます。譴責処分は比較的軽い懲戒処分であるため、軽微な就業規則違反を譴責処分の対象にしている企業が多いです。 本書は、セクハラ行為に対して譴責処分を通知するための「【英語・中国語版】（セクハラ事案用の）譴責処分通知書〔参考和訳付〕」です。 ①中国語（簡体字・繁体字）、②英語版に③参考和訳が付属しております。 適宜ご編集の上でご利用頂ければと存じます。

- 件

現在では、関連法令に基づき、「セクシュアルハラスメント」、「パワーハラスメント」、「マタニティハラスメント」、「育児・介護ハラスメント」の防止措置が法的に義務付けられています。 義務化された防止対策の一つとして社内規程の制定があり、本書式はそのための「ハラスメント防止規程」の雛型です。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 〔条文タイトル〕 第１条（ハラスメント防止の目的と範囲） 第２条（用語の定義） 第３条（従業員の責務とハラスメント防止の努力） 第４条（相談窓口の設置と機能） 第５条（相談窓口の手続きと対応） 第６条（調査協力の義務） 第７条（不利益取扱いの防止と措置） 第８条（ハラスメント行為者への処分）

- 件

「永年勤続表彰」制度は企業に長く勤める従業員に対して、企業からの労いと感謝の気持ちを伝える方法です。 本書は、同制度を明文化した「永年勤続表彰規程」の雛型です。適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 〔条文タイトル〕 第1条（目的） 第2条（適用範囲） 第3条（対象者） 第4条（勤続年数） 第5条（永年勤続表彰休暇および報奨金） 第6条（休暇の取得期間および取得方法） 第7条（休暇の活用） 第8条（休暇中の賃金の取り扱い） 第9条（欠勤との相殺の禁止） 第10条（取得権の消滅） 第11条（その他）

- 件

本「身元保証契約更新書」は、元々締結された身元保証契約の更新を目的としています。 身元保証契約は、通常、従業員が企業に採用される際に、その従業員の行動や義務の履行を保証するために第三者が締結する契約です。 注意すべき点として、2020年4月1日施行の改正民法により、身元保証には極度額（保証限度額）を明記することが必要となりました。（明記しない場合は保証契約が無効となります。） 本書には、更新前の契約条件がそのまま適用されることが記載されており、これには極度額（保証の最大限度額）も含まれることも記載されていますが、念のため、更新前の身元保証契約の極度額を明記することで、保証契約が無効となる可能性を完全に排除しています。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。2020年4月1日施行の改正民法対応版です。

- 件

「（横領を本人が認める内容の）自認書」の雛型です。 本「（横領を本人が認める内容の）自認書」は、従業員が自己の不正行為について認め、反省していることを示す確認書です。 概要は以下の通りです。 １．自分が担当した案件に関連して、架空の会議への出席や旅費などを偽装して費用請求を行い、不正に経費を取得していたことを認めています。 ２．横領した経費は、生活費や借金返済など個人的な支出に使用されたことを認めています。 ３．横領行為が犯罪であり、会社の財産を損なうものであることを理解しており、全額返還する意向を示しています。 ４．本人は、懲戒解雇を含む会社が決めた懲戒処分を受け入れると述べており、行為の重大さと自己の責任を深く認識しています。 内容を適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

機密情報の漏洩や炎上騒ぎを防止する目的で、従業員によるSNS投稿につき、会社として何らかのルールを設けることは重要です。 本「SNS私的利用ガイドライン」ガイドラインは、従業員が私有するスマートデバイスやパソコンを通じていわゆるソーシャルネットワークサービス（SNS）を私的に利用するに際しての指針を定めたものです。 本ガイドラインは、以下の項目から構成されています。 1．職務専念義務 2．秘密保持義務 3．侮辱、名誉棄損 4．プライバシー 5．意見の表明 6．懲戒の可能性 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

中途入社の従業員の年末調整は、転職先の会社でまとめて行います。そのためには、転職前の会社の源泉徴収票が必要となるため、該当者には依頼する必要があります。 本書は、そのための「（中途入社の従業員に対する）源泉徴収票の提出のお願い」の雛型です。適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

「（会社から休職者の主治医に対する）職場復帰支援に関する情報提供依頼書」の雛型です。 この雛型は、休職中の従業員が職場に復帰する際に役立つ情報を、その従業員の主治医から求めるための書類です。 会社はこの書類を使用して、主治医に対して、従業員の健康状態や職場復帰に際しての考慮事項についての情報を提供してもらいます。 この雛型は従業員の健康を守りつつ、スムーズに職場復帰を支援するために役立ちます。 但し、医療的な情報（カルテに書くような情報）については、本人の事前了解をとってから依頼することが必要ですので、本人の署名捺印欄を設けています。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

「私有スマートデバイス利用許可申請書」とは、企業内で従業員が自分のスマートデバイス（スマートフォンやタブレットなど）を職場で使用すること（BYOD）を許可してもらうために提出する書類です。 この申請書は、企業が定めた情報セキュリティやデータ保護の基準を定めた関連諸規程を遵守することを条件としています。適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 （備考） BYODのメリットとしては「コスト削減」、デメリットとしては「セキュリティリスク」が挙げられます。

- 件

特定の従業員が組合に加入したことを労働組合から会社に伝えるための「【改正労働組合法対応版】労働組合加入通知」の雛型です。 この雛型は、会社と労働組合間のコミュニケーションを円滑にし、従業員の権利を保護することを目的としています。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。2005年1月1日施行の改正労働組合法対応版です。

- 件

「生成AIの業務利用に関する規程」は、会社において、従業員が生成AIを業務に利用する際のルールや規定を定めた規程の雛型です。 この規程は、生成AIを効果的かつ適切に活用するため、また機密情報の漏洩防止をするために必要な規程です。 以下に本雛型のポイントを記します。適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 【ポイント説明】 〔第1条〕 サービスの内容利用規約の内容等によっては業務に利用することができない生成AIもあるため、生成AIの種類を特定したうえで業務利用を認める内容としています。 〔第2条〕 部署や業務内容によっては、情報漏洩の点、不正確な生成物となるリスクがある点等から生成AIの利用が不適切な場合もあると考えます。したがって、部署を限定しています。 〔第3条〕 企業秘密、個人情報（ただし、利用目的の範囲、生成AI事業者等におけるデータの取扱いおよびアクセス制御等について検討したうえで、個人データの入力を認めることもあり得る）、および秘密保持義務を負っている情報等を含むプロンプトは入力させるべきではありません。 〔第4条〕 個人情報保護委員会の注意喚起を踏まえ、プロンプト等を学習に利用されない設定とすることを従業員に義務付けています。 〔第5条〕 生成AIの生成物の著作権侵害リスクや正確性の問題等については前述の通りです。実際に、著作権侵害か否かを網羅的に確認することは容易ではないですが、少なくともプロンプトにおいて既存の著作物に関する情報を入力している場合には、類似性を慎重に検討すべきです。また、その他の知的財産権の侵害にならないかも確認すべきです。 〔第6条〕 従業員が生成AIを利用する中で情報漏洩等が発覚した場合の報告義務を定めています。また、調査が必要となる可能性もあるため、続く第7条で調査への協力義務も定めています。 〔第8条〕 生成AIの業務利用に関しては、生成AIの進化や利用規約の変更等にも影響を受けるため、不都合が生じた場合に備えて、業務利用の禁止や停止を命じる権限を定めています。

- 件

「給与未支給に関するおわび」とは、給与計算に関する誤りが発生したことを謝罪し、その経緯と対応策を説明する公式な文書です。この文書は、特定の従業員や管理者に向けて書かれていることが一般的です。内容の要点は以下の通りです。 ・給与計算の誤りの内容：指定された支給日に給与が支給されなかったこと。 ・誤りが発生した原因：タイムカードが営業所から本社へ届いておらず、勤怠情報が不足していたために給与計算が行えなかった。 ・誤りに対する対応：支給されるべき金額を再計算し、指定日に振り込みを行い、給与明細を送付した。 ・今後の改善策：営業所でのタイムカードの枚数確認を導入し、総務担当者がこれをチェックする。また、給与計算後に前月と当月の支給人数を突き合わせて、人数の変動を確認する。 ・問い合わせ先：疑問点がある場合の連絡先を記載し、責任を持って対応することを保証。 この文書は、問題が発生したことを認め、誠実に対応を取る姿勢を示すことで、信頼回復を図る目的があります。また、同様の誤りが再発しないようにするための改善策を提案しています。 ※本説明文は、chatgptにて生成

- 件

「【暴力団排除条例対応版】（従業員用の）誓約書」とは、従業員が会社に入社する際に署名する文書であり、特に暴力団や反社会的勢力との関係を排除することに焦点を当てたものです。 この誓約書は、従業員が会社の基本的なルールや規範を遵守することを保証し、特に反社会的勢力との一切の関係を持たないことを明確にすることを目的としています。これは、企業が社会的責任を果たし、法令順守を重視する姿勢を示す一環としても重要です。

- 件

「兼業届出書」とは、従業員が自身の主たる雇用者である会社以外での仕事やビジネスを行いたい場合に、その意向と詳細を正式に会社に通知するための書類です。 この書類には、兼業の内容、期間、時間などの詳細、企業秘密の取り扱いや報告義務、そして兼業に関するルールの違反時の対処などが記載されており、双方の権利と義務の確認を目的としています。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

休業期間満了通知書」とは、従業員が一定の理由（例：病気、怪我、家庭の事情など）で休職している場合に、その休職期間が終了する日を通知する書類のことを指します。この書類は、休職期間が終了する前に、その従業員に対して送られるものです。 具体的には、書類の内容として以下の点が記載されています。 1. 休職開始日 2. 休職理由 3. 休職期間の満了日 4. 休職期間満了日までに復職が困難な場合の退職日 5. 会社の就業規則に基づく退職に関する条項 6. 復職に関する意向や健康状態の回復についての連絡を求める旨 この書類は、従業員が休職期間中の状況や復職の意向を確認するとともに、休職期間が終了することを明示的に知らせるためのものです。従業員が休職期間満了日までに復職ができない場合、その後の手続きや対応についても予め知らせることで、両者間のトラブルを防ぐ目的もあります。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。 ※chatgptにて生成の上、一部編集

- 件

「電子メールおよびインターネットに関するモニタリング規程」とは、企業が従業員の電子メールおよびインターネットの使用に関して定めた社内規程です。この規程の主な内容は以下の通りです。 1.コンピュータの私的利用禁止 従業員は業務に関係しない電子メールやインターネットの使用を禁じられています。 2.モニタリングの目的 企業は従業員の健康や安全の確保、私的利用の防止、情報の漏洩防止、情報システムの安全を目的としてモニタリングを行うと明記しています。 3.モニタリングの内容および方法 全ての従業員または特定の従業員に対してモニタリングを行い、その範囲は送受信の記録や件名、アクセス先やアクセス時間などに限られることが基本ですが、特定の目的達成のためには内容まで閲覧することも認められています。 4.管理者の任免と権限 モニタリングを行う管理者は指定され、その任免や権限、任期、人数等の詳細が規定されています。 5.懲戒処分 従業員にこの規程を周知し、違反行為が判明した場合には懲戒処分を行うことが記述されています。 6.不服申し立て 従業員がモニタリングに対して不服を持った場合の申し立て先やその手続きが明記されています。 この規程は、情報の漏洩や不適切なコンピュータの使用を防ぐ目的で制定され、企業のITリソースの適切な使用やセキュリティを確保するための施策となります。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件

「賃金締切日の変更について」という内容の通知は、ある企業が給与計算の締切日と給与支給日の変更を行うことを、従業員に告知する文書です。以下にその主な内容を要約します。 1. **背景**: - この企業では、毎月15日を賃金締切日、25日を給与支給日として給与計算を行っていた。 - 従業員数の増加や処理内容の複雑化などで業務量が増え、正確な事務処理を維持するために、締切日の変更を決定した。 2. **給与算定期間と支給日の変更**: - 給与の算定期間と支給日に関する詳細な変更がリストアップされています。例として、5月分の給与は4月16日から5月15日までの期間で計算し、5月25日に支給されるという具体的な日程が示されています。 3. **変更月の給与の取り扱いに関する説明**: - 正社員: 基本給や月額手当は、変更月である7月の給与としては半分の額が支給される。ただし、欠勤や不就労時間がある場合は、その分を控除した額が支給される。また、時間外手当などの勤務に応じた給与は、算定期間中の勤務に基づき支給される。 - パート・アルバイト（時給者）: 実際に勤務した時間に応じた額が支給される。 この通知は、従業員が新しい給与計算のスケジュールや変更後の取り扱いを理解するためのものであり、変更に伴う影響を把握しやすくするための情報提供を目的としています。 ※本説明文はchatgptにより生成

- 件

「【改正会社法対応版】（使用人兼務役員を委嘱した場合の）取締役会議事録」の雛型です。 使用人兼務役員とは、株主総会で取締役として選任されているものの、従業員としての籍と職責を引き続き担い、かつ、常時使用人としての職務に従事する者のことで、取締役会等で決議する必要があります。 取締役会議事録に押印する印鑑については、特に定めはありませんが、通例、代表取締役は会社の代表印を使用しています。他の取締役等については認印で差し支えありません。

- 件

「【従業員向け】希望退職実施要領」は、企業が従業員に対して実施する希望退職プログラムに関するガイドラインや方針を示すための文書です。 1. 背景と目的: - 会社が過去の営業損失や経営環境の厳しさにより、合理化策が必要であると認識していることを述べています。 2. 経営改革指針と説明会: - 会社が経営改革の基本政策をまとめ、従業員に配布し、説明会を開催したことを伝えています。 3. 希望退職制度の実施: - 会社は希望退職制度を実施することを決定し、その詳細を従業員に案内しています。 - 希望退職制度は経営改革指針に基づくものであり、経営環境や応募者数によってはさらなる合理化策を検討する可能性があることを示唆しています。 4. 希望退職の対象と条件: - 対象となる従業員は「●●製造業」に専従する特定の年齢以上の従業員です。 - 募集人員数や募集期間、退職日などが記載されています。 5. 応募手続きと合意書: - 応募方法や申込書の提出先、応募者への通知手続きが示されています。 - 応募が受理されると、当社と応募者との間で退職合意書を締結することが述べられています。 適宜ご編集の上でご利用いただければと存じます。

- 件