訪問時不在の詫び状002【例文付き】

取引先やお客様が訪問された際、担当者が不在で対応できなかった場合に送る謝罪文例・文書テンプレートです。不在の事情を説明し、改めて訪問をお願いすることで関係性を損なわず、今後の対応につなげることを目的とします。

■利用シーン
・取引先や顧客が訪問した際に、担当者が不在だった場合
・重要な商談や打ち合わせ予定があったにも関わらず対応できなかった場合
・不在による影響を最小限に抑え、関係維持を図る際

■利用・作成時のポイント
＜丁寧な謝罪表現＞
「せっかくお越しいただいたのに」「まことに失礼いたしました」など、訪問の手間に配慮した表現を使用。
＜不在の理由を簡潔に説明＞
やむを得ない事情（外出や出張など）を明記し、意図的な対応ではないことを伝える。
＜書面としてのフォーマルな構成＞
冒頭の挨拶文、謝罪の主旨、不在の理由、今後の対応を簡潔にまとめる。

■テンプレートの利用メリット
＜誠意を伝える正式な謝罪＞
文書としての謝罪を通じて、訪問者の不満を軽減し、丁寧な対応を示せる。
＜スムーズな再調整＞
再訪のお願いを含めることで、訪問予定の再設定をしやすくなる。
＜編集の柔軟性＞
Word形式のため、適宜内容を変更して活用可能。