(165ページ目)「社外文書」の書式テンプレート・フォーマットのダウンロード

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取引先に対して、見積価格の再検討を依頼する際に活用いただけるテンプレートです。過去の見積内容に対する感謝と再見積のお願いを、参考文例として記載しています。Word形式のため、取引内容や状況に応じた編集が簡単に行えます。 ■再見積の依頼書とは取引先から提示された見積価格に対して、事情を説明しながら価格の再検討をお願いする文書です。価格交渉を円滑に進め、取引関係を維持するための重要な手段です。 ■利用シーン＜見積価格の交渉＞提示された価格が予算に合わない場合、再検討をお願いする際に使用します。＜長期取引の維持＞取引先との信頼関係を損なうことなく価格交渉を進めるために活用します。＜新規案件の価格調整＞新規の取引において、双方が納得できる価格で合意するために利用します。 ■作成時のポイント＜感謝の言葉を添える＞提示された見積に感謝の意を示し、取引先との良好な関係を維持します。＜事情を具体的に説明＞価格再考の理由を簡潔かつ明確に伝え、取引先の理解を得るよう努めます。＜誠意を伝える表現＞丁寧な言葉遣いと誠意あるお願いを文面に反映させます。＜具体的な依頼内容＞取引先が対応しやすいよう、再見積の期限や要望を明確に記載します。 ■テンプレートの利用メリット＜迅速な文書作成＞例文を参考に必要事項を記載するだけで、短時間で正式な依頼書を作成可能です。＜編集の柔軟性＞ Word形式のため、取引先や状況に応じた内容の調整が容易です。

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応募書類送付のご連絡

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応募書類送付のご連絡

採用に関わる「書類送付の連絡」という、相手に自分を印象づけてもらうための大切なメールです。このメールにより、会う前から、送り手の第一印象が決まってしまうといっても過言ではありません。連絡のみのメールでも丁寧な印象ですが、「この人に会ってみたい」と相手に思ってもらうためには、もう1歩、自分のPRポイントや、採用することでどのようなメリットがあるのかなどを記載するとなお良いでしょう。

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選考結果のご連絡(合格)

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選考結果のご連絡(合格)

心を込めたメッセージを送りたい場合には、受け手の、これから新たな仲間となることへの不安と期待の思いを汲み取り、「安心して受け入れますよ」という気持ちを添えましょう。また、合否の通知は書面によるものが通常ですが、結果を少しでも早く伝える手段として、先にメールでお知らせをしてあげることも、相手の思いを‘先読み’した行動といえるでしょう。

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選考結果のご連絡

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選考結果のご連絡

「不合格」であっても、応募してくれたことへの御礼や感謝の気持ちを表現すると、より丁寧な印象になります。また、合否の通知は書面によるものが通常ですが、結果を少しでも早く伝える手段として、先にメールでお知らせをしてあげることも、相手の思いを‘先読み’した行動といえるでしょう。

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ホームページ開設のお知らせ

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ホームページ開設のお知らせ

ホームページ開設の場合は、開設日とURL情報は必須です。また、単に開設したことだけを知らせるのではなく、それによってどのようなメリットが得られるのかを具体的に記載しましょう。そうすれば、よりホームページに興味をもって閲覧していただけるでしょう。

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電話番号変更のお知らせ

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電話番号変更のお知らせ

電話番号変更の場合は、新番号や変更日はもちろんのこと、旧番号の情報も載せておくと親切です。また変更後の旧番号の扱いも併せて記載するとよいでしょう、電話番号変更によってお客様にメリットがある場合は、さりげなくメール文に加えると、訂正の手間を感じさせなくなります。

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新製品説明会のご案内

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新製品説明会のご案内

相手からの返信がほしい場合には、返信が必要な用件だとわかってもらえるような件名(例:「○/○までにご返信願います」)をつけるようにしましょう。また、説明会に参加したくなるような、商品アピールをひとこと、追記すると良いでしょう。なお、参加をしたくてもできない、という人のためのフォロー(例:「追って資料を郵送します」等)を記載すると、相手に安心感を与えますし、継続的に商品のアプローチをすることができます。

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セミナー開催のご案内

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セミナー開催のご案内

セミナーの開催を知らせる場合は、遅くても2～3週間前には送りたいものです。もし急な連絡になる場合は、なぜ急な連絡になったのか、そしてなぜ参加をして欲しいのかを丁寧に記しましょう。また、どのように申し込んでいいのかがわからないと混乱を招くことになります。メールの返信をしてほしいのか、ウェブサイトから申し込んで欲しいのか、また締切りがある場合はそれも明記すべきでしょう。

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新年会のご案内

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新年会のご案内

社内での案内の場合には、ねぎらいのことばを入れたり、社風によってはくだけた表現をするなどして新年会を盛り上げるような「前フリ」をしてみましょう。社外に送る際には、相手が負担なく、出欠の返事を送りやすいように、出欠欄を設けたり、ぜひお越しいただきたいという気持ちを伝えるようにしましょう。

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○月×日の場所のご案内

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○月×日の場所のご案内

まずは、メールの情報を見逃さないように、大事な案内の前後に罫線を引いて、視認性を高めます。次に、地図を見なくても、メールの文字情報のみで大まかな場所をインプットしてもらえるようメール内に最寄り駅の情報も入れると、丁寧な印象になります。また、荷物等があるなど、車での交通手段が考えられる場合には駐車場の情報も入れるとなおいいですね。第一印象は、会う前の1通のメールから始まっています。見やすく分かりやすいメールを送るよう心がけましょう。

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