(164ページ目)「社外文書」の書式テンプレート・フォーマットのダウンロード

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取引先に対して、見積価格の再検討を依頼する際に活用いただけるテンプレートです。過去の見積内容に対する感謝と再見積のお願いを、参考文例として記載しています。Word形式のため、取引内容や状況に応じた編集が簡単に行えます。 ■再見積の依頼書とは取引先から提示された見積価格に対して、事情を説明しながら価格の再検討をお願いする文書です。価格交渉を円滑に進め、取引関係を維持するための重要な手段です。 ■利用シーン＜見積価格の交渉＞提示された価格が予算に合わない場合、再検討をお願いする際に使用します。＜長期取引の維持＞取引先との信頼関係を損なうことなく価格交渉を進めるために活用します。＜新規案件の価格調整＞新規の取引において、双方が納得できる価格で合意するために利用します。 ■作成時のポイント＜感謝の言葉を添える＞提示された見積に感謝の意を示し、取引先との良好な関係を維持します。＜事情を具体的に説明＞価格再考の理由を簡潔かつ明確に伝え、取引先の理解を得るよう努めます。＜誠意を伝える表現＞丁寧な言葉遣いと誠意あるお願いを文面に反映させます。＜具体的な依頼内容＞取引先が対応しやすいよう、再見積の期限や要望を明確に記載します。 ■テンプレートの利用メリット＜迅速な文書作成＞例文を参考に必要事項を記載するだけで、短時間で正式な依頼書を作成可能です。＜編集の柔軟性＞ Word形式のため、取引先や状況に応じた内容の調整が容易です。

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本日の訪問のお礼

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本日の訪問のお礼

訪問のお礼を伝えるだけでは、記憶に残らないメールになってしまいます。訪問時に、相手から質問をもらっているのであれば、その質問の整理(確認)やいつまでに答えられるのかなど、次回メールを送るための布石を打っておくことが重要です。

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プレゼン資料作成のお礼

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プレゼン資料作成のお礼

手伝ってもらったお礼はもちろんですが、お客さまの反応などフィードバックできる部分を伝えてあげると手伝ったスタッフも勉強になります。

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訃報

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訃報

通知文は、分かりやすく5W1Hを意識して、箇条書きで書きます。また、社内関連部署、あるいは関連会社への‘伝達もれ’がないよう、常にリストは最新のものに更新をしておきましょう。

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異動のご挨拶2

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異動のご挨拶2

在籍中のお礼と、今後に向けての抱負を書くのがベターです。異動した後も一緒に仕事をする可能性があるので、今後の支援をお願いする一文も添えるとよいです。

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退職のご挨拶2

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退職のご挨拶2

次の就職先が決まっている場合は、それを書いてもいいですが、あくまでも簡潔な挨拶にして、在籍中のお礼と、今後に向けての抱負を書いておくにとどめるのがベターです。

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【至急】納期の確認

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【至急】納期の確認

納期遅れを伝えるには、「いつ注文したのか」「いつ納品予定なのか」「いつの段階でどうなっているのか」など、現状がどうなっているのか整理して伝えましょう。初めの催促では、対応を促すレベルで。こういったことが何度も続く場合は、もっと毅然とした態度で対応しましょう。

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【商品やサービス】お問い合わせありがとうございました

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【商品やサービス】お問い合わせありがとうございました

お礼以外にも担当者の名乗りやいつ資料を発送するかについてもきちんと明記すると良いでしょう。資料が到着した頃に、改めて先方へフォローの連絡をしましょう。

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【ショップ】大雪に伴う配達遅延のお知らせ

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【ショップ】大雪に伴う配達遅延のお知らせ

大雪や台風など、自然災害による配達遅延のお知らせは、まず、どこで起きているのかをわかりやすく記載する必要があります。また、すでに発送している場合は、お客さまの伝票番号と合わせて、各配送会社の荷物問い合わせシステムへのリンクを貼っておくとスムーズに荷物の配達状況がわかり便利です。

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資料送付ありがとうございます

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資料送付ありがとうございます

最低限、資料送付に対するお礼を伝えしましょう。その上で、興味がある、もしくは導入を検討しているならばそのことについても一言触れた方がよいでしょう。相手に重要間をもって接してもらうためには、こちらの検討具合をお知らせすることも重要なのです。

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ご注文ありがとうございます

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ご注文ありがとうございます

注文のお礼と発送日を伝えるのは当然のことです。「貴社とお取引が始められ」というように、お礼の気持ちを付加するのもいいでしょう。また、「ご不明な点がございましたらご連絡くださいませ。」という、相手をケアする気持ちもきちんと伝えたいですね。

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【ショップ】ご注文ありがとうございます

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【ショップ】ご注文ありがとうございます

商品をお買い上げいただく場合は、実際にお客さんとのやりとりを行う最初の接点ですので、感謝の気持ちを伝えながら、商品発送までの流れや不明点に対して気軽にご連絡してほしい旨を伝え、お客様が不安に感じないようにすることが大切です。

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ご入金の御礼

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ご入金の御礼

入金日や商品・サービス名、金額を明記した上で、お礼をしましょう。また、入金後の流れについても説明しておくと、良いでしょう。

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打ち合わせのお礼

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打ち合わせのお礼

単純に「お礼」を伝えるだけよりも、次の一手まで踏み込んだ方が良いでしょう。次は、いつまでに何をするのか。それを事前に伝えること寄って、相手もスケジューリングをすることができます。また、連絡が来ることの予告ができていると営業に継ぎ目が無くなるので、コミュニケーションを取りやすくなります。

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取材のお礼

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取材のお礼

単純に「お礼」を伝えるだけでは、心まで伝わりません。取材させていただいたことに対するお礼の他にも、人物的な部分をほめる、おかげでいい雑誌になる、などの言葉があった方がいいでしょう。また、雑誌の取材の場合は、校正作業が伴うことも多いはずです。いついつまでに、校正原稿を送りしますね。というように、今後のスケジュールについてもお伝えしておいた方がよいでしょう。

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