マイナンバー取得記録簿（管理台帳）・縦【見本付き】

従業員およびその扶養家族等のマイナンバーを、番号法および関係法令で認められた社会保障・税・災害対策等の事務の範囲内で適切に取得・管理・保存・廃棄するための管理台帳です。取得目的・収集日・本人確認の記録・保管期間・廃棄予定日などを、縦型レイアウトの一覧表で体系的に管理できる構成となっており、アクセス権限者や廃棄責任者の明確化にも対応しています。

■マイナンバー取得記録簿（管理台帳）とは
企業が従業員等から取得した個人番号について、取得状況・利用目的・管理体制・保存期間・廃棄時期などを記録・管理するための書式です。番号法および個人情報保護ガイドラインでは、利用目的の特定や安全管理措置の実施、取扱状況の記録・保存が求められています。取得記録を体系的に残すことで、行政機関の調査や内部監査等において、マイナンバーの適正管理を客観的に説明できる体制づくりに役立ちます。

■テンプレートの利用シーン
＜従業員・扶養家族のマイナンバー取得時＞
従業員本人・配偶者・扶養家族ごとのマイナンバー取得状況を一覧で管理したい場合に適しています。
＜法定保存期間の管理・廃棄時に＞
保存期間の経過確認や、廃棄責任者の管理記録を残す際に活用できます。
※マイナンバーは、税務・社会保険・雇用保険など、関連する法令で定められた保存期間が経過し、当該事務に利用する必要がなくなった時点で、復元困難な方法により速やかに廃棄又は削除する必要があります。

■作成・利用時のポイント
＜アクセス権限者と廃棄責任者の明確化＞
不正閲覧防止のため、台帳を扱える職責者を限定し、アクセス権限の設定やアクセスログの記録、改訂記録の管理を行うことが重要です。
＜保管期間・破棄日を管理＞
法定保存期間の経過を確実に把握し、適切な時期に速やかに廃棄できるよう、廃棄予定日と実施日まで記載しておくことが重要です。

■テンプレートの利用メリット
＜マイナンバー管理状況を一覧で把握＞
取得から廃棄までの流れを、1つの台帳で一元管理できます。
＜Excel形式で柔軟に編集・更新＞
人事異動や取得状況の変更の際にも簡単に編集可能です。
＜見本付きで理解しやすい＞
記載例を確認しながら、初めての担当者でもスムーズに運用を開始できます。