書類返送通知書・縦・Excel【例文付き】

■書類返送通知書とは
署名・捺印済みの契約書や、お預かりしていた証明書などを返送する際に、送付物に添える案内状です。同封した書類の品目と数量を一覧で示すことで、送付の意図と内容を正確に伝え、事務手続き上の安全性を高める文書と言えます。

■利用するシーン
・双方の合意に基づき締結した契約書類を、相手方へ送り返す際に利用します。
・審査や手続きのために一時的にお預かりした公的証明書などを、持ち主へ返却する場面で利用します。
・記載内容の誤りをご指摘いただき、修正が完了した書類をあらためてお送りする際に利用します。

■利用する目的
・同封されている書類が何であるかを相手が一目で把握できるようにするために利用します。
・書類の返送という事実を、客観的な証拠として書面で残すために利用します。
・事務的な書類のやり取りに丁寧さを添え、取引先との信頼関係を深めるために利用します。

■利用するメリット
・送付内容が明記されているため、万が一の郵送事故や相手方の確認漏れといったリスクを低減します。
・丁寧な文書を一枚添える心遣いが、企業の誠実な姿勢を伝え、対外的な評価を高めることにつながります。
・誰がいつ、どの取引先に何を返送したかの社内控えとなり、発送履歴の管理を確実にします。

こちらは、書類返送通知書（Excel版）のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、自社で書類を返送される際にご活用いただけると幸いです。