(22ページ目)「案内状」の書式テンプレート・フォーマットのダウンロード

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■送付（発送）のご案内とは商品や資料などの発送時に同封する、発送物の内容や発送日、到着予定日などを記載した文書です。 ■利用するシーン・商品やサンプルを顧客や取引先へ発送する際、発送内容や納品予定日を伝えるために利用します。・カタログやパンフレットなどの資料を一括発送する際、同封物の一覧や目的を明示するために利用します。・展示会やイベントの案内状・招待状を発送する際、案内内容や出欠確認方法を添えて利用します。 ■利用する目的・発送した物品や資料の内容を正確に伝え、受取側の確認ミスを防ぐために利用します。・発送日や到着予定日を明記し、納期管理や受取準備を円滑に進めるために利用します。・発送元の連絡先を明記し、万が一の配送トラブル時に迅速な対応ができるようにします。 ■利用するメリット・発送物の内容や到着予定日が明確になり、受取側の業務効率が向上します。・発送の事実を証明できるため、納品トラブル時の証拠として活用できます。・取引先への丁寧な対応を示すことで、信頼関係の強化につながります。こちらは無料でダウンロードできる、Excel版の送付（発送）のご案内のテンプレートです。商品や資料、サンプルなどを発送するときに、ご利用いただけると幸いです。

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出荷のご案内

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出荷のご案内

何をいくつ出荷したのかがわかるように明記しましょう。また到着までにどれくらい時間がかかるもや、現在地をお客様が調べることが多い場合は、伝票番号や商品の現在地が調べられる運送会社のウェブサイトのURLを記載するとなお丁寧です。

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ホームページ開設のお知らせ

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ホームページ開設のお知らせ

ホームページ開設の場合は、開設日とURL情報は必須です。また、単に開設したことだけを知らせるのではなく、それによってどのようなメリットが得られるのかを具体的に記載しましょう。そうすれば、よりホームページに興味をもって閲覧していただけるでしょう。

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送付（発送）のご案内・Word【見本付き】

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送付（発送）のご案内・Word【見本付き】

■送付（発送）のご案内とは商品や資料、サンプルなどを発送する際に同封または別送する、発送した内容や数量、到着予定日などを明記した案内文書です。 ■利用するシーン・商品やノベルティ、サンプル品などを取引先や顧客に発送する際に利用します。・展示会やイベント後に、資料や記念品を関係者へ送付する際に利用します。・注文品や修理品など、発送物の内容を明確に伝える必要がある場合に利用します。 ■利用する目的・発送内容や数量、到着予定日などを明確に伝えるために利用します。・受取側が発送物を正確に確認し、受領漏れや誤配を防ぐために利用します。・発送に関する連絡事項や注意点を伝え、円滑な取引を実現するために利用します。 ■利用するメリット・受取側が発送内容を即座に確認でき、受領作業の効率化を図れます。・発送ミスや受領漏れのリスクを低減し、トラブル防止に役立ちます。・丁寧な案内により、取引先や顧客との信頼関係を強化できます。こちらはWordで作成した、送付（発送）のご案内のテンプレートです。無料でダウンロードできるので、自社で商品や資料、サンプルなどを発送する際にご活用ください。

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電話番号変更のお知らせ

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電話番号変更のお知らせ

電話番号変更の場合は、新番号や変更日はもちろんのこと、旧番号の情報も載せておくと親切です。また変更後の旧番号の扱いも併せて記載するとよいでしょう、電話番号変更によってお客様にメリットがある場合は、さりげなくメール文に加えると、訂正の手間を感じさせなくなります。

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新製品説明会のご案内

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新製品説明会のご案内

相手からの返信がほしい場合には、返信が必要な用件だとわかってもらえるような件名(例:「○/○までにご返信願います」)をつけるようにしましょう。また、説明会に参加したくなるような、商品アピールをひとこと、追記すると良いでしょう。なお、参加をしたくてもできない、という人のためのフォロー(例:「追って資料を郵送します」等)を記載すると、相手に安心感を与えますし、継続的に商品のアプローチをすることができます。

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セミナー開催のご案内

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セミナー開催のご案内

セミナーの開催を知らせる場合は、遅くても2～3週間前には送りたいものです。もし急な連絡になる場合は、なぜ急な連絡になったのか、そしてなぜ参加をして欲しいのかを丁寧に記しましょう。また、どのように申し込んでいいのかがわからないと混乱を招くことになります。メールの返信をしてほしいのか、ウェブサイトから申し込んで欲しいのか、また締切りがある場合はそれも明記すべきでしょう。

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新年会のご案内

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新年会のご案内

社内での案内の場合には、ねぎらいのことばを入れたり、社風によってはくだけた表現をするなどして新年会を盛り上げるような「前フリ」をしてみましょう。社外に送る際には、相手が負担なく、出欠の返事を送りやすいように、出欠欄を設けたり、ぜひお越しいただきたいという気持ちを伝えるようにしましょう。

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○月×日の場所のご案内

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○月×日の場所のご案内

まずは、メールの情報を見逃さないように、大事な案内の前後に罫線を引いて、視認性を高めます。次に、地図を見なくても、メールの文字情報のみで大まかな場所をインプットしてもらえるようメール内に最寄り駅の情報も入れると、丁寧な印象になります。また、荷物等があるなど、車での交通手段が考えられる場合には駐車場の情報も入れるとなおいいですね。第一印象は、会う前の1通のメールから始まっています。見やすく分かりやすいメールを送るよう心がけましょう。

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