代金の支払いを請求するための内容証明

取引先に納品した商品の代金が支払われないとき、支払いを求める催告書として使える文例です。売掛金の回収を担う経理・営業担当者や個人事業主が、請求書や電話での督促に反応がない段階で使います。本文には商品名・金額・当初の支払期日を書き込み、再三請求した経緯、到達後何日以内に支払うかの期限が続きます。期限を過ぎた場合は法的手段をとる旨の一文もあり、末尾は商品代と遅延損害金を分けて書く欄です。日付と双方の住所氏名、押印欄も配置済みのWord形式です。

■内容証明とは
いつ、どのような文書を誰から誰あてに差し出したかを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明するサービスです。証明されるのは文書が存在し差し出された事実であり、内容が真実かどうかは証明されません。

■テンプレートの利用シーン
＜請求書を送っても入金がないときの督促に＞
支払期限と法的手段の予告を明記した書面を送る段階です。
＜請求した事実と日付を記録に残したいときに＞
内容証明郵便で差し出すと、差出人と郵便局に謄本が残ります。
＜請求の内訳を分けて示したいときに＞
商品代と遅延損害金を別の行に書きます。

■利用・作成時のポイント
＜金額と期日は取引の記録と突き合わせる＞
注文書や納品書の控えと照らし、日付と金額を正確に書きます。
＜謄本の字数・行数の制限を確認＞
日本郵便では、郵便局へ提出する謄本に1行20字以内・1枚26行以内などの制限が示されています。書き足したら行数を確認します。
＜社内の確認を経てから差し出す＞
法的手段の予告を含むため、送付の判断は責任者を通します。

■テンプレートの利用メリット
＜督促文面の作成時間を短縮＞
経緯・期限・予告の流れが組まれ、白紙から考える負担を減らせます。
＜請求内容の伝え漏れを防ぐ＞
請求額の内訳が分かれ、相手に金額の根拠が伝わりやすくなります。

※本書式は一般的なサンプルであり、個別の案件に対する法的助言を構成するものではありません。実際の利用にあたっては必要に応じて弁護士等の専門家にご相談ください。