〔一般社団法人用〕社員総会議事録（新たに補欠理事を選任する場合）

一般社団法人で理事に欠員が生じたとき、あるいは将来の欠員に備えて「補欠理事」を選んでおきたいとき、この議事録が必要になります。

補欠理事とは、現在の理事が任期途中で辞めたり亡くなったりした場合に、その代わりとして就任する予備の理事のことです。

あらかじめ補欠を決めておくことで、いざというときに慌てて臨時総会を開く手間を省けます。

この書式は、社員総会で補欠理事を選任した事実を正式に記録するためのものです。

誰をいつ選んだのか、どの理事の補欠なのか、出席者は何名だったのかなど、後から確認できるように残しておく記録となります。

理事の変更を法務局に届け出るときにも、この議事録の写しが求められることがあります。

使う場面としては、たとえば「うちの法人、理事が2人しかいないから、1人抜けたら困る」というときに、前もって補欠を選んでおくケースが多いです。

また、すでに理事が辞任して欠員が出ている場合に、新しい理事が見つかるまでの「つなぎ」として補欠理事を置くこともあります。

定款で「補欠理事を選任できる」と定めている法人であれば、この書式をそのまま活用できます。

ファイルはWord形式でお渡しするので、法人名や日付、理事の氏名などをご自身で書き換えてお使いいただけます。

パソコンに入っているWordやGoogleドキュメントなどで開けば、必要な箇所だけ編集できる仕組みになっています。

議事録を作る際のポイントは、実際に行われた総会の内容を正確に反映させることです。

日時・場所・出席者数に間違いがないか、議決の要件（定款で「総社員の過半数」などと決まっている場合が多いです）を満たしているかを確認してから記載してください。

最後に議長と議事録作成者が記名押印すれば完成です。