〔ペット可物件用〕苦情対応書

ペット可賃貸物件を管理していると、どうしても避けられないのが入居者同士のトラブルです。

犬の鳴き声がうるさい、ベランダからペットの臭いがする、共用廊下に毛が落ちている——こうした苦情が寄せられたとき、口頭だけで注意しても「言った・言わない」の水掛け論になりがちです。

この書式は、ペットに関する苦情を受け付けた際に、問題のある入居者へ書面で改善を求めるためのものです。

苦情の内容、発生日時、改善してほしい事項を整理して伝えられるので、感情的なやり取りを避けながら冷静に対処できます。

具体的には、近隣から「夜中に犬が吠えて眠れない」という連絡があったとき、あるいは「エレベーターでリードをつけていない猫を見かけた」といった報告を受けたときに使います。

苦情の種類はチェックボックス形式になっているため、該当する項目に印をつけるだけで済み、一から文章を考える手間がかかりません。

書面の下部には入居者が記入する回答欄を設けています。

どのような対策を講じたのか、いつ改善が完了したのかを書いて返送してもらうことで、対応履歴をしっかり残せます。万が一、改善されずに問題が長引いた場合でも、過去の経緯を振り返りやすくなります。

Word形式でお渡ししますので、物件名や管理会社名、連絡先などを自由に編集してお使いください。